Все о смене юридического адреса: процедура, риски, документы

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Все о смене юридического адреса: процедура, риски, документы». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Если в процессе смены адреса ООО происходит смена ИФНС или территориальных подразделений ПФР и ФСС, то самостоятельно сниматься с учета и становиться на него в другом районе или населенном пункте не надо. Снятие и постановка на учет ИФНС и фонды происходит без вашего участия через систему межведомственного взаимодействия. Постановление Правительства РФ от 22.12.2011 N 1092 обязывает налоговые инспекции в течение 5 рабочих дней передать необходимые сведения в ПФР, ФСС и Росстат. Предлагаем кратко разобраться в этом вопросе.

Подать документы можно несколькими способами:

• непосредственно в ИФНС или МФЦ только заявителем
• с помощью нотариуса
• в электронном виде через онлайн-сервис ФНС с ЭЦП заявителя

Для изменения информации об адресе в 2022 году необходимо предоставить в налоговую инспекцию следующие документы:

• заявление по форме Р13014
• решение учредителя или протокол общего собрания о смене юридического адреса ООО
• лист изменений или устав в новой редакции, если он был изменен
• гарантийное письмо владельца юридического адреса или согласие всех собственников жилого помещения с копией правоустанавливающего документа на недвижимость
• квитанция об оплате госпошлины, при необходимости

Приложения к документу

Направляя банку уведомление о смене юридического адреса, необходимо приложить к нему:

• Выписку из ЕГРЮЛ на текущую дату, где будет содержаться подтверждение об изменении предприятием местонахождения. Кроме того, данный документ удостоверяет, что предприятие существует и является правоспособным.
• Учредительные документы. Изменение юридического адреса отражается в уставе. Его актуальная редакция должна находиться в банке. Специалисты финансовой организации проверят документы и на наличие других корректировок, чтобы исключить риски при обслуживании клиента.
• Письмо из Росстата. При смене юридического адреса может измениться ОКАТО или другие коды, присваиваемые органами статистики. Данная информация необходима банку для полноценной идентификации клиента.
• Актуальное свидетельство ИНН. Изменение местонахождения может повлечь смену ИФНС, в которой налогоплательщик состоит на учете, поэтому банк требует данный документ. Смены инспекции может и не произойти, но проверить это иным способом, кроме как получить свидетельство ИНН на текущую дату, невозможно. ИП а такой ситуации может предоставить только свое свидетельство ИНН как физического лица.

Смена юридического адреса без смены налоговой

Порядок изменения юридического адреса без смены налоговой немного проще: все новые данные подаются в регистрирующий орган, который затем самостоятельно уведомит контролирующие службы о том, что данные организации сменились. Предприниматель же получит на руки новую выписку ЕГРЮЛ. Если происходила смена налоговой, уведомление получат оба отделения. Переход в другую налоговую может потребоваться даже в том случае, если компания не меняла город своего официального пребывания. К примеру, нередко бухгалтера, и сами директора сталкиваются с тем, что в одном отделении сотрудники работают быстрее, в другом возникает больше ошибок и так далее. Это немаловажно как для крупных компаний, которым приходится часто отчитываться, так и для малого бизнеса, которому лишняя нагрузка ни к чему.

Документы для подачи на изменение юридического адреса организации

Начинаем собирать комплект документов для подачи. Единственный важный момент заключается в том, что если вам не требуется вносить изменения в устав, в таком случае готовится форма 14001, в противном случае, об изменении требуется сообщать по форме 13001. Очень важно приложить пакет требующихся документов. В их числе:

1. копия договора аренды помещения заверенный печатью организации собственника;
2. новый устав организации (если в него внесены изменения);
3. протокол или решение собрания;
4. копии документов о праве собственности недвижимого имущества;
5. квитанция об оплате госпошлины;
6. гарантийное письмо от арендодателя помещения

Образец гарантийного письма

Начальнику Кировской ИФНС г. Екатеринбурга

ГАРАНТИЙНОЕ ПИСЬМО

ФИО, Иванов Иван Иванович паспорт серия 0000 № 111111 выдан 14.11.2001 года Верх-Исетским РУВД города Екатеринбурга, зарегистрирован по адресу, являющийся собственником нежилого помещения 9Литер). Номера на поэтажном плане: 6 этаж – помещение № 20, площадью – 50,6 кв. м., расположенное по адресу, на основании свидетельства на право собственности № 66 ЖЖ 274765 от 04.12.2013 г. подтверждает, что указанный адрес может быть использован в качестве места нахождения ООО в учредительных документах. Договор аренды будет заключен после внесения изменений в учредительные документы.

Приложение:

• Копия свидетельства на собственность.

Дата, подпись

Форма заявления на смену юридического адреса

Следующий шаг заключается в том, чтобы заверить форму заявления на смену юридического адреса у нотариуса, к которому должны явится все учредители. При себе им необходимо иметь паспорта, а также все учредительные документы на ООО:

• ИНН;
• ОГРН;
• Устав;
• Все решения или протоколы собрания.

На каком этапе нужно оформить уведомление о смене юридического адреса

Письмо об изменении юридического адреса компании составляется и направляется контролирующим учреждениям, банкам и контрагентам уже после официального оформления изменения реквизитов организации. То есть, после того как:

• состоялось общее собрание учредителей;
• совместно принято и зафиксировано в протоколе решение об изменении юридического местонахождения;
• внесены изменения в Устав ООО, они нотариально заверены;
• оплачена соответствующая государственная пошлина;
• составлено заявление в федеральную налоговую службу по форме 13001;
• пакет документов о смене реквизита с нотариальными заверениями представлен в управление федеральной налоговой службы;
• ФНС выдала соответствующее свидетельство об изменении юридического местонахождения (в течение 5 дней с подачи заявления).

Таким образом, уведомление контрагентов — это финальный этап довольно сложной бюрократической процедуры по смене юридического адреса. Образец письма о смене юр адреса для деловых партнёров рассмотрим ниже. Но обратите внимание, что, помимо уведомления контрагентов, в некоторых случаях необходимы отдельные письма для государственных учреждений (читайте соответствующий раздел).

Согласно п. 1 ст. 289 НК РФ налогоплательщики обязаны по истечении каждого отчетного и налогового периода представлять налоговую декларацию в налоговые органы по месту своего нахождения. Место отправки декларации определяется аналогично тому же порядку, по которому производится уплата налога. В декларации указывается КПП организации, присвоенное ей тем налоговым органом по месту которого она находится и по месту которого должна предоставляться декларация. Значит, если отчетность сдается за отчетный или налоговый период до момента внесения записи в ЕГРЮЛ о смене юридического адреса, то декларация предоставляется в «старую» ИФНС, если же запись о внесении изменений в ЕГРЮЛ уже существует, то декларацию необходимо предоставлять в «новую» ИФНС. Обратите внимание, что это правило действует даже тогда, когда отчетность сдается за предыдущие периоды, а организация уже переехала на новый адрес.

Рассмотрим на примере ООО «Ромашка»:

Если бухгалтер предоставляет налоговую декларацию за 2018 год до 24 марта 2019 года включительно, то декларация предоставляется в ИФНС № 17 с указанием в декларации КПП 771701001. С 25 марта 2019 года и в последующие дни, налоговая декларация за 2018 год предоставляется уже в ИФНС № 4 с указанием в декларации КПП 770401001

Обратите внимание и на ОКТМО, в декларации ОКТМО указывается той территории, где организация состоит на налоговом учете в момент, когда подает декларацию. На это обращали внимание специалисты ФНС еще в 2012 году в письме УФНС по г. Москве от 28.08.2012 г № 16-15/080197.

Шаг 1. Принять решение о смене юридического адреса ООО

Смена юрадреса ООО без корректировки устава

Согласно подпункту 4 п. 4 ст. 40 Федерального закона от 08.02.1998 № 14-ФЗ (закон об ООО) единоличный исполнительный орган ООО осуществляет полномочия, не отнесенные законом или уставом к компетенции общего собрания, совета директоров и коллегиального исполнительного органа (ИО).

Поэтому решение о смене адреса директор может принять самостоятельно, оформив это решением единственного участника или приказом. Четких требований на этот счет законом не установлено.

Если принятие подобных решений устав относит к компетенции общего собрания, совета директоров или коллегиального ИО (ст. 32, 33, 41 закона об ООО), то оформляется соответствующее решение, например, протокол общего собрания.

Сделаем уточнение для тех ситуаций, когда в учредительном документе компании до сих пор присутствует полный адрес. До 1 сентября 2014 года общества детально раскрывали свой адрес в уставе. После этой даты в ГК РФ были внесены изменения, позволившие такую информацию не указывать. При наличии адреса переезд в соседний офис потребует и корректировки устава. Нужно будет созвать собрание и принять решение об изменении устава. Также придется заплатить госпошлину. Для подобных ситуаций рекомендуем вообще исключить сведения об адресе. Это позволит упростить последующие переезды в границах населенного пункта, которые могут возникнуть в процессе функционирования фирмы.

Смена места нахождения фирмы

На основании пункта 4 ст. 12 закона об ООО изменения в устав вносятся по решению общего собрания и подлежат госрегистрации. Это значит, что решение о смене места нахождения и внесении соответствующих корректировок в устав принимается на общем собрании участников. Если участник один, то решение он принимает единолично и оформляет его письменно (ст. 39 закона об ООО).

Решение относительно корректировки устава принимается большинством не менее 2/3 голосов от общего числа голосов участников общества, если большее число не предусмотрено уставом (п. 8 ст. 37 закона об ООО). По итогам собрания оформляется протокол, подписанный председательствующим на собрании и секретарем (п. 3 ст. 181.2 ГК РФ).

Если в компании был принят типовой устав, то на общем собрании принимается только решение о смене места нахождения ООО (пп. 2 п. 2 ст. 33 закона об ООО). Вопрос о правке устава не рассматривается, так как в типовом уставе нет информации о местонахождении.

Шаг 3. Заполнить заявление по форме № Р13014

Смена юрадреса ООО без корректировки устава

Согласно пункту 5 ст. 5 Закона от 08.08.2001 № 129-ФЗ за три рабочих дня с момента изменения адреса ООО обязано сообщить об этом в инспекцию по месту своего нахождения.

Для этого в орган регистрации подается заявление. Раньше было две формы заявлений: № Р13001 – если при изменении сведений о юрлице меняется и устав, и № Р14001 — если меняются только сведения в ЕГРЮЛ.

Начал применяться с 25 ноября этого года единый унифицированный бланк заявления о госрегистрации изменений, внесенных в учредительный документ юрлица, и (или) о внесении изменений в сведения о юрлице в ЕГРЮЛ. Новая форма № Р13014 утверждена Приказом ФНС РФ от 31.08.2020 № ЕД-7-14/617@.

При смене юрадреса в пределах населенного пункта в заявлении заполняется титульный лист, листы Б (место нахождения и адрес юрлица) и Н (сведения о заявителе). При этом в пункте 2 титульного листа (причина предоставления заявления) проставляется цифра 2, соответствующая причине «Изменение сведений о юрлице, в ЕГРЮЛ». В листе Б записываются сведения о новом адресе ООО.

Смена местонахождения ООО

Эта процедура происходит в два этапа. Сначала в старую ИФНС подается заявление о намерении поменять место нахождения, а потом подается заявление о регистрации нового адреса в новую инспекцию.

Для внесения в реестр данных о том, что юрлицо собирается сменить место нахождения, не позже 3 рабочих дней со дня принятия этого решения в орган регистрации по старому месту подаются (п. 6 ст. 17 закона № 129-ФЗ):

Если ООО действует на основании типового устава, то с заявлением подается только протокол об изменении места нахождения общества.

В следующем году срок внесения изменений в ЕГРЮЛ будет увеличен. Нововведения предусмотрены Федеральным законом от 27.10.2020 № 350-ФЗ и вступят в силу с 26 апреля 2021 года. По новым правилам заявить в инспекцию об изменении сведений, содержащихся в ЕГРЮЛ, в том числе и об изменении адреса, нужно будет в течение 7 рабочих дней, а не трех, как сейчас.

Рекомендуем помнить, что предварительное уведомление ИФНС является обязательным этапом. За невыполнение этого требования, а также подачу недостоверных сведений ч. 3 и 5 ст. 14.25 КоАП РФ предусмотрена административная ответственность. Директору могут вынести предупреждение или штраф в размере от 5 до 10 тыс. рублей.

Однако оповещать регистрирующий орган о принятии решения о смене местонахождения следует не всегда. Согласно пункту 6 ст. 17 закона о госрегистрации юрлиц и ИП сразу зарегистрироваться в инспекции по новому месту нахождения можно, если новым адресом ООО станет местожительство:
— участника общества, владеющего не меньше чем 50 процентами голосов;
— лица, имеющего право действовать без доверенности от имени ООО.

В этих случаях подать заявление в инспекцию по новому месту нахождения нужно не позже 3 рабочих дней со дня принятия решения.

Отметим, что Пленум ВАС РФ в пункте 4 Постановления от 30.07.2013 № 61 разъяснял, что регистрация компании по адресу жилого объекта возможна, только если собственник дал согласие. Под согласием подразумевается, что адрес является адресом места жительства учредителя или лица, имеющего право без доверенности действовать от имени ООО.

Для чего нужно уведомление контрагента о смене адреса?

Сообщение контрагентам о смене адреса — общераспространенная процедура, выражающая намерение хозсубъекта выстраивать с партнерами доверительные отношения и не усложнять им работу в части выяснения своих корректных контактов.

Однако отправка контрагентам уведомлений о смене адреса может быть обусловлена и положениями заключаемых с ними договоров. Как правило, такие положения включаются в договоры с банками, поскольку в соответствии с подп. 1 п. 1 ст. 7 закона «О противодействии отмыванию доходов» от 07.08.2001 № 115-ФЗ банк в целях идентификации клиента обязан знать его корректный адрес.

О порядке идентификации клиента по 115-ФЗ читайте здесь.

О некоторых видах договоров читайте в наших статьях:

Если обнаружится, что клиент не находится по известному банку адресу, то кредитно-финансовая организация может на законных основаниях прекратить обслуживание его счета (постановление Президиума ВАС РФ от 27.04.2010 № 1307/10).

Как составить уведомление?

Письмо о смене юридического адреса ООО, образец которого можно взять за основу при составлении аналогичного документа, относится к официальной деловой корреспонденции и активно применяется в документообороте. Письмо можно составить на обычном листе формата А4 или на фирменном бланке компании. Документ должен быть подписан руководителем и заверен печатью организации.

Образец письма о смене юридического адреса не установлен законодательно, поэтому его составляют в свободной форме. При составлении документа необходимо учитывать следующие моменты:

• В верхней правой части располагается «шапка» документа. Здесь необходимо указать полное название организации или ведомства, в которое будет отправлено уведомление, а также Ф.И.О. и должность лица, являющегося непосредственным получателем.
• В качестве названия документа можно указать «Информационное письмо» или «Письмо о смене реквизитов».
• Сразу же после «шапки» должен располагаться текст письма. Стиль текста – деловой.
• Рекомендуется начинать письмо с фразы «Информируем Вас о том, что …» или «Сообщаем вам о ….». Далее можно указать причины изменения юрадреса, старый и новый адрес.
• После основного текста указывают дату составления и заверяют документ подписью руководителя и печатью фирмы.

Основания для написания уведомления

В процессе смены адреса местонахождения организации эти изменения должны быть зафиксированы в учредительной документации. В обязательном порядке они должны быть зарегистрированы в госучреждениях. Внесенные корректировки становятся юридически значимыми только после их государственной регистрации.

Уведомление должно быть направлено банковскому учреждению, обслуживающему предприятие, а также партнерам, с которыми взаимодействует компания. Помимо этого изменения следует отразить в заключенных контрактах и трудовых книжках работников. В договорах с контрагентами обычно бывает прописано, как и в какой срок следует отправлять извещение о произошедших переменах.

С образцом уведомления контрагентов о смене юридического адреса можно ознакомиться в интернете на различных ресурсах.

Перерегистрация ООО в другой регион

Согласно вступившему в силу в конце 2015 года Федеральному закону № 67, юридический и фактический адреса компании были разграничены. Это значит, что при регистрации юр. адреса со сменой налоговой в другом регионе РФ (не соответствующем первоначальному) потребуется выполнить следующие действия:

1. подать заявление о намерении переезда в другой регион в свою нынешнюю налоговую;
2. по истечении 20 дней подать установленный законом пакет документов в налоговую по новому месту нахождения;
3. дождаться решения регистратора о снятии ООО с учета в старой ФСН и внесении в реестр в новом регионе;
4. сняться с учета во всех фондах по предыдущему месту «прописки» компании и стать на учет в этих же фондах по новому адресу.

Изменение юридического адреса в 2020 году

Гражданский кодекс РФ не дает точного понятия юридического адреса, но определяет, что регистрация организации осуществляется по месту нахождения его постоянно действующего исполнительного органа.

Этим исполнительным органом является руководитель ООО, поэтому юридическим адресом признается тот адрес, где находится директор: офис или его домашний адрес (в случае, если общество зарегистрировано по прописке директора).

Закон от 05.05.2014 N 99-ФЗ разделил понятия «место нахождения юридического лица» и «адрес юридического лица»:

• место нахождения – это наименование населенного пункта;
• адрес юридического лица – это полный адрес ООО, указанный в ЕГРЮЛ.

В едином государственном реестре юридических лиц должен быть указан адрес юридического лица в пределах места нахождения юридического лица (п. 3 ст. 54 ГК РФ).

Знать о разнице между этими понятиями необходимо, т.к. смена адреса ООО в пределах одного населенного пункта и смена места нахождения оформляется по-разному.

Какую форму заполнять при смене юридического адреса? В уставе можно указать только населенный пункт (например, г. Казань), поэтому если вы переезжаете в пределах одного населенного пункта, то изменения в устав не вносят.

Когда возникает необходимость поменять юридический адрес компании?

Юридический адрес ООО – местоположение организации, прописанное в ЕГРЮЛ. Он может быть арендуемым офисом, домом или квартирой учредителя. В некоторых случаях его приходится менять – как фигурально на бумаге, так и фактически. Например:

• Истекает срок аренды помещения, а вы не хотите продлевать или этого не планирует собственник.
• Фирма открывает свой головной офис в другом регионе, со своими производственными или коммерческими мощностями перебирается на новое место.
• Вы нашли более прибыльное, удобное место – ближе для сотрудников или с большей проходимостью клиентов.
• Адрес, где вы находились, признали массовым.
• В регистрационных документах указаны неверные данные и приходится вносить коррективы.
• Возникли недопонимания с налоговой, к которой вы были прикреплены.
• Постоянной возникают проблемы с получением корреспонденции и исправить что-либо не удается.

Какие риски несет компания, на которой проводится регистрация смены юридического адреса

Перечень последствий того, что у компании не будут совпадать фактический и юридический адреса, достаточно широк. Компания понесет следующие риски:

Последствие несовпадения фактического и юридического адресов	Подробности
Персональная ответственность директора	К директору предприятия могут быть применены персональные санкции в том случае, если в регистрирующий орган будут переданы ложные сведения об организации.
Дисквалификация директора	Если информация о месте расположения организации, переданная в регистрирующий орган, была заведомо недостоверной. Также если обнаружено повторное нарушение, касающееся регистрации юридического адреса, по которому предприятие на самом деле не находится.
Проблемы с банковским учреждением	Если юридическое лицо открывает в банке расчетный счет, банковское учреждение обязуется провести проверку предоставленных компанией сведений, в т.ч. информации о расположении фирмы. Как и практически в любом договоре, клиент должен расписаться после слов «Обязуюсь предоставить достоверную информацию о себе». Если банк обнаружит, что организация располагается не по указанному юридическому адресу, будет подано исковое заявление с просьбой расторгнуть договор с компанией. Поскольку клиент нарушил условие договора (представил ложную информацию), суд удовлетворит требование банка.
Отказ в открытии расчетного счета в банке	Скорее всего, банк, обнаруживший несовпадение юридического и фактического адреса, откажет в открытии расчетного счета организации. Если же счет все же будет открыт, за фискальными операциями будет осуществляться пристальный контроль. Информация о расчетах может быть направлена в Федеральную службу по финансовому мониторингу.
Штрафы за нарушение порядка применения кассы	Касса должна использоваться именно по юридическому адресу компании, а не по фактическому, отличному от первого. В противном случае ее придется регистрировать повторно.
Штраф за осуществление деятельности без постановки на учет в ФНС	Если фирма ведет хозяйственную деятельность не по тому адресу, который числится в качестве юридического, налоговые органы могут расценить это как работу обособленного подразделения (в случае наличия такового компания должна вставать на налоговый учет по месту расположения подразделения).
Принудительная ликвидация компании	Если на адрес (по которому фирма фактически не располагается) придет уведомление о необходимости подтверждения правдивости сведений, а компания не откликнется на уведомление в течение месяца, сотрудники ФНС сделают отметку в ЕГРЮЛ о том, что информация о фирме неправдивая. Итогом станет отказ новых контрагентов от сотрудничества. А если не исправить ложные сведения в реестре ФНС в течение 180 дней, компания принудительно ликвидируется.
Неполучение важной корреспонденции	Важные письма от государственных органов и контрагентов высылаются на юридический адрес фирмы. А поскольку ее там нет, уведомления могут остаться незамеченными.

Похожие записи:

• Что нужно для прохождения техосмотра в 2022 году
• Индексация пенсий в 2023 году: таблица и график социальных выплат пенсионерам
• Челябинская область расширит поддержку семей при рождении второго ребенка