Как сделать возврат по онлайн-кассе — подробная инструкция и рекомендации
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как сделать возврат по онлайн-кассе — подробная инструкция и рекомендации». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Мало вернуть деньги покупателю и пробить кассовый чек — надо еще правильно оформить документы. Закон не регламентирует документальное оформление возврата прихода по онлайн-кассе — достаточно фискального документа. В противном случае, сотрудники ФНС могут привлечь предпринимателя к налоговой ответственности, влекущей наложение штрафных санкций. Поэтому важно обосновать проведенную операцию.
Возврат подотчетных сумм в кассу: что нужно знать предпринимателям
Согласно Указанию ЦБ РФ от 11 марта 2014 года № 3210-У, юридические лица могут выдавать наличные работникам в двух случаях: на командировочные расходы и на хозяйственные нужды. ИП и самозанятым дополнительно разрешено использовать наличность в личных целях. Выдача денежных средств под отчет оформляется следующим образом:
- Работник составляет заявление (составляется в произвольной форме) на имя руководителя, где указывает цель получения аванса и срок, на который он выдается.
- Руководитель ставит на заявлении резолюцию, после чего издается приказ о выдаче денежных средств под отчет.
- Кассир компании составляет расходный кассовый ордер и выдает наличность получателю, указанному в РКО.
Лицо, получившее деньги под отчет, должно отчитаться не позднее 3 дней после возвращения из командировки или по истечении срока, на который был выдан аванс. Работник предоставляет в бухгалтерию авансовый отчет с приложением оправдательных документов, подтверждающих расходы. Остаток неиспользованной наличности должен быть возвращен организации.
Бывают ситуации, когда работник увольняется, не вернув остаток. Если расчет при увольнении ему еще не выдан, возврат подотчетных сумм в кассу можно сделать, удержав долг из заработной платы. Однако это возможно исключительно с согласия сотрудника и в размере, не превышающем 20 % от расчетной суммы. Если же сотрудник отказывается возместить задолженность, ее придется взыскивать через суд.
Однако ему нужно знать, что, согласно п. 2 ст. 243 ТК РФ, он несет материальную ответственность за выданные под отчет средства. Если лицо отказывается вернуть остаток аванса, создается внутренняя рабочая комиссия, а с сотрудника запрашивается объяснение. При отказе пояснения причин, в соответствии со ст. 247 ТК РФ, составляется соответствующий акт.
Возврат денег при ошибке кассира
От технических ошибок никто не застрахован, поэтому кассиры должны знать, как сделать возврат по онлайн-кассе, если в чеке был указан неправильный товар. В этом случае в программе выбирается операция «Возврат прихода», указывается номер неверного чека, и производится его отмена. Конкретные клавиши и меню могут отличаться в зависимости от модели кассового оборудования.
В результате на печать выводится чек с признаком «Возврат прихода». После этого продавец обязан вернуть покупателю деньги. Если же фактический расчет еще не был произведен, то кассир просто пробивает новый правильный чек и берет у клиента нужную сумму.
Для налоговой инспекции желательно взять с продавца объяснительную записку с причинами возврата средств, даже если то была обычная техническая ошибка.
Что делать при отсутствии денег в кассе?
Бывают случаи, когда клиент обращается к кассиру с возвратом товара сразу после инкассации. При этом отсутствует чисто физическая возможность выдать ему деньги.
Если подходить к ситуации формально, то у магазина есть 10 дней для выполнения предъявленных требований. Клиент может написать заявление о возврате и прийти за деньгами в другое договоренное время. Всё будет законно.
Предприниматели могут предусмотреть и более лояльные для покупателя варианты действий. Всё зависит от специфики работы магазина и квалификации бухгалтеров. Деньги могут быть перемещены с другой кассы или взяты подотчет у собственных работников. Конечный вариант зависит от желания администрации выполнить требования покупателя законно и в минимальные сроки.
Как написать объяснительную записку?
Письменное объяснение по неправильно выбитому чеку является таким же документом, что и прочие служебные письма, поэтому к заполнению такого документа необходимо отнестись со всей ответственностью.
- Начинать заполнять такое письмо необходимо с правого верхнего угла, где требуется отобразить сведения об адресате, которому пишется записка. Кассир должен написать здесь должность, название учреждения, ФИО начальника. Все записывается в дательном падеже. После этого заполняются сведения о авторе записки в родительном падеже.
- Ниже, посередине строчки отображается название документа. «Объяснительная записка» Название лучше выделить полужирным шрифтом, и размер шрифта сделать на 1- 2 пункта крупнее.
- Затем описываются подробно обстоятельства, которые послужили причиной ошибочных действий.
- В конце письма ставиться дата и подпись кассира, сделавшего ошибку.
Когда составляется акт по форме КМ-3
Унифицированная форма КМ-3 была введена Постановлением Госкомстата от 25.12.1998г. № 132. До внедрения онлайн-касс все организации были обязаны оформлять акт КМ-3 в случае возврата наличных денег покупателю.
Порядок оформления возврата зависел от способа расчета с покупателем. Если покупатель рассчитывался банковской картой, акт КМ-3 не составляли. Если же покупатель рассчитывался наличными деньгами, то их возврат оформлялся актом КМ-3. Затем сумму, возвращенную по акту, отнимали из прихода по кассе и сверяли z-отчет с фактическим остатком денежных средств.
Акт составлялся комиссией из кассира и старшего кассира, а утверждался руководителем компании.
Составлять КМ-3 нужно было не в любых случаях:
- Если покупатель рассчитался безналом с банковской карты, то возврат денег осуществляется так же в безналичной форме на ту же карту. Такой вариант расходования наличных из кассы, как возврат стоимости покупки, ранее оплаченной в безналичной форме, не предусмотрен Указанием Банка России от 07.10.2013г. № 3073-У. Раз нет возврата наличных, то и КМ-3 составлять не нужно,
- Если клиент отказывался от покупки не в день приобретения, а на другой день, то акт КМ-3 тоже не требовался. Возврат осуществлялся по заявлению покупателя, а деньги выдавались из главной кассы. При этом оформлялся расходный кассовый ордер без КМ-3.
Какие товары подлежат возврату через онлайн-кассы?
Чтобы защитить права потребителей и не позволить им покупать некачественные товары, предоставив право возврата сделанных покупок в магазин, отечественным законодательством определены временные рамки, в течение которых покупатели имеют право сдавать приобретенную ими продукцию в торговые точки. Возврату в магазин в соответствии с отечественным законодательством подлежат только некоторые товары, список которых определен законодательством.
Качественную продукцию, которая не соответствует субъективным критериям, покупатели имеют право возвращать в магазин в течение двухнедельного срока. День совершения покупки при этом не учитывается.
Товары, обладающие ненадлежащим качеством, можно сдать обратно в торговую точку в течение гарантийного периода либо срока их хранения. В случае соблюдения вышеупомянутых сроков продавец не имеет законного права отказать в приеме изделия. В данном случае он обязан оформить возврат денежных средств покупателю, оформив соответствующий документ с помощью онлайн-кассы.
Чек коррекции ОФД выбивают в следующих случаях:
|
Чек на возврат выбивается:
|
Кому необходима онлайн-касса и ОФД
На сегодня наличие подобной кассы ОФД, контролирующей в удалённом режиме объём выручки и полноту уплаты налогов, необходимо всем юридическим лицам и индивидуальным предпринимателям. Исключением остаются следующие категории:
ИП, занимающиеся продажей театральных билетов и абонементов;
ИП, сдающие в аренду жилую недвижимость в многоквартирных домах;
ИП и юрлица, реализующие бахилы;
организации сферы образования;
организации сферы физкультуры и спорта;
организации сферы культуры и досуга;
ТСЖ и жилищные кооперативы для приёма оплаты за услуги ЖКХ и иные в рамках уставной деятельности.
Возврат по онлайн-кассе на другой день
Порядок, по которому осуществляется возврат денежных средств из кассы, не зависит от того, когда фактически возвращается товар. Покупатель пишет заявление на возврат товара и денежных средств, а продавец оформляет документы на их возврат. После этого пробивается чек с признаком «возврат прихода».
| Возврат по онлайн-кассе | Что в себя включает |
| 1. Заявление от покупателя | Покупатель для возврата товара при себе должен иметь чек на покупку и свой паспорт. Заявление покупатель пишет в произвольной форме, но иногда магазины печатают готовые бланки таких заявлений заранее. После этого кассир проводится сверка данных в чеке и паспорте покупателя. Для ФНС заявление будет являться подтверждением того, что продавец действительно вернул деньги покупателю, а не просто взял их из кассы для личных целей. |
| 2. Оформление накладной на возврат товара | Специального бланка накладной, по которой осуществляется возврат товара, не предусматривается, поэтому продавец может разработать его самостоятельно. Оформляется 2 экземпляра данной накладной, которую подписывают и покупатель и продавец. |
| 3. Печать чека на возврат товара в кассе | После всех вышеуказанных действий, продавцом формируется чек возврата. От обычного чека он отличается тем, что в поле для признака расчета будет указано «возврат прихода», а не «приход». |
| 4. Выдача денежных средств покупателю | После подготовки и подписания необходимых документов, покупателю возвращаются уплаченные им ранее денежные средства. |
Как правильно заполнить акт по форме КМ-3
В шапке акта указывают:
— наименование организации;
— данные о контрольно-кассовой машине (модель, регистрационный номер и номер производителя);
— ФИО кассира, оформляющего возврат;
В табличной части акта указывают номер и сумму каждого чека, по которому был возврат. Также указывают должность и ФИО сотрудника, разрешившего возврат денег по чеку.
Все перечисленные чеки должны быть прикреплены к данному акту. Общее количество чеков пишется прописью в строке «Приложение».
Обратите внимание! Акт по форме КМ-3 составляется в одном экземпляре, подписывается членами комиссии и утверждается руководителем организации. Далее он направляется в бухгалтерию вместе с приложенными погашенными чеками. Акт хранят в течение пяти лет.
На указанную в акте сумму уменьшается выручка кассы и заносится в журнал кассира-операциониста (форма № КМ-4).
Оформление возврата по новым правилам при онлайн-кассе
После того как документы оформлены, операцию нужно провести в онлайн-кассе. Для чего в кассовом чеке введены новые фискальные реквизиты.
Таблица 1: Признаки кассовых операций в чеке
| Торговая операция | Фискальный признак |
| Получены деньги от покупателя (выручка) | Приход |
| Возвращена полученная от клиента оплата (возврат) | Возврат прихода |
| Выданы деньги покупателю (покупка) | Расход |
| Получены средства от клиента, выданные ему ранее (возврат покупки) | Возврат расхода |
Торговая точка, возвращая деньги клиенту, формирует чек с реквизитом «возврат прихода». При этом независимо от того, когда покупатель подал заявление: в день покупки или позже.
По новым правилам при возврате аннулировать чек запрещено. Если документ пробили по ошибке, то необходимо сформировать чек коррекции.
Если продавец возвращает часть денег, полученных от покупателей при реализации, то в кассовом чеке с признаком «возврат прихода» указывается фактическая сумма, которую требует клиент.
При корректном составлении акта возврата товара, в случае обнаружения дефектов или недостатков продукции, покупатель может вернуть средства, затраченные на покупку некачественного товара. При наличии бракованной продукции, составитель перечисляет все дефектные единицы товара.
При реализации специфической продукции, носящей временный характер, стороны торговых отношений могут заранее договориться о возврате нереализованного товара обратно. В таком случае составляется документ с подписями доверенных лиц продавца, покупателя и независимого специалиста.
В акте перечисляются все наименование товара, подлежащего возврату.
Акт возврата подтверждает факт возвращения продукции поставщику. Товар подробно описывается с указанием наименования, типа, идентификационных параметров, сортов и количества. Кроме того, в свидетельстве указывают цели возврата: получение денежных средств, обмен или восстановление.
Издание приказа о проведении инвентаризации
Процедура инвентаризации кассы организации начинается с издания ее руководителем приказа о проведении инвентаризационного мероприятия. Для этого можно использовать как самостоятельно разработанную и утвержденную организацией форму приказа, так и унифицированную форму № ИНВ-22, утв. постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88.
Решение об использовании самостоятельно разработанных или унифицированных форм документов необходимо зафиксировать в учетной политике организации. В любом случае такой приказ должен содержать следующую информацию:
- дату начала и дату окончания инвентаризации;
- место проведения инвентаризации;
- участки и объекты, подлежащие проверке;
- причину, по которой проводится инвентаризация (смена кассира, составление годовой бухотчетности, контрольное мероприятие и т.д.);
- состав инвентаризационной комиссии и ее председатель;
- срок сдачи в бухгалтерию материалов по инвентаризации.
Последовательность проведения возврата по онлайн-кассе
Особенности оформления процедуры зависят от того, что стало причиной для возврата. Если он производится для того, чтобы исправить ошибку кассира, то сделать его нужно в тот же день.
Чтобы исправить ситуацию, когда допущена ошибка в цене или количестве товара, нужно сформировать чек «Возврат прихода», а затем распечатать новый с правильными данными. Кассир выдает корректный фискальный документ и денежную разницу покупателю. В этом случает запрашивать у клиента ничего не требуется.
Для того чтобы у специалистов налоговой не возникало вопросов о правомерности действий кассира, ему необходимо написать служебную записку, указав информацию о чеке, оформленном с ошибкой и подтвердив то, что после это были сформированы еще два чека. К записке нужно прикрепить чеки: неправильный и сформированный с целью возврата средств.
Такие манипуляции можно провести очень быстро на смарт-терминале Эвотор 5. Интуитивно-понятный интерфейс позволяет легко разобраться в особенностях проведения стандартных операции. Это влияет на скорость процесса обслуживания клиентов.