Преимущества и недостатки передачи работ на аутсорсинг – 2 таблицы

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Преимущества и недостатки передачи работ на аутсорсинг – 2 таблицы». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

В настоящее время, для повышения эффективности осуществления производственной деятельности и повышения уровня конкурентоспособности компаний, ключевым моментом является постоянный поиск и последующее применение в своей деятельности новых форм управления бизнесом. Многие отечественные предприятия включили в свои программы различные пути оптимизации затрат, адаптации продукции и услуг к условиям сокращающегося рынка. Одним из таких способов управления и оптимизации затрат является аутсорсинг, который призван обеспечить предприятию дополнительные конкурентные преимущества.

В дословном переводе с английского языка аутсорсинг (outsourcing) — означает привлечение внешних ресурсов для удовлетворения собственных потребностей [37; C.495].

В деловой практике этот термин применяется при размещении длительных заказов на получение от других предприятий необходимых услуг либо при передаче некоторых производственных функций на стороннюю фирму. В основном это устойчивые и длительные деловые связи заказчика с подрядчиком на основе контрактных соглашений. При этом подрядчик адаптирует свои производственно-технологические средства или научно-технический и интеллектуальный потенциал в интересах заказчика за оплату, определяемую сложившейся стоимостью услуг, а не долей в прибыли.

Концепция аутсорсинга как принцип новой стратегии управления была создана в 1963 г. компанией «ElectronicDataSystem» (EDS), специализирующейся и поныне на аутсорсинге информационных технологий, или IT-аутсорсинге.

аутсорсинг химический цех реструктуризация

Однако объектом научных исследований аутсорсинг стал лишь в 80-90-х гг. прошлого века. Именно с этого момента стали появляться публикации, в которых с помощью построения разнообразных моделей экономисты и практики пытались найти оптимальную стратегию внедрения аутсорсинга, а также публикации, посвященные всевозможным аспектам использования аутсорсинга в деятельности компании. Сегодня аутсорсинг имеет такое же значение, которое придавалось реинжинирингу в 1990-е гг. Еще лет десять назад это понятие редко упоминалось, а теперь аутсорсинг настолько же обычен, как и основные функции компаний — исследования и разработки, производство и работа с персоналом [38; C. 19-25].

Базовая концепция аутсорсинга сводится к трем основным принципам [28; C.46]:

1) каждый должен заниматься своим делом и иметь возможность сконцентрироваться только на нем;

2) решение сопутствующих задач всегда можно поручить тому, кто справится с ними лучше;

3) такое распределение работы экономит средства заказчика и приносит доход исполнителю.

В пользу истинности последнего утверждения говорит достаточно обширная экономическая статистика, накопленная современным бизнесом: при аутсорсинге только прямые затраты фирмы-заказчика сокращаются вдвое по сравнению с выполнением тех же работ самостоятельно.

В современном деловом мире аутсорсинг позволяет любой компании получать все необходимые услуги на профессиональном уровне при гибких договорных условиях и при этом сохранить динамичность, иметь низкие фиксированные расходы и обрести дополнительный потенциал для роста. О возрастающем значении аутсорсинга говорит тот факт, что сегодня уже более половины современных зарубежных предприятий используют данных подход для реализации хотя бы одного бизнес-процесса.

Основными отличительными чертами аутсорсинга от других видов сотрудничества являются [4; C.28]:

1) строгая зависимость аутсорсера от потребностей заказчика и обратного процесса, основанного на специализации аутсорсера; он является наилучшим исполнителем необходимых заказчику функций на рынке. На рынке представлены отношения сотрудничества подразумевающие любые формы взаимовыгодного взаимодействия;

2) отношения четко ограничены рамками исполняемого бизнес-процесса, что позволяет говорить о снижении риска потери конфиденциальности коммерческой информации, свойственной другим видам сотрудничества;

3) основным критерием прочности взаимного сотрудничества становится совершенствование только одного бизнес-процесса, тогда как развитие большинства отношений сотрудничества заключается в обмене опытом и совершенствовании по всем сопряженным направлениям развития предпринимательских структур.

Применение аутсорсинга во многих компаниях обусловлено необходимостью сосредоточить все свои усилия на выполнении наиболее важных, значимых функций деятельности и передать отдельные операции основных, вспомогательных или обслуживающих процессов компаниям, профессионально занимающимся этим видом деятельности, получая, таким образом, без значительных инвестиционных вложений доступ к новейшим технологиям и знаниям мирового уровня.

Каких сотрудников можно «брать в аренду»

В небольших компаниях проблематично (затратно) содержать в штате некоторых «узких» специалистов. Поэтому организация передает функции по подбору офисного персонала, обучающим мероприятиям, кадровому делопроизводству и бухгалтерским расчетам.

Крупные предприятия выводят в отдельный сектор аналогичные работы, не связанные с основным бизнесом и касающиеся подбора штата и документооборота по кадрам, расчетов (заработной платы, бюджетных отчислений), обучения, развития.

К сведению! Если основной целью компании является освобождение от рутинных процедур и экономия рабочего времени, то наиболее подходящим будет аутсорсинг документооборота (кадрового) и расчетов.

При намерении внедрить стабильное обучение работников поможет специальная программа по развитию, включающая семинары, тренинги и иные командообразующие мероприятия. Для проведения независимой оценки и подготовки адаптированной мотивационной системы потребуется привлечение консалтинговой компании.

К примеру, процедура подбора персонала представляет собой постоянный и трудозатратный процесс, предусматривающий поиск кадров для замены при текущем выбытии и эксклюзивный подбор топ-персонала. Эта работа может быть отдана специализированной структуре (за абонентскую оплату), а сотрудники кадровой структуры смогут усилить деятельность по своему ключевому направлению – работе со штатными сотрудниками.

Таким же способом можно оптимизировать штат бухгалтерии и разгрузить бухгалтеров от рутинных работ, передав расчеты по заработной плате, компенсациям или льготам сотрудников аутсорсинговой организации.

Важно! К выбору аутсорсера следует подходить серьезно. Если исполнитель внезапно откажется от сотрудничества по разным причинам (банкротство, недобросовестность), компании-заказчику придется срочно искать иных партнеров, вводить их в ситуацию либо самостоятельно исполнять функции, прежде переданные на аутсорсинг. В последнем случае отсутствие необходимых навыков и знаний может привести к временному снижению контроля над некоторыми бизнес-процессами и ухудшению качества работ.

До обращения к услугам внешней компании следует провести сравнительный анализ преимуществ и недостатков деятельности за счет внутренних ресурсов и привлеченных исполнителей, а также изучить рынок предложений по аутсорсингу персонала.

Аутсорсинговый процесс — это особый формат работы, который на практике приобретает достоинства и недочеты. Понимая их, вы сможете для себя решить, что лучше доверить сторонним работникам, а что распределить штатным. К преимуществам относят:

• возможность сфокусировать внимание на основных видах деятельности, не отвлекаясь на дополнительные задачи;
• получение услуг от работников с высокой квалификацией;
• гарантии выполнения требований и сроков и соответственно получение ожидаемого результата;
• экономия средств на зарплату;
• снижение обязательств перед налоговой.

• Риск некачественного решения задач. По собственным утверждениям подрядчик позиционирует себя как профессионала. Действительное же качество услуг можно оценить только после фактической работы.
• Риск непонимания корпоративного стиля компании. По всем нормам подрядчик осуществляет работу правильно. Однако специфика предприятия часто связана с нюансами, которые необходимо четко прояснить партнеру.
• Риск утечки информации. Условия конфиденциальности прописываются в договоре и официально закрепляются. И все же доказать причастность подрядчика к разглашению внутренней информации заказчика практически невозможно.
• Зависимость от внешних исполнителей. Доверить выполнение определенных функций партнеру — значит, нарушить корпоративное единство компании. Если подрядчик не принесет нужный результат, предприятие несет убытки.
• Отсутствие контроля над ведением делегированных бизнес-процессов. Поскольку решением задач занимается внештатный персонал, абсолютно прозрачно проследить за этапами их выполнения довольно сложно.
• Неразвитая законодательная база по вопросам аутсорсинга. В России правовые нормы внешнего менеджмента полностью еще не сформированы. Поэтому разрешение возможных споров, включая судебные процессы, усложняется.
• Риск банкротства подрядной организации. Агентство может обанкротиться, как и любая производственная компания. Это приведет к невыполнению делегированных функций и временному снижению эффективности предприятия-заказчика.

Для чего используют аутсорсинг

Аутсорсинг используется в следующих ситуациях:

1. Если компания маленькая и содержать собственных работников или выполнять какие-то функции своими силами дороже, чем нанять людей со стороны.
2. Если компания крупная, то наличие большого количества непрофильных отделов, которые не приносят прибыль, плохо сказывается на общей отчетности, что приводит к снижению стоимости акций.
3. Компания испытывает трудности с поиском подходящего персонала.
4. Фирме нужно сократить расходы на персонал или просто уменьшить количество работников.
5. Государственной или муниципальной организации за счет аутсорсинга можно повысить среднюю заработную плату в учреждении.

Сам принцип аутсорсинга был придуман еще в начале 20 века, но в России это понятие стало применяться совсем недавно.

Какие задачи позволяет решить аутсорсинг

Часто на аутсорсинг передают задачи, которые не относятся к основной деятельности компании. Например, можно вывести из офиса СММ-отдел и отдать на аутсорсинг ведение социальных сетей, коммуникацию с блогерами, продвижение бренда в Интернете. В IT можно отдать внештатному отделу даже разработку ПО, как это сделала компания Dell.

Какие задачи решает аутсорсинг:

1. Сокращение расходов на персонал, производство и техническое обслуживание.
2. Возможность не тратить время на тестирование и подбор узких специалистов, а передать задачу профессионалу или команде, которые уже имеют репутацию.
3. Сокращение налоговой нагрузки на предприятие.
4. Повышение продуктивности отделов за счет оптимизации процессов и рабочего времени.
5. Гарантии эффективности и качества от аутсорсингового агентства.

Что отдать на аутсорсинг в кризис

Кому передать свои задачи и как реорганизовать работу внутри компании? Первое, что нужно сделать – определите, какие отделы вы можете реформировать и отдать на аутсорс. Второе – пересмотрите KPI и текущие задачи, которые выполняют выбранные подразделения, и составьте регламент работы для аутсорсеров. По опыту многих эйчаров такие реформы часто открывают слабые места:

• на выполнение текущих задач уходит больше рабочего времени, чем нужно;
• перечень обязанностей можно сократить;
• схема работы внутри отдела устарела, тормозит весь процесс и нуждается в реорганизации;
• некоторые должности можно упразднить.

Если вы хотите сэкономить, вам также придется сократить и список обязанностей или объем задач. Это получится сделать не во всех подразделениях, но стоит рассмотреть возможность упростить работу. Например, у вас есть штатный дизайнер, который создает креативы, картинки, инфографику, моушн-дизайн для ваших корпоративных соцсетей и публикаций в СМИ. Он готовит каждый день медиафайлы по ТЗ и контент-плану. Вы можете сократить количество картинок, убрать сложный и дорогостоящий моушн-дизайн для соцсетей, готовить ТЗ для дизайнера раз в неделю и заказывать выполнение этой работы у фрилансера.

Если ваша компания занята в сфере IT, веб-разработки, вам не так легко сократить дизайнера. Но UI-, UX-, Web-дизайн можно передать внештатным специалистам или агентству. Какие еще задачи можно отдать на аутсорсинг:

• работу PR отдела или некоторые его функции;
• ведение бухгалтерской отчетности;
• техническое обслуживание оргтехники;
• уборку офисов;
• разработку ПО;
• изготовление продукции;
• изготовление упаковки товара;
• складское дело, логистику, упаковку и транспортировку конечному потребителю.

Аутсорсинг персонала бывает следующих видов:

1. Бухгалтерский. Детская школа английского языка недавно открылась и пока не может содержать штат бухгалтеров. Руководитель решил, что более выгодно будет делегировать бухучет сторонней организации.
2. Рабочего персонала. В небольшой офис агентства недвижимости 2 раза в неделю приходит уборщица со швабрами, тряпками и прочими инструментами, а еще раз в месяц приходит мойщик окон. К рабочему персоналу также относятся охранники, курьеры и другие работники неквалифицированного труда.
3. Технического и строительного персонала. В салоне красоты хулиганы выбили окна. Менеджер магазина обращается к строительной компании, чтобы те выделили рабочих для починки окон. К техническому персоналу относятся все виды работ по ремонту, строительству, монтажу электроустановок, наладке и т.д. Салонам красоты, да и другим видам малого и среднего бизнеса, накладно держать штат строителей – их услуги требуются крайне редко.
4. Складского персонала. Директор продуктового магазина обратился в аутсорсинговую организацию за товароведами, упаковщиками и кладовщиками. На первых порах это более выгодно и легче, чем нанимать собственных рабочих.
5. Временного персонала. Руководитель отдела продаж предприятия пищевой промышленности обратился в аутсорс-организацию, которая специализируется на риск-менеджменте. Руководителю нужно выяснить, какие могут возникнуть риски при реализации новой линейки продукции (ему нужна разовая услуга).
6. Персонала в IT-сфере. Руководитель образовательной интернет-платформы обратился в аутсорс-компанию, чтобы ее работники помогли внедрить быстрый анализ онлайн-статистики и сделали сайт доступным даже в пиковые нагрузки. Некоторые компании полностью делегируют обслуживание своей IT-сферы.

Термин аутсорсинг произошел от сокращенной английской фразы outer-source-using. Она означает привлечение сторонних, внешних ресурсов. По сути, термин означает привлечение посторонних организаций для выполнения определенных функций. Компания перепоручает выполнение некритичных для ведения бизнеса дел стороннему подрядчику.

Для небольших организаций это бухгалтерские и юридические функции, а также обслуживание IT-инфраструктуры. Для более крупного бизнеса это питание, клининг, транспорт и охрана.

ВАЖНО! При аутсорсинговом сотрудничестве важно, что сторонним компаниям передают лишь непрофильные функции бизнеса.

С подрядчиком заключают специализированный договор, со сроком действия не меньше года.

Когда дело доходит до обращения к внешним специалистам, недоверие возникает почти каждый раз. Персонал не возлагает надежд на «чужих», даже если привлечение внешней команды обосновано.

Не стоит бояться передачи ряда работ «наружу»: объективно это принесет пользу. Ведь компания, перед которой стоит задача автоматизировать ценообразование, приобретет опыт и методологическую базу для выстраивания эффективного бизнес-процесса или архитектуры, позволяющей работать с качественными данными. Именно этому способствуют аутсорсинг, аутстаффинг и консалтинг.

Наиболее распространенной и эффективной для аутсорсинга функцией в ценообразовании является формирование политики новых регулярных цен. Процесс состоит из нескольких этапов: прежде чем начать масштабный проект, запускается пилот. На базе его результатов формируется ценовая архитектура с учетом ограничений и остальных параметров.

Под ограничениями понимается ассортимент, который не подлежит управлению на стороне, а должен остаться в зоне ответственности компании. Это могут быть определенные ценовые корзины или бренды, где есть фиксированная цена/наценка.

В качестве автоматизации такого процесса служит платформа ценообразования — программный продукт, обеспечивающий управление ценами и их контроль. И есть разные форматы организации работы внешних специалистов.

Взвешиваем «за» и «против»

В передаче функции ценообразования сторонним лицам можно выделить преимущества и недостатки. Основными плюсами будут:

• Свежий взгляд на сложившуюся в сети ценовую архитектуру. Как следствие, пересмотр и перестройка устаревших процессов.
• Валидация действующих правил ЦО (т.е. поиск позиций, продающихся с пониженной и повышенной наценкой внутри категории).
• Целевое выстраивание иерархии товаров. Иными словами, корректная трансформация справочника номенклатур и ведение его на регулярной основе, отметка дополнительных характеристик.
• Передача операционных задач и фокус на других ключевых процессах компании.
• Стоимость. В перспективе оплата стороннего персонала обходится дешевле, чем иметь сотрудника в штатном расписании предприятия.

Однако есть и ряд недостатков такого подхода:

• Теряется управляемость ценами, не допускается большое количество корректировок.
• Увеличивается время на согласование, так как больший объем правил и ограничений требует более детального внимания на первоначальном этапе. В дальнейшем это время сокращается из-за ясности логики применения тех или иных правил.
• Необходимость пересмотра справочника товаров, актуализации и корректности информации для чистоты анализа. Работа с историческими данными и добавление новых по выстроенному алгоритму потребует дополнительного выделения времени со стороны ИТ-специалистов.

Одна из причин распространения этого вида услуги — усложнение бизнес-процессов, создающее неприемлемую для компании нагрузку. В числе других факторов можно отметить наличие новой коммуникационной среды и формирование эффекта глобальной деревни.

Почему покупают Аутсорсинг? Это происходит оттого, что перед компанией возникает дилемма: дальнейшее продвижение товаров или услуг на рынок возможно либо за счет увеличения качества, либо снижения цены. Отсюда можно сформулировать цели, которые ставит перед собой компания-производитель, решая проблему «покупать или производить»:

1. повышение качества товаров или (и) услуг при постоянных производственных издержках;
2. снижение цен на предоставляемые услуги или (и) реализуемую продукцию при сохранении текущего уровня качества за счет снижения производственных издержек;
3. увеличение финансовой устойчивости предприятия за счет минимизации издержек при сохранении текущего уровня качества продукции и (или) услуг.

Итак, аутсорсинг — это организационное решение, при котором подрядчик «сдается в аренду» заказчику. Подрядчик адаптирует свои универсальные средства и знания, учитывая конкретный бизнес заказчика, и использует их в интересах заказчика за оплату, определяемую сложившейся стоимостью услуг, а не долей в прибыли.
Какого эффекта можно ожидать от применения аутсорсинга? Эффект может быть самым разным. Но исследования, проведенные специалистами по итогам реализации проектов аутсорсинга, показывают, что особое внимание нужно обратить на следующие результаты:

• Сокращение затрат на операции составляет порядка 35%;
• Повышение прибыльности капитала — в среднем 6%;
• Ускорение роста доходов;
• Возможность сосредоточиться на обслуживании клиентов, что приводит к росту их числа за счет хорошего сервиса;
• Возможность сосредоточиться на основной деятельности, а не на вторичных и обеспечивающих процессах.

Правовая база лизинга

До 2019 года в ТК РФ отсутствовали основы регулирования не только лизинга, но и аутсорсинга с аутстаффингом. Однако с начала 2019 года начал действовать специальный нормативный акт, регулирующий использование наемной рабочей силы. Федеральный закон №116 «О внесении изменений в отдельные законодательные акты» определяет ограничения, касающиеся аренды сотрудников:

• Предоставлять услуги лизинга могут только частные агентства, имеющие необходимую аккредитацию от службы занятости. Также, деятельность данных организаций должна осуществляться в соответствии с единой системой налогообложения.
• Сроки найма сотрудников — максимум 9 месяцев.
• Персонал предоставляется в лизинг только после письменного согласия самого наемного работника.
• За опасные условия и вредность сотруднику полагаются выплаты.

Особенности оформления лизинга

Как говорилось ранее, до 2019 года наемный труд не регулировался трудовым законодательством Российской Федерации. Данный регламент позволяет временно нанимать сотрудников без нарушения Российского законодательства. Главное правило – оформление договора о временном трудоустройстве работников частным агентством. Также в зону ответственности агентства попадают следующие задачи:

• Поиск и отбор сотрудников в соответствии с заявленными требованиями клиента;
• Согласование выбранного сотрудника с заказчиком;
• Составление и подписание трудового договора;
• Проверка за выполнением нанятым сотрудником поставленных задач.

При оформлении лизинга сотрудничество между тремя сторонами должно подтверждаться двумя договорами.

• Договор между рекрутинговым агентством и клиентом, заключающийся в поиске и отбору сотрудников для заказчика.
• Договор между агентством и сотрудником, в котором регулируется порядок работы нанятого специалиста.

В связи с подписанием федерального закона, в 2019 году лизинг персонала в России является официальным способом снижения издержек и сокращения персонала для многих компаний. Закон четко регулирует правила и ограничения использования лизинга. Сегодня лизинг – это совокупность долгосрочной аренды сотрудника и финансового сотрудничества.

Кому подойдут продажи на аутсорсинге?

Если вы ставите цель: расширить штат, не увеличивая личный персонал, сократить количество сотрудников, выйти на новые города, регионы, страны, без открытия в них филиала. Если вам важно сделать тест-драйв продукта или услуги и получить обратную связь, передать часть функционала по увеличение воронки продаж, протестировать иные каналы сбыта, то аутсорсинг вам подходит.

Чтобы понять нужно ли вам подразделение продаж на аутсорсе — задайте себе правильные вопросы:

1. Ваш продукт знают все потенциальные покупатели?

2. Вы осознаете потенциал вашего товара для рынка?

3. Вы задействовали все каналы продаж?

4. Вам удается охватить всех ключевых клиентов своего рынка?

5. Ваши вложения в рекламу и продажи приносят прибыль?

6. Вы следите за трендами на вашем рынке, за основными игроками и вашими непосредственными конкурентами, успеваете действовать на опережение?

Ответили на все: «Да»? Вы справляетесь сами! Если некоторые пункты «хромают», то можно задумать об услугах аутсорса.

Также, для принятия решения об аутсорсе проанализируйте матрицу аутсорсинга. Возможно она тоже даст верные ответы на вопросы вашего бизнеса.

Существуют и другие виды помощи компаниям. Как отличить аутсорсинг от других видов помощи?

• Инсорсинг — это организация работы внутри компании, то есть решение проблемы специальным отделом: юридическим, бухгалтерией, логистическим, IT – отделом. Компания в любой момент времени может предпринять решение перевести какой-либо отдел на аутсорсинг.
• Аутстаффинг — это передача функций, связанных с персоналом в руки сторонней организации. Собственный штат сотрудников можно переоформить на другую фирму, либо набрать новых сотрудников, заключив договора с фирмой-посредником.Сотрудники физически работают у заказчика, но вопросами трудоустройства, выплатой налогов занимается фирма-исполнитель.

Такой формой сотрудничества пользуются крупные компании, с численностью штата не менееы 500 человек.

• Ещё очень часто аутсорсинг путают с фрилансом. В чем разница?

Похожие записи:

• Как приватизировать квартиру в 2023 году?
• Статья 124 УК РФ. Неоказание помощи больному
• Условия и алгоритм приватизации дачного участка. Плюсы, минусы и отказы