Табель учета рабочего времени гарант в 2024 году
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Табель учета рабочего времени гарант в 2024 году». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Этот раздел в табеле является основным – именно в нем и ведется учет рабочего времени. Для начала необходимо вписать в первый столбик этого раздела порядковый номер сотрудника, затем, во второй — его ФИО (желательно имя и отчество полностью, чтобы не возникало путаницы и ошибок). В третью графу нужно вставить табельный номер работника, присвоенный ему при трудоустройстве (он индивидуален и никогда не повторяется).
Учёт рабочего времени в Т-12
Для каждого сотрудника в табеле отведено две строки – в них вписываются зашифрованные сведения о присутствии или отсутствии на рабочем месте в каждый календарный день месяца. Кроме этого, тут же необходимо указывать причину неявки на рабочее место, если таковая была установлена.
В верхней строке напротив ФИО сотрудника указывается причина, а в нижней – количество реально отработанных часов, причем, если сотрудник на рабочем месте не появлялся, нижнюю ячейку можно оставлять пустой.
Следующий этап – подсчитывание общего количества реально отработанных часов и дней за двухнедельные периоды, а в конце таблицы – результат подсчетов за месяц.
Программы для ведения учета рабочего времени
Некоторые организации используют специальные программы для контроля отработанного сотрудниками времени. Эти программы обеспечивают в автоматическом режиме сбор, хранение и обработку сведений:
- о присутствии работников на местах;
- времени прихода и ухода;
- периоде работы и отдыха и т. д.
Но в большинстве организаций до сих пор принято заполнять ведомость вручную. Это не аскетизм. Автоматизированные системы дорого стоят, а табель учета рабочего времени старого образца бесплатный. Кроме того, если формы документов для коммерческих организаций закон позволяет менять на свое усмотрение, то форма учета рабочего времени в 2023 г. для органов государственной власти (форма 0504421), о которой мы упоминали выше, изменению не подлежит. Существенным минусом СКД, позволяющих формировать табель автоматически, является невозможность его редактирования.
Хорошим решением для многих выглядит автоматизация учета с помощью средств работы с электронными таблицами, поэтому, как сделать табель учета рабочего времени в Excel автоматически, нередко интересует кадровиков. Это не сложно. Процесс состоит из трех этапов:
Этап 1. Оформляем сетку табеля или используем готовый бланк.
Этап 2. Расставляем нужные формулы:
- для подсчета числа дней явок и неявок используем функцию СЧЕТ ЕСЛИ;
- для суммирования часов — функцию СУММ.
Этап 3. Своевременно заносим данные на каждого работника. Итоги за месяц посчитаются автоматически.
Новые требования к обозначениям
Согласно обновленным требованиям начиная с 2024 года в табеле учета рабочего времени будут предъявляться новые требования к обозначениям. Эти требования включают в себя следующее:
- Использование строчных букв для обозначения дней недели: понедельник (пн), вторник (вт), среда (ср), четверг (чт), пятница (пт), суббота (сб), воскресенье (вс).
- Использование двухбуквенного обозначения для месяцев: январь (ян), февраль (фв), март (мр), апрель (ап), май (май), июнь (июн), июль (июл), август (авг), сентябрь (сн), октябрь (окт), ноябрь (нбр), декабрь (дк).
- Обозначение года будет состоять из четырех цифр: 2024.
- Использование двоеточия (:) для обозначения времени: 09:00, 13:30.
- Обозначение смен и перерывов будет включать номер смены и название перерыва: Смена 1, Обеденный перерыв, Перерыв на отдых.
Такие новые требования позволят упростить запись информации в табеле и обеспечат единое понимание обозначений среди сотрудников.
Последствия неправильного заполнения
Неправильное заполнение табеля учета рабочего времени может иметь серьезные последствия как для работника, так и для работодателя.
Для работника:
- Увольнение: Работодатель имеет право уволить работника за систематическое нарушение правил заполнения табеля, особенно если эти нарушения серьезно влияют на работу предприятия или причиняют ему убытки.
- Потеря заработной платы: Неправильное заполнение табеля может привести к неправильному расчету заработной платы работника, что может привести к значительным финансовым потерям.
- Проблемы с начислением отпусков: Неправильное заполнение табеля может повлиять на точность расчета отпускных и отрицательно сказаться на количестве и длительности оплачиваемых отпусков работника.
Для работодателя:
- Штрафы и судебные претензии: Неправильное заполнение табеля может привести к штрафам со стороны контролирующих органов, а также вызвать судебные претензии со стороны работников.
- Ущемление репутации: Систематические нарушения в заполнении табеля учета рабочего времени могут негативно отразиться на репутации предприятия и вызвать недоверие как со стороны работников, так и со стороны партнеров и клиентов.
- Потери рабочего времени: Неправильное заполнение табеля может привести к дополнительным затратам времени и ресурсов на его исправление, что может оказать негативное влияние на производительность и эффективность работы предприятия.
Преимущества электронного табеля Timesheet
Функция «Отдел»
Заполнение табеля по нескольким сотрудникам, логически объединенным в группу — «Отдел».
Функция незаменима, когда нужно работать со списками сотрудников по каждому подразделению, отделу либо цеху раздельно. Кроме этого в качестве логического объединения группы сотрудников может выступать бригада, ресторан, индивидуальный предприниматель с сотрудниками и т.д.
Обновления в стандартных полях
Форма табеля учета рабочего времени 2024 претерпела ряд изменений и обновлений в стандартных полях. Ниже представлены основные изменения:
- Поле «Фамилия Имя Отчество» было изменено на «ФИО». Теперь в поле необходимо указывать только ФИО работника без отчества.
- Поле «Должность» теперь имеет ограничения по символам. Максимальная длина поля составляет 50 символов. При превышении этого ограничения текст будет обрезан.
- Поле «Табельный номер» изменился. Теперь табельный номер должен состоять только из цифр и иметь фиксированную длину в 6 символов.
- Поле «Дата» было обновлено и теперь имеет формат «ДД.ММ.ГГГГ». Необходимо указывать дату в этом формате, иначе данные не будут корректно записаны.
- Поле «Отработанное время» изменилось и теперь представлено в формате «ЧЧ:ММ». Необходимо указывать время работы в этом формате, иначе данные не будут корректно записаны.
Бланк T-12‒T-14 может заполняться персонально работником, сотрудником, входящим в кадровый отдел, главным структурного подразделения или нанятым табельщиком. Он считается основным учетным документом и в зависимости от особенностей кадрового учета, может заводиться на лиц организации либо для каждого отдела вестись в индивидуальном порядке.
В документ вносятся данные организации, содержащие: полное название, код ОКПО, вид деятельности, правовой статус и структурный отдел на который распространяется табель. Затем в предусмотренное поле вписывается порядковый номер, отвечающий документообороту, и фиксируется отчетный период. Форма Т-13 используется, когда фиксация присутствия и отсутствия на рабочем месте сотрудника выполняется автоматически.
Чистый табель учета рабочего времени считается регулярным документом, поэтому каждый месяц составляется по-новому. Все экземпляры имеют определенный порядковый номер, который приравнивается к месяцу их создания. Данный вид документации разрешен для заполнения в письменной и электронной форме.
После внесения нужных данных выполняется его подпись ответственными лицами.
Изменения в табеле учета рабочего времени на 2024 год
В 2024 году в табеле учета рабочего времени будут введены новые расшифровки буквенных обозначений, которые будут использоваться для отметки рабочего времени. Теперь можно будет вести учет не только дней, но и недель. Также будет возможность использовать свои условные обозначения в табеле.
С 1 апреля 2024 года введутся специальные коды, которые будут отмечать карантинные дни. Их должен заполнять каждый работник, который находится в режиме удаленной работы или кто контактировал с больным COVID-19.
Нововведения коснутся также заполнения табеля на март и апрель 2020 года, которые были заполнены не до конца. Для их завершения в табеле будет отмечено 30 дней, которые необходимо будет отметить после даты последней записи в табеле.
Табель должен быть заполнен полностью и точно. При использовании документов, которые не соответствуют реальному рабочему времени, возможны штрафы для работодателя.
- Буквенные обозначения в табеле будут расшифровываться в соответствии с новой инструкцией
- Заполняем табель на неделю вместо дней
- Создание своих условных обозначений в табеле учета рабочего времени
- Введение новых кодов для отметки карантина
- Обязательное завершение заполнения табеля на март и апрель 2020 года
Важно следить за изменениями в табеле учета рабочего времени. Только точная запись в табеле позволит избежать штрафов и проблем на работе.
Что должно содержать современное руководство по табелю учета
Современное руководство по табелю учета должно быть ясным и информативным документом, предназначенным для сотрудников и руководителей. Оно должно содержать следующую информацию:
- Введение и общая информация: в этом разделе руководство должно давать общее представление о целях и назначении табеля учета, а также о том, как он будет использоваться в организации.
- Обязанности сотрудников: в этом разделе должны быть указаны обязанности сотрудников в отношении ведения табеля учета, включая точность заполнения данных, соблюдение требований по рабочему времени и своевременное предоставление данных.
- Процедуры и инструкции: этот раздел должен содержать подробные инструкции по заполнению табеля учета, описывая как работать с онлайн-системой или как правильно заполнить бумажный вариант. Важно учитывать возможные ошибки и проблемы, а также предоставить контактную информацию для получения помощи.
- Расчет и оплата рабочего времени: здесь следует объяснить, как происходит расчет и оплата рабочего времени на основе данных, предоставленных в табеле учета. Это включает в себя информацию о начислениях, отпусках, больничных и других оплатах или вычетах, связанных с рабочим временем.
- Контроль и утверждение: здесь должны быть описаны процедуры контроля и утверждения табеля учета со стороны руководителей или кадровой службы. Это включает в себя информацию о временных сроках и правилах, а также о процедуре рекламации.
Современное руководство по табелю учета должно быть доступным для всех сотрудников организации и должно быть представлено в понятной, структурированной форме. Оно должно содержать все необходимые сведения, чтобы сотрудники могли точно и своевременно заполнять табель учета, а руководители могли контролировать и утверждать его использование. Правильно разработанное руководство будет способствовать эффективной работе, сокращению ошибок и недоразумений, а также созданию полной прозрачности в отношении учета рабочего времени.
Изменения в табеле учета рабочего времени на 2024 год
С 2024 года введены новые требования по ведению табеля учета рабочего времени, которые должны быть учтены работодателями. В данном году существуют основные изменения, которые касаются формы табеля, правил заполнения и сроков предоставления отчетности о рабочем времени.
В 2024 году табель учета рабочего времени должен быть представлен в виде электронного документа, который подписывается электронной подписью руководителя организации и должен содержать следующие обязательные поля:
| Название поля | Описание |
|---|---|
| Фамилия | Фамилия сотрудника, работающего в организации |
| Имя | Имя сотрудника, работающего в организации |
| Отчество | Отчество сотрудника, работающего в организации |
| Должность | Должность сотрудника в организации |
| Дата | Дата, за которую ведется учет рабочего времени |
| Норма часов | Количество часов, отведенных на рабочую неделю |
| Отработано часов | Количество отработанных часов за указанную дату |
| Опоздание | Количество минут, на которое сотрудник опоздал на работу |
| Ранний уход | Количество минут, на которое сотрудник ушел с работы раньше предусмотренного графика |
| Отгулы | Количество часов, потраченных на отгулы |
| Больничные листы | Количество часов, проведенных на больничном листе |
| Отпуск | Количество часов, использованных сотрудником в отпуске |
Табель учета рабочего времени также должен быть предоставлен в Фонд социального страхования и налоговую службу в соответствии с установленными сроками.
Учитывая эти изменения, работодателям необходимо обновить форму табеля учета рабочего времени и ознакомить с ним сотрудников, чтобы избежать возможных нарушений и соблюсти правила учета и отчетности.
Часто задаваемые вопросы о ведении табеля
Ведение табеля учета рабочего времени может вызывать некоторые вопросы у работодателей и сотрудников. Ниже приведены ответы на наиболее часто задаваемые вопросы:
-
Какая информация должна быть указана в табеле учета рабочего времени?
В табеле должны быть указаны дата и время начала и окончания работы каждого сотрудника, а также время его отдыха и перерывов. Также необходимо указать общее количество отработанных часов и дней в месяце.
-
Как часто нужно заполнять табель учета рабочего времени?
Табель учета рабочего времени следует заполнять ежедневно. Работодатель или уполномоченное лицо должны проверять и подписывать табель ежемесячно. Заполненные табели должны храниться в течение трех лет.
-
Можно ли использовать электронные средства для ведения табеля учета рабочего времени?
Да, использование электронных средств для ведения табеля учета рабочего времени допускается при условии соответствия таких средств официальным требованиям и обеспечения сохранности данных.
-
Что делать в случае ошибки в заполнении табеля учета рабочего времени?
Если была допущена ошибка в заполнении табеля, необходимо произвести исправление. Исправления должны быть произведены надлежащим образом с указанием даты и причины исправления, а также с подписью исправившего.
-
Могут ли сотрудники самостоятельно вести табель учета рабочего времени?
Нет, сотрудники не могут самостоятельно вести табель учета рабочего времени. Заполнение табеля возлагается на работодателя или уполномоченное лицо, которое обязано проверить и подписать табель.
Новые правила и обязательные данные
В 2024 году были внесены изменения в требования к табелю учета рабочего времени, которые должны быть соблюдены организациями. Теперь табель должен содержать следующие обязательные данные:
- ФИО работника: полное имя и фамилия сотрудника, записанные без сокращений.
- Должность: название должности, на которой работает сотрудник.
- Дата и время начала рабочего дня: точное время начала работы сотрудника, указанное в формате ЧЧ:ММ.
- Дата и время окончания рабочего дня: точное время окончания работы сотрудника, указанное в формате ЧЧ:ММ.
- Перерывы: информация о временных промежутках, которые отводятся для отдыха и питания.
- Отработанное время: общее число часов, которые отработал сотрудник в течение дня.
Также был введен обязательный формат представления табеля учета рабочего времени. Он должен быть в электронном виде и представлен в формате таблицы, где каждая строка соответствует отдельному рабочему дню, а столбцы содержат указанные выше данные о работнике.
Эти изменения были внесены для улучшения процесса учета рабочего времени и обеспечения точности данных. Обязательность ведения табеля учета рабочего времени остается важным аспектом для всех организаций, и правильное заполнение новой версии табеля становится неотъемлемой частью эффективного управления персоналом.