Как получить компенсацию за неиспользованный отпуск
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как получить компенсацию за неиспользованный отпуск». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Компенсация, как мы уже заметили, выплачивается за определенный период. В расчет последний рабочий год (или меньший срок, если сотрудник не успел доработать полный период) перед тем месяцем, когда сотрудник потребовал выплат.
Когда отпуск сотрудника можно заменить деньгами
По трудовому законодательству каждый сотрудник имеет право на оплачиваемый 28-дневный отпуск за каждый отработанный год. Отпуск гарантирует, что человек наберётся сил и продолжит работу без риска для здоровья. Поэтому основной отпуск запрещено подменять денежной компенсацией. О наказании за нарушение этого правила поговорим далее.
Существует всего две ситуации, когда работодатель может компенсировать отпуск деньгами, а именно:
Сотрудник просит заменить деньгами дополнительную часть отпуска, превышающую 28 календарных дней.
Некоторым категориям работников положены дополнительные (и удлинённые основные) отпуска. В общей сложности их ежегодный отпуск длится больше 28 дней. Это работники:
- трудящиеся в опасных или вредных условиях;
- инвалиды;
- с ненормированным рабочим днём;
- трудящиеся в районах Крайнего Севера и приравненных местностей;
- педагогические и медработники.
Что нужно сделать, чтобы получить компенсацию
Выступить с инициативой о компенсировании неиспользованного отпускного периода может только сотрудник. Работник имеет право не предлагать этого, но обязан отреагировать на просьбу работника.
Если планируется увольнение, сотрудник должен подать соответствующее заявление работодателю.
Это может быть отдельное заявление, которое подается уже после того, как официальный день прекращения работы в данной организации известен. Оно отражает конкретную просьбу выплатить средства за те отпускные дни, которые работник за последний рабочий год не реализовал. В заявлении указываются все основания и показатели:
- сколько дней на отпуск ему причиталось;
- сколько их них он не провел непосредственно в отпуске;
- сколько в денежном эквиваленте сотрудник просит вернуть, отталкиваясь от показателей и расчетов.
Также просьба возместить неиспользованный период может содержаться в заявлении об увольнении.
Если сотрудник не планирует увольняться, то он может подать заявление по итогу рабочего года (он не обязательно должен совпадать с календарным), в котором остались неиспользованные отпускные.
Конституционная норма определяет право граждан страны на отдых в общих чертах. Более детально порядок предоставления отпусков регулируется Трудовым кодексом Российской Федерации. Так, в данном нормативно-правовом документе этому вопросу посвящена глава 19. В частности, статья 115 ТК РФ определяет, что общая продолжительность основного периода отдыха для работников составляет 28 календарных дней.
Важно! Право на отпуск возникает у работника после того, как он отработает в организации не менее полугода. Однако по согласованию с руководством соответствующее заявление может быть удовлетворено значительно раньше этого срока.
На 28 календарных дней отдыха могут рассчитывать все без исключения работники. Предоставлять меньшее количество дней работодатель не имеет права. Однако на практике ежегодный отпуск берут по частям. К примеру, по 14 дней за тот или иной период. Это не противоречит трудовому законодательству.
Процедура начисления компенсации за неиспользованный отпуск
Процедура предоставления полагающейся выплаты за использованный отпуск достаточно проста.
- Первоначально руководитель, внимательно ознакомившись с предоставленным заявлением об увольнении или о замене части отработанного отпуска денежными средствами, должен издать приказ о выплате денежного пособия за неиспользованные его коллегой дни отпуска.
- Далее бухгалтер производит расчет суммы компенсации и производит исчисление всех требующихся налогов из полученной суммы.
- Денежные средства переводятся работнику либо в последний день выполнения им его трудовых функций, либо вместе с определенной оплатой его труда за конкретный календарный месяц. Разбивка выплаты данных средств в течение нескольких месяцев не допускается — вся компенсация должна быть оплачена сразу, одной суммой.
Кто вправе получить компенсацию без увольнения
Помимо выплаты компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении возможна ситуация, когда работодатель может выплатить компенсацию работающему сотруднику по его заявлению.
В соответствии с частью 1 статьи 126 денежной компенсацией может быть заменена только та часть отпуска, которая превышает 28 календарных дней.
Может ли работник, отпуск которого составляет 28 дней, получить денежную компенсацию за неиспользованную часть отпуска, перенесенную с прошлых лет?
Нет, не может. Часть ежегодного оплачиваемого отпуска, превышающая 28 календарных дней, по письменному заявлению работника может быть заменена денежной компенсацией.
При суммировании ежегодных оплачиваемых отпусков или перенесении ежегодного оплачиваемого отпуска на следующий рабочий год денежной компенсацией могут быть заменены часть каждого ежегодного оплачиваемого отпуска, превышающая 28 календарных дней, или любое количество дней из этой части (часть 2 статьи 126 ТК).
Это означает, что получить компенсацию могут только те лица, у которых ежегодный оплачиваемый отпуск за каждый год превышает 28 дней. То есть работники, которым положен удлиненный основной (статья 115 ТК) или дополнительный отпуск (статья 116 ТК). Например, это работники с ненормированным рабочим днем, муниципальные, гражданские, таможенные служащие, педагогические и медицинские работники, а также лица, работающие в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях.
Тем же, у кого отпуск составляет только 28 дней (даже при неиспользовании части или всего отпуска за прошлые года), смогут получить компенсацию за неиспользованный отпуск только при увольнении.
Пример. Продолжительность отпуска сотрудницы 28 дней. За первый год работы она использовал только 14 дней. За второй год работы она имеет право на отпуск продолжительностью 42 дня (28 + 14). В данном случае сотрудница не вправе получить денежную компенсацию, так как накопленный отпуск за каждый год не превышает 28 календарных дней, однако она может использовать все дни в текущем году или получить компенсацию при увольнении.
Выплата компенсации это право или обязанность работодателя?
Замена отпуска денежной компенсацией, не связанной с увольнением, — это право, но не обязанность работодателя. Этот вывод исходит из текста самой статьи «Часть ежегодного оплачиваемого отпуска, превышающая 28 календарных дней, по письменному заявлению работника может быть заменена денежной компенсацией». Если бы трудовое законодательство обязывало работодателя предоставить замену отпуска деньгами, то слово «может» было бы исключено или заменено на «должно».
Когда выплачивают компенсацию за неиспользованный отпуск?
Чаще всего компенсация за неиспользованный отпуск выплачивается при увольнении, т.е. работник отработал какое-то время у работодателя, в отпуск не сходил и увольняется. В такой ситуации срок перечисления компенсации за неиспользованный отпуск не установлен, поскольку все выплаты, в том числе, рассматриваемая компенсация должны быть произведены в день увольнения, что вытекает из ст. 127, 140 ТК РФ.
Если работник просит предоставить ему отпуск с последующим увольнением, тогда никакая компенсация за отпуск работнику не положена. Работник уходит в отпуск и днем его увольнения будет последний день отпуска.
Не у всех работников отпуск составляет 28 дней, т.е. у кого-то отпуск более длительный. Если отпуск равен только 28 дням, то ни о какой компенсации речи не может быть. А вот если отпуск более 28 дней, то те дни отпуска, которые превышают 28 дней, могут быть заменены по заявлению работника денежной компенсацией. При этом не стоит забывать, что не всем работникам часть отпуска может быть заменена денежной компенсацией, например, беременным нельзя заменить отпуск компенсацией. При замене части отпуска компенсацией, деньги, как правило, перечисляются в день зарплаты.
Удержание компенсации за неиспользованный отпуск
Удержание конкретно компенсации за неиспользованный отпуск законом не предусмотрено. То есть, если работнику положена соответствующая компенсация, то она должна быть выплачена, ведь выплата производится с учетом отработанного времени и положенного количества дней отпуска.
Другой вопрос, что из зарплаты работника могут осуществляться в отдельных случаях удержания, например, если зарплата выплачена работнику излишне из-за его неправомерных действий или из-за счетной ошибки и т.д.
При этом необходимо учитывать положения ст. 138 ТК РФ, согласно которым, при каждой выплате работнику зарплаты у него могут быть произведены удержания в размере не более 20%, а в отдельных случаях – не более 50%, например, по исполнительным производствам. Законом предусмотрены случаи, когда размер удержаний не может превышать более 70%, т.е. при последнем варианте работник получит 30% зарплаты.
Налогообложение и особые случаи
При расчете денежной компенсации за неиспользованный отпуск приходится учитывать и основные налоговые отчисления, так как этот вид пособия является налогооблагаемым. Так, НДФЛ с этой суммы возмещения принято взимать в том случае, если сотрудник получает выплату в день официального расчета или в день зарплаты по установленному графику и заниматься этим должен исключительно работодатель.
Однако не стоит думать, что после налогообложения сумма компенсации будет уменьшена, ведь эта статья расходов закрепляется за самим предприятием и сотрудник получает на руки чистую выплату. Это правило не распространяется на ситуации, когда сотрудник решил рассчитаться с занимаемой должности по собственному желанию или захотел получить денежную компенсацию за неиспользованные дни отпуска вместо самого отдыха. Налог на прибыль, единый социальный налог, а также страховые и пенсионные взносы не удерживаются из общей суммы компенсации.
Как рассчитать компенсацию при увольнении за неиспользованный отпуск
Длительность стандартного оплачиваемого отпуска, положенного за один год, — 28 дней. Ежемесячная компенсация составляет 2,33 дня оплачиваемого отпуска. Для подсчета количества дней отдыха, которые не были потрачены, бухгалтеру необходимо знать стаж служащего. Стаж представляет собой разницу между временем от начала работы на производстве и датой увольнения. Из него необходимо вычесть дни отдыха, использованные по назначению.
При расчете выплаты по неиспользованному отпуску оказывает влияние то, брал ли сотрудник неоплачиваемый отпуск. При наличии более двух недель отпуска, который не оплатил работодатель, в году, из стажа будет вычтено превышение в количестве свыше 14 дней (статья 121 ТК РФ).
Также из стажа исключают дни прогула, отстранения от работы и пребывания работниц в декретном отпуске (статья 76 ТК РФ).
В каждой фирме есть кадровик, который обладает информацией о том, когда каждый из сотрудников брал отпуск и был отстранен. К нему можно обратиться, чтобы правильно выполнить расчет дней неотгулянного отпуска. В случае сомнений по поводу каких-либо дат следует попросить кадровика найти заявления на отпуск, которые были поданы служащим, а также приказы. Приказы о неоплачиваемых отпусках, по уходу за детьми и дисциплинарных взысканиях хранятся на производстве 75 лет. Подобные документы, содержащие сведения о ежегодных отпусках, хранятся 5 лет.
Считают компенсацию следующим образом: количество неиспользованных дней отдыха умножают на среднюю годовую зарплату сотрудника за 1 день.
Средний дневной заработок вычисляют следующим образом: заработная плата работника и прочие выплаты за последний год делятся на 12 и на 29,3. Последний показатель (29,3) является среднемесячным числом дней календаря, эта константа закреплена на законодательном уровне и используется стандартно для расчета выплат.
В случае, если за последний год работы сотрудник брал отпуск или выходил на больничный, сумма зарплаты делится не на 12, а на количество месяцев, которые были отработаны полностью, умножая ее на 29,3 и суммы дней в неполных месяцах (статья 139 ТК РФ).
Расчет происходит с учетом нескольких показателей. Для этого используют сведения о:
- заработной плате;
- районном коэффициенте;
- надбавках и доплатах к окладам;
- оплате за работу в выходные дни;
- премиях и других выплатах.
В компенсации могут быть внесены и премии, это включение ответственный за расчет проводит частично или полностью. Это зависит от вида премии и того, за какой промежуток времени она была выплачена. Если, например, сотрудник сдал проект, который длился 1,5 года, и за него ему была начислена премия, ее включат в возмещение частично. В случае же, когда премию дали за то, что был выполнен план продаж за месяц, ее включат в выплату полностью.
Что бухгалтер не должен включать в расчет при вычислении компенсации:
- оплату обедов;
- возмещение проезда;
- компенсацию походов в спортзал;
- другие социальные выплаты.
Алгоритм расчета компенсации полностью
По порядку действий исчисление выглядит так:
- рассчитывают стаж (ст. 121 ТК);
- за каждый месяц полагается 2,33 дн. отпуска (письмо №5921-ТЗ, Роструд). Указанную цифру умножают на стаж – на отработанные фактически месяцы. При этом учитывают округление (выше мы описали, как это делают);
- от полученного отнимают отгулянное время (в днях).
Применяют 2 варианта формул. Рассмотрим их в таблице:
| Способ | Уравнение | Когда лучше использовать |
| 1 | Отработанное (в мес.) умножают на 2,33, и от полученного отнимают то, что было использовано. | Полученная цифра округляется в сторону возрастания, то есть, на пользу работника.
Зачастую используется бухгалтерами. |
| 2 | Отработанное (в мес.) за год умножается на длительность предусмотренных законом за год дней отпусков. Полученное разделают на 12. | Используется в судебных процессах, так как гарантирует получение более точного результата (определение Санкт-Петербургского суда от 13.02.14-го №33-2064/14). |
Как рассчитать компенсацию за неиспользованный отпуск при увольнении?
Порядок определения этой денежной суммы имеет несколько особенностей. Они состоят в следующем:
- Расчет величины неиспользованного отпуска при увольнении. Для этого необходимо определить стаж, дающий право на его получение. Необходимо будет рассчитать количество дней фактически отработанного сотрудником времени с момента его последнего отпуска.
Если при подсчете стажа обнаружено превышение величины фактически отработанного времени, составляющее более полумесяца, то расчетчик округляет неполный месяц до полного. Напротив, если превышение составляет менее полумесяца, то оно не учитывается.
- После определения продолжительности периода рассчитывается средняя величина дохода сотрудника за день. При расчете данного показателя за основу берут доход сотрудника за двенадцать месяцев, отработанных перед увольнением. Общий доход необходимо поделить на 12, а полученное значение разделить на 29,4 (средняя величина рабочих дней в месяце).
- Среднедневной заработок сотрудника, умноженный на величину периода неиспользованного отпуска при увольнении, и составит величину денежной компенсации при расторжении трудового договора.
Понятие неиспользованный отпуск
Каждому сотруднику по действующему трудовому законодательству гарантируется определенное количество дней в году, когда ему дается возможность уйти в отпуск за счет работодателя. Обычно это 28 дней (при условии полного рабочего дня). Но есть ряд случаев, когда стандартный срок увеличивается:
- 30 дней для работников-инвалидов;
- 31 день для несовершеннолетних граждан, работающих официально, а также для лиц, рабочий день которых начинается и заканчивается в разные временные интервалы (не нормирован);
- 35 дней гражданам, которые работают на опасных, вредных производствах или в условиях экстремального климата, с риском для жизни;
- 44 дня для работников, которые территориально осуществляют свою деятельность в регионах Крайнего Севера и в тех местах, которые приравнены к нему;
- 56 дней для педагогических работников.
Таким образом, есть 3 разновидности отпускных дней, которые предоставляет работодатель своему сотруднику на основании трудового законодательства:
- Основной, который гарантирован государством (28 дней).
- Неиспользованный отпуск – т.е. те дни отдыха, которыми работник не пожелал воспользоваться или не успел (в связи с увольнением).
- Дополнительный – т.е. все дни, которые предоставляются сверх 28 (например, учителям, преподавателям положен двойной срок отпуска по сравнению с обычным).
При этом работник не обязан пользоваться в течение года своим отпуском, поскольку в Трудовом кодексе нет напрямую утверждения о том, что сотрудник не вправе не задействовать свои отпускные дни. С другой стороны, не использовать право отдыха в течение 2 лет подряд запрещается. Это означает, что если отпуск по какой-то причине так и не был реализован к текущем году, он переходит в категорию неиспользованного. В следующем году непременно возникнет вопрос о компенсации. При этом гражданин может не использовать все положенные дни для отдыха или часть из них.
Когда неиспользованные дни «сгорают»
Поскольку по трудовому законодательству (статья 124 ТК) гражданин обязан использовать все положенные отпускные дни в течение 2 лет, то очевидно, что если он не пользуется отпусками более этого срока, все они «сгорают».
Вот почему при увольнении сотруднику обязаны выплатить все неиспользованные дни, но только в пределах 2 лет. В связи с этим часто возникают конфликтные ситуации, которые заканчиваются решением спора в судебном заседании. Важно понимать, что обратиться в суд работник может в течение 3 календарных месяцев со дня увольнения.
Если же он не увольняется, то обратиться в суд также имеет право в течение 3 месяцев с даты фактического возникновения разногласий (что должно документально подтверждаться – приказом, отказом работодателя в удовлетворении заявления и т.п.).
И еще один вариант – написание жалобы в трудовую инспекцию, которая должна организовать и провести проверку в течение 1 календарного месяца. Не воспрещается задействовать сразу обе возможности, а факт обращения в инспекцию и результаты ее проверки использовать в суде в качестве дополнительного доказательства.
ПРИМЕР. Гражданин должен был использовать в 2016 году 28 календарных дней отпуска, однако задействовал только 18 из них. Он принял решение об увольнении с 5 июля 2017 года. Однако компенсировать плату за неиспользованные 10 (28-18) дней ему отказались. Соответственно, он может обратиться в суд до 4 октября 2017 года включительно.
Образец искового заявления представлен ниже.
Компенсация за неиспользованные отпускные дни
Замена отдыха деньгами может производиться лишь:
- при прекращении трудовых отношений, когда на дату расторжения договора остались неиспользованные отпускные дни;
- при наличии дополнительного отпуска, который больше стандартного отпуска в 28 дней.
В части расчёта и выплаты компенсации за отпуск нужно учесть такие моменты:
- Дни отпуска, которые можно компенсировать деньгами без увольнения, считаются на основании категории сотрудника и его продолжительности отпуска.
- При увольнении все дни отпуска компенсируются.
- Если сотрудник отработал 11 месяцев, то при увольнении ему положен отпуск из расчёта за весь год.
- Трудовым законодательством запрещено не предоставлять отдых в течение двух лет подряд.
- Работодатель вправе не компенсировать отпускные дни деньгами, если сотрудник не увольняется. Однако, если при расторжении трудового договора работодатель не выплатит компенсацию за все неиспользованные дни отпуска, это нарушение законодательства, за которое предусмотрена ответственность и штрафные санкции.
Учитывается ли период нахождения в отпуске без сохранения зарплаты для расчета дней компенсации при увольнении?
Рассмотрим ситуацию, когда работник в течение года брал отпуск без сохранения зарплаты, а затем решил уволиться. Положены ли ему дни отпуска, которые приходились на период нахождения в отпуске без сохранения зарплаты? Нужно ли этот период учитывать при расчете положенных дней отпуска и суммы компенсации?
В ст.91 ТК РК указаны периоды, которые засчитываются в трудовой стаж при предоставлении оплачиваемого отпуска. К ним относятся периоды, когда работник:
- фактически работал;
- не работал, но за ним сохранялось место и зарплата;
- был на больничном (в т.ч. по беременности и родам);
- проходил процедуру восстановления на работе (в результате трудового спора, незаконного увольнения и т.д.).