Какие печати могут быть в организации бюро «печати и штампы»
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Какие печати могут быть в организации бюро «печати и штампы»». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Индивидуальному предпринимателю (ИП) по минимуму нужна одна простая круглая печать. Обычно на ней изображены ИНН и ОГРНИП предпринимателя, населенный пункт (а также район, область и республика) и надпись Российская федерация или Россия.
Учет печатей и штампов
Все печати и штампы организации подлежат учету. Информация о том, в каком отделе находится тот или иной штамп или печать, когда и кому они были выданы, сданы и уничтожены, содержится в специальном журнале. Поскольку в этом журнале проставляются оттиски печатей и штампов, а также собственноручные подписи ответственных за них работников, он является рукописным. Возможный состав граф и способ заполнения показаны в Примере 5.
Изредка печатям приходится покидать пределы организации и отправляться, например, на совещание к контрагенту, по результатам которого сразу же будет подписан протокол разногласий к договору. Руководитель, который едет на совещание, должен взять печать с собой. Этот факт, равно как и факт возврата им печати, фиксируются в специальном журнале – см. Пример 6.
Виды печатей для документов
Это так называемые вспомогательные печати. Данная категория представляет собой клише, которое в точности повторяет макет основной печати предприятия. Однако имеет ряд дополнений или уточнений. Подобные виды популярны в фирмах, где директор не всегда бывает на рабочем месте или поток документов настолько велик, что справиться с ним самостоятельно, не представляется возможным. Распространена практика введения подобных печатей и для филиалов.
Условно все виды печатей для документов можно разделить на категории:
- По месту использования. Сюда входят варианты, при которых на печати указывается, для каких бумаг она предназначена. Это могут быть счета, справки, письма и др;
- По обособленным подразделениям. Здесь разделение исходит из того, в каком отделе используется та или иная печать: бухгалтерия, отдел кадров, филиал, секретариат и т.д.;
- Универсальные. Обычно на таких экземплярах присутствует надпись «для документов» и ими проштамповываются все необходимые бумаги от трудовых книжек до внешних договоров.
Как использовать печати в организации
Положения о порядке использования печати, зафиксированные в Единой государственной системе делопроизводства (ЕГСД), были одобрены постановлением Госкомнауки Совмина СССР от 04.09.1973 г. № 435 и рекомендованы для использования всеми министерствами, ведомствами и их подведомственными учреждениями, организациями и предприятиями при совершенствовании делопроизводства. Положения о печати, зафиксированные в ЕГСД, сохраняют действие до настоящего времени.
Оттиск печати проставляется на подлинных документах, удостоверяющих права должностных лиц, факты расхода денежных средств и материальных ценностей, на расчетно-платежных документах, удостоверениях, доверенностях, на организационных документах (например: положения, уставы, учредительные документы, штатные расписания и др.). Оттиск печати проставляется также во всех случаях, когда необходимо удостоверить права должностных лиц организации, подтверждающих расходование денежных средств и материальных ценностей и др.
Важно знать:
- Оттиск печати ставится на документах для удостоверения их подлинности, подтверждения их юридической силы.
- Печати изготавливаются в строго ограниченном количестве и исключительно в служебных целях.
Консультация по вопросу изготовления второй печати организации
У организации может быть в наличии несколько печатей, штампов и т.п. (Постановление Семнадцатого арбитражного апелляционного суда от 23.01.2022 N 17АП-16787/2022-ГК по делу N А60-23180/2022), а, значит, само по себе проставление оттиска другой печати на документе не может являться основанием для признания документа недействительным (сфальсифицированным) при наличии у организации других печатей и при отсутствии заявления об утере (хищении) печати или фальсификации ее оттиска. Особенно если стороны не согласовали использование конкретной печати для документов (Постановление Одиннадцатого арбитражного апелляционного суда от 04.12.2022 по делу N А72-9677/2022).
Аналогичные выводы следуют из Постановления Одиннадцатого арбитражного апелляционного суда от 08.04.2022 N 11АП-1479/2022 по делу N А49-10927/2022, Постановления Пятнадцатого арбитражного апелляционного суда от 30.04.2022 N 15АП-4130/2022 по делу N А32-33688/2022 (Постановлением Арбитражного суда Северо-Кавказского округа от 07.08.2022 N Ф08-6541/2022 данное Постановление оставлено без изменения), Постановления Восьмого арбитражного апелляционного суда от 07.03.2022 N 08АП-563/2022 по делу N А70-8346/2022 (Определением Верховного Суда РФ от 02.10.2022 N 304-ЭС18-15018 отказано в передаче дела N А70-8346/2022 в Судебную коллегию по экономическим спорам Верховного Суда РФ для пересмотра в порядке кассационного производства данного Постановления).
Цвет печати может быть любой, так как законодательством (в частности, п. 5 ст. 2 Закона об ООО, п. 7 ст. 2 Закона об АО, п. 4 ст. 3 Закона о некоммерческих организациях, п. 3 ст. 2 Закона от 14.11.2002 N 161-ФЗ) не установлены требования к цвету оттиска печати организации.
Поскольку мы до сих пор работаем удаленно, у генерального директора возникла потребность иметь свой экземпляр печати, чтобы не ездить постоянно в офис. Как нам правильно осуществить изготовление печати, какими внутренними документами оформить, какие есть «подводные камни»?
Несовпадение оттиска печати на документе с иной печатью, имеющейся у организации, само по себе не свидетельствуют о недействительности документов, поскольку гражданское законодательство не запрещает иметь и использовать в предпринимательской, хозяйственной деятельности несколько печатей, содержащих необходимые реквизиты (Постановление Двенадцатого арбитражного апелляционного суда от 27.02.2022 по делу N А06-1065/2022 (Постановлением Арбитражного суда Поволжского округа от 31.05.2022 N Ф06-33012/2022 данное Постановление оставлено без изменения; Определением Верховного Суда РФ от 17.08.2022 N 306-ЭС18-11831 отказано в передаче дела N А06-1065/2022 в Судебную коллегию по экономическим спорам Верховного Суда РФ для пересмотра в порядке кассационного производства данного Постановления), Постановление Первого арбитражного апелляционного суда от 22.06.2022 по делу N А38-3981/2022).
Какие требования установлены к печати организации
Основное требование к печати общества — наличие на ней информации о его наименовании. Обратите внимание, что организации, не обладающие государственно-властными полномочиями, не могут размещать на печати изображение Государственного герба РФ. Нарушение данного запрета может повлечь для общества штраф до 150 тыс. руб. Такую же ответственность влечет размещение на печати изображения, схожего по внешнему виду до степени смешения с Государственным гербом РФ (ст. 4 Закона от 25.12.2000 N 2-ФКЗ, ст. 17.10 КоАП РФ, Обзор судебной практики Верховного Суда Российской Федерации за третий квартал 2012 года, утвержденный Президиумом Верховного Суда РФ 26.12.2012).
Цвет печати может быть любой, так как законодательством (в частности, п. 5 ст. 2 Закона об ООО, п. 7 ст. 2 Закона об АО, п. 4 ст. 3 Закона о некоммерческих организациях, п. 3 ст. 2 Закона от 14.11.2002 N 161-ФЗ) не установлены требования к цвету оттиска печати организации.
Наличие печати не обязательно для организации, она может работать и без печати, если закон прямо не обязывает ее иметь. Например, это предусмотрено для некоммерческих организаций и унитарных предприятий. Печать унитарного предприятия должна быть круглой и содержать полное фирменное наименование на русском языке и указание на его место нахождения (п. 4 ст. 3 Закона о некоммерческих организациях, п. 3 ст. 2 Закона от 14.11.2002 N 161-ФЗ).
Требования к печатям и штампам
В письмах используют следующие формы изложения: — от первого лица множественного числа; — от первого лица единственного числа; — от третьего лица единственного числа. При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывается. При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности соответствующей занимаемой должности.
При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагаются на одном уровне. В документах составленных комиссией указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением.
Делопроизводство от а до я. как использовать печати и штампы в организации
Круглая печать представляет собой окружность диаметром 30-50 мм; треугольная печать — равносторонний треугольник со сторонами 38-42 мм; угловой штамп — прямоугольник со сторонами размером от 35 х 50 мм до 55 х 70 мм. Штампы – до 70 х 100 мм.Для внутреннего делопроизводства пользователей могут изготавливаться штампы иных форм и размеров.
Внимание
Организации могут иметь печати для своих структурных подразделений. В этом случае, кроме обязательных реквизитов на печати должна содержаться дополнительная надпись, указывающая на принадлежность печати структурному подразделению.
Инфо
Например: “секретариат”, “канцелярия” и т.п. Размер круглых металлических выжимных печатей стандартный: 22-23 мм. Типовые образцы печатей и штампов определяются регистрирующим органом.
ДОКУМЕНТЫ; БЕЗ ПЕЧАТИ; или почему ООО и АО могут не ставить печать
Принятый федеральный закон снял с них такую обязанность и сделал применение печатей правом общества. В законах об ООО и АО теперь используется следующая формулировка: «Общество вправе иметь печать, штампы и бланки со своим наименованием, собственную эмблему, а также зарегистрированный в установленном порядке товарный знак и другие средства индивидуализации. Федеральным законом может быть предусмотрена обязанность общества использовать печать. Сведения о наличии печати должны содержаться в уставе общества» [2] . До вступления указанного закона в силу законодательство обязывало организации иметь круглые печати с указанием наименования и места нахождения.
Поправки внесены в законы о хозяйственных обществах и, соответственно, к индивидуальным предпринимателям отношения не имеют. Законодательство, как и прежде, не обязывает ИП иметь печать. Вопрос об изготовлении и использовании печати ИП решают самостоятельно.
Относительно счета на оплату необходимо учитывать, что составление такого документа правовыми актами не предусмотрено. Соответственно, и унифицированной формы счета в настоящее время не существует. В зависимости от конкретных обстоятельств счет на оплату может рассматриваться в качестве оферты (ст. 435 ГК РФ), требования о скреплении печатью которой правовыми актами также не установлено.
Кто несет ответственность за печати и штампы
Изготовление, учет, замену, хранение, передачу и уничтожение печатей и штампов обеспечивает лицо, назначенное приказом руководителя организации. В случае его увольнения приказ переиздается и назначается другое ответственное лицо.
Ответственность за использование и хранение печатей и штампов после выдачи их структурным подразделениям возлагается приказом руководителя на работников, получивших такие печати и штампы. Вопрос о том, кто в организациях должен отвечать за учет печатей и штампов, не регламентирован никакими нормативными правовыми актами. В каждой организации этот вопрос решают в зависимости от особенностей и понимания важности этой работы.
Выдача печатей и штампов осуществляется под расписку в журнале работникам, персонально ответственным за их использование.
Т.В. Войцехович
консультант по вопросам
делопроизводства
Современный мир документации систематически пополняется все новыми и новыми образцами, использование которых регламентируется законодательством страны. Основная их часть считаются недействительными без наличия подписи руководителя конкретной организации и печати, того или иного образца. Многие задают вопрос – что из себя представляет гербовая печать по новому закону об образовании и на каких документах она должна фигурировать.
Хотелось бы в первую очередь сообщить, что наша компания идет в ногу со временем и изготавливает печати разного целевого предназначения. Любые изменения мы принимаем к сведению на основании законодательно подтвержденных требований документов.
Мы попытаемся внести ясность в использование гербовой печати в документах об образовании.
В каких ситуациях у предпринимателя должна быть печать
Некоторые сделки не получится оформить без печати. Она требуется, если ИП хочет:
- оформить доверенность. Правда, если документ нужен срочно, а печати нет, можно заверить его у нотариуса;
- открыть расчетный счет в банке. Финансовые учреждения вправе устанавливать свои правила и заверять сделки с бизнесом печатью. Тут тоже есть альтернатива — найти другой банк, в котором это не нужно;
- уволить сотрудника с бумажной трудовой. В ТК необходимо указать основания и причины увольнения и заверить запись печатью. С электронными ТК печати не нужны;
- оформить приходной кассовый ордер. Принимать деньги в кассу ИП может только по ПКО, а форма документа предполагает использование печати;
- подать заявку на конкурс в госзакупках. Согласно правилам, участие в тендере заверяют печатью. Если печати нет, можно подать заявку электронно. Для этого потребуется только цифровая ЭП;
- сотрудничать с другим бизнесом. Некоторые ИП и компании принципиально требуют печати на документах для дополнительной уверенности в том, что их новые партнеры — не мошенники. Обойтись без печатей можно только при электронном документообороте.
Может ли ИП работать без печати?
Да. Подписывая документы, достаточно поставить подпись и добавить пометку Б.п. — Без печати.
Некоторые контрагенты настаивают на том, чтобы печать была, т.к. в случае, если дойдет до суда, будет проще доказать, что подпись на документе не подделана. Если же печати нет, у вас могут попросить письмо о том, что она не используется. Его можно составить в свободной форме, например: «Уведомляю, что я, ИП Сидоров Константин Петрович, не использую печать в своей деятельности, так как соответствующая обязанность законом не установлена. Все документы, имеющие отношение к моей предпринимательской деятельности, с момента регистрации заверяю личной подписью».
Важно! Если печать есть, ее нужно всегда иметь под рукой и ставить на все документы, которые подписываете.
Может ли индивидуальный предприниматель (ИП) быть и работать без печати
Исходя из того, что сказано выше о требованиях законодательства, ответить на этот вопрос можно однозначно: да, этот вариант возможен. Никаких санкций решение за собой не принесет, но о некоторых нюансах вспомнить все-таки придется. Дело в том, что клиентам, контрагентам, поставщикам наличие собственного оттиска крайне важно. Оно дает дополнительную гарантию, повышает доверие к бизнесмену и его продукции.
В некоторых случаях заказчики, посредники и другие, вовлеченные в предпринимательство люди, могут настоять на официальном подтверждении факта отсутствия штемпеля. Им может стать письмо, в котором указано, что предприниматель ведет свою деятельность без наличия собственной печати, а в качестве удостоверения своих действий использует только подпись.
Казалось бы, зачем нужно прибегать к таким условиям? Причиной тому становится большое количество выявленных случаев мошенничества. Злоумышленники действуют следующим образом: подписывают договор, не ставя на нем клише, а после получения денежных средств или товаров, признают документ недействительным, поскольку на самом деле у фирмы существует собственный штамп.
Форма, цвет, компактность и материал штампа
После того как вы определились с типом штампа, следующий шаг – рассмотреть, какая модель лучше всего подходит для выполнения поставленной задачи. Для регулярного и интенсивного использования подойдут штампы со стальной основой, которые обеспечивают повышенную устойчивость к износу и различным механическим повреждениям. С другой стороны, для частых путешествий и деловых поездок гораздо больше подходят компактные модели. Возможно, они не такие прочные, как металлические штампы, но они легкие и спокойно помещаются, например, в сумочку или карман.
Следующим шагом, после принятия решения о размере штампа и согласования его с поставленными задачами, должно стать определение желаемых характеристик конструкции. Среди доступных вариантов – штампы разнообразных форм, с различными цветами корпуса и оттиска.
Широкий ассортимент штампов позволяет адаптировать их внешний вид и функции практически к любым целям. По форме, цвету и общему дизайну они могут соответствовать, например, логотипу компании или другим отличительным элементам. Поэтому при выборе подходящих штампов стоит учитывать все факторы, которые клиенты ассоциируют с вашим бизнесом. Таким образом, вы сможете добиться единообразия внешнего вида всех ваших документов.
Заказывая индивидуальные штампы с оригинальным дизайном, которые соответствуют стилю вашей компании, вы не только оптимизируете общую производительность документооборота, но и укрепите имидж бренда в глазах клиентов.
Как использовать печати и штампы в организациях
Основное предназначение печати – заверение подлинности подписи должностного лица на документах, которые удостоверяют права лиц, фиксируют факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи (это положение закреплено в ГОСТе Р 6.30-2003). Именно поэтому печать должна проставляться только на подписанный уполномоченным лицом документ, а не на его проект, лишенный личного росчерка.
- гербовая печать (есть у организаций, обладающих правом использования государственной символики, их перечень указан в Федеральном конституционном законе от 25.23.2000 г. № 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации»);
- основная круглая печать организации (у тех, кто не обладает правом использования госсимволики);
- печать обособленного подразделения (филиала, представительства) может быть у него, только если это предусмотрено в Положении об этом подразделении. Такая печать в обязательном порядке должна содержать слово «филиал» или «представительство»;
- дополнительная печать для определенных групп документов или структурных подразделений организации (например, печать для справок или печать отдела кадров);
- печать адвокатского кабинета;
- печать врача;
- печать индивидуального предпринимателя.
Штемпель с подушечкой (ручная оснастка). Классическое клише с рукояткой, которое макают в подушечку и шлёпают в документ. Этот вариант оснастки используется очень давно. Наверняка египетские фараоны тоже что-то такое использовали, когда заверяли налоговые документы или товарные накладные работорговцев. Ручная оснастка рекомендуется только для офиса: если будете переносить или перевозить такую печать, рискуете испачкать чернилами всё вокруг.
Всё начинается с дизайна. Единых требований к дизайну печати для организации не существует. И необязательно печать фирмы — это круглый оттиск. В принципе, она может быть хоть в форме восьмилучевой звезды с изображением скачущего по кукурузному полю трехголового дракона. Но стоимость такой оригинальной печати будет гораздо выше стоимости простой и скромной круглой печати. Да и в деловых документах такая нестандартная печать будет смотреться неуместно. Так что останавливаемся на круглой.