Кто подписывает справку 2-НДФЛ
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Кто подписывает справку 2-НДФЛ». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Ситуация осложняется в случае, когда в компании работает большое количество человек. Это может быть и 500, и 5000 сотрудников. Кто подписывает справку 2-НДФЛ? Снова руководитель. Но в таком большом объеме сделать это невозможно физически. В этом случае директор предприятия должен выбрать уполномоченного представителя для подписания справок. И это может быть сразу несколько человек. Тот, кто подписывает 2-НДФЛ, должен иметь соответствующую доверенность. Кроме того, следует оформить специальный приказ руководителя, где перечисляются все уполномоченные лица. В самой справке необходимо делать отметку, что подпись ставит не сам налоговый агент, а уполномоченный представитель, а также указать реквизиты соответствующей доверенности и приказа.
Оформление доверенности
***
Справка 2-НДФЛ — это документ, относящийся к отчетности, а значит, к его оформлению нужно подходить очень тщательно. Если при подписании или указании данных будет допущена ошибка, то проблемы возникнут не только при проверке справки налоговыми инспекторами, но и с сотрудниками, которым был выдан документ. Внимательность — главный помощник бухгалтера при подготовке таких справок.
Ответственность за недостоверность данных при заполнении 2 НДФЛ
Исполнитель, являющийся налоговым агентом и тот, кто подписывает справку 2 НДФЛ, должен четко понимать всю ответственность за искажение данных при заполнении документа. В организациях часто бывают ситуации, когда работники просят увеличить сумму дохода в справке, чтобы подтвердить свою платежеспособность в банковском учреждении. Такое нарушение может быть инкриминировано, как факт мошенничества.
Хотя со стороны суда доказать правонарушение в преднамеренном умысле завышения дохода сложно, данные обязательно будут переданы в налоговую инспекцию.
А вот ИФНС на основании Налогового кодекса уже в обязательном порядке проводит добавочное начисление НДФЛ и накладывает соответствующие штрафные санкции на ответственных лиц.
Кто обязательно должен подписывать справку 2-НДФЛ
Справка 2-НДФЛ относится к перечню самых важных документов — служит основным отчётом для налоговой службы и является необходимой при получении кредита от банковского учреждения.
Справка 2-НДФЛ обязывает работодателя предоставлять данные о заработной плате работников в соответствии со ст.24 НК РФ.
В текущем году в налоговом и бухгалтерском учёте произошло множество изменений, одним из них стала смена бланка по справке 2-НДФЛ.
Также на основании приказа МВ-7-11/820 Федеральной налоговой службы было введено четыре новых кодовых значения на доход и одно на вычет.
Произошли нововведения, связанные со сдачей отчётности, которую теперь придётся предоставлять в 2 этапа по удержанному и неудержанному налогу.
За несвоевременную сдачу или предоставление недостоверной информации Налоговый Кодекс предусматривает применение штрафов как на организацию, так и на должностное лицо.
Как подписывать справку о доходах
Еще одна группа вопросов связана с правилами подписания справки о доходах, которая выдается по запросам работников. Как мы уже упоминали, порядок заполнения такой справки не утвержден. Но ее форма предусматривает проставление подписи и указание ФИО налогового агента. В связи с этим на практике возникают вопросы о том, кто конкретно от имени налогового агента может подписать такую справку? Обязательно ли это должен быть руководитель организации? Может ли другое лицо по доверенности подписать справку о доходах работника? Если может, то нужно ли указывать в справке реквизиты доверенности, при том, соответствующих полей в форме нет? Давайте разбираться.
Согласно пункту 1 статьи 226 НК РФ, налоговыми агентами признаются российские организации, индивидуальные предприниматели, нотариусы, занимающиеся частной практикой, адвокаты, учредившие адвокатские кабинеты, а также обособленные подразделения иностранных организаций в Российской Федерации.
Фамилия, имя и отчество, согласно пункту 1 статьи 19 ГК РФ, могут быть только у физических лиц (граждан). Юридические лица имеют наименование (п. 1 ст. 54 ГК РФ).
Таким образом, очевидно, что справку о доходах всегда подписывает физическое лицо. Исходя из положений статьи 226 НК РФ, это может быть либо физическое лицо, являющееся налоговым агентом (предприниматель, нотариус, адвокат), либо физическое лицо, являющееся представителем налогового агента-организации. Также справку может подписать физическое лицо, которое представляет интересы налогового агента-предпринимателя, нотариуса, адвоката.
На основании положений пунктов 1 и 4 статьи 26 НК РФ у налогового агента-организации могут быть законные и уполномоченные представители. Первые представляют организацию на основании закона или учредительных документов (п. 1 ст. 27 НК РФ), а вторые — на основании доверенности (п. 3 ст. 29 НК РФ).
С учетом изложенного, подписать справку о доходах для работника от имени организации — налогового агента может либо ее руководитель, либо иное лицо, уполномоченное на то соответствующей доверенностью. При этом реквизиты доверенности в справке не указываются. Прикладывать к справке о доходах копию доверенности не нужно, так как законодательство не содержит такого требования.
В публикации рассматривается понятие и сущность справок 2 ндфл, порядок их составления, сроки представления в налоговые органы, а также их назначение. Кроме того, разбирается вопрос относительно того, кто подписывает 2 ндфл.
Зачем нужна справка 2 НДФЛ физическому лицу
В большинстве случаев за данной справкой обращаются физические лица, которым необходимо ее предоставить в кредитную организацию для подтверждения платежеспособности заемщика. Информация, которая содержится в справке 2 НДФЛ, помогает банковским сотрудникам принять правильное решение по отношению к потенциальному клиенту. Справка 2 НДФЛ для физических лиц так же может быть запрошена в следующих случаях:
- При оформлении налогового вычета от государства. При оформлении налогового вычета у некоторых категорий граждан могут запросить данную справку, например, у одного из родителей ученика, который обучается в высшем учебном заведении на платной основе;
- В случаях, когда физическое лицо принимает участие в судебных разбирательствах, спорах так же может потребоваться справка о доходах физического лица;
- Справка 2 НДФЛ так же необходима при оформлении пенсии по старости, а так же при опекунстве или усыновлении ребенка для подтверждения своего статуса;
- При увольнении, необходимо взять данную справку, так как при устройстве на новую работу работодателю будут необходимы данные, которые содержаться в справке 2 НДФЛ.;
- При оформлении заграничной визы, некоторые консульства запрашивают данную справку. Но в большинстве случаях им достаточно просто выписки по счету зарплатной карты и справки с места работы;
- При оформлении физическим лицом статуса безработного в центре занятости. От сведений, которые отражены в справке 2 НДФЛ зависит размер пособия по безработице. И справка должна быть предоставлена за последние полгода с последнего места работы.
Часто задаваемые вопросы
Вопрос №1 Что представляет собой справка 2-НДФЛ?
Ответ: Справка 2 НДФЛ – это документ установленной формы, который содержит сведения об полученных доходах физическим лицом выраженных в денежной форме, а так же в ней отражаются все уплаченные налоги из полученного дохода.
Вопрос №2 Куда может предоставляться справка 2-НДФЛ?
Ответ: В большинстве случаях справка 2-НДФЛ предоставляется в кредитное учреждение при оформлении кредита, так как сотрудника банка сразу видят по справке о платежеспособности потенциального клиента. Так справка необходима при увольнении, для нового работодателя, при оформлении пенсии по старости, при оформлении пособия по безработице в центре занятости, при участии физическим лицом в судебных разбирательствах, спорах, при оформлении налогового вычета в ФНС и т.п.
Вопрос №3 Где физическое лицо может получить справку 2-НДФЛ?
Ответ: Для получения справки 2-НДФЛ физическое лицо должно обратиться в бухгалтерию предприятия, на котором он официально трудоустроен. Для получения справки в трехдневный срок необходимо написать заявление, и только на основании данного заявления будет выдана справка.
Вопрос №4 Всем известно, что на предприятии справки 2-НДФЛ подписывает руководитель предприятия, но если его нет на месте, а справку необходимо подписать и выдать сотруднику, кто имеет право ее подписывать еще?
Ответ: Если руководителя нет на месте или он находиться в командировке, тогда правом подписи на справке 2-НДФЛ имеет тот человек, кто по приказу будет наделен, а так же необходимо будет оформить ему соответствующую доверенность. И вот только тогда справку 2-НДФЛ сможет подписывать доверенное лицо, и в обязательном порядке в соответствующей строке справки необходимо будет проставить реквизиты доверенности.
Кто может подписывать справку 2-НДФЛ
Вправе визировать 2-НДФЛ такие лица:
| Налоговый агент — организация | Налоговый агент — ИП |
| Руководитель (или иное лицо, указанное в учредительных документах) — код 1 | ИП — код 1 |
| Руководитель организации или ИП, оказывающие услуги по передаче отчетности по доверенности — код 2 | |
| Работник, не являющийся руководителем, по доверенности — код 2 | Работник по доверенности — код 2 |
Подписать справку, выдаваемую руководителю или ИП, вправе те же лица, включая самих руководителя и ИП.
На сегодняшний день сложилось уже достаточно много судебной практики по вопросу доначисления налогов в связи с выплатой заработной платы «в конвертах». Но, справедливости ради, нужно уточнить, что решения судей распределяются как в пользу ИФНС, так и в пользу налогоплательщиков-организаций.
Не всегда суды принимают свидетельские показания в виде доказательств вины работодателя при рассмотрении подобных дел, пример – Апелляционное определение Тульского областного суда от 9 августа 2012 года по делу № 33-2174.
Арбитры будут оценивать доказательства. И таким доказательством может стать та самая справка для банка. Даже если компания не использует печать в своей работе, подписи работодателя, соглашающегося завизировать документ с указанной суммой заработка сотрудника, может быть достаточно для судей.
В том случае, если будет доказан тот факт, что заработная плата фактически составила, допустим, 1000 рублей, а не 100, как заявлял работодатель в отчетных документах, с суммы разницы будет произведено доначисление страховых взносов, удержание НДФЛ и наложение штрафных санкций.
Обратите внимание
Проанализировав несколько форм таких справок, можно однозначно сделать вывод, что одними из обязательных полей в документе являются сумма дохода за минусом НДФЛ и данные о стаже работника. В большинстве случаев бланк, предоставляемый кредитным учреждением, не содержит информации о регистрационных данных организации.
Но это только если размер недоимки не будут приравнен к крупному или особо крупному, ведь в этом случае ответственность предусмотрена уже по статье 199 Уголовного кодекса.
В заключение хочу оговорить отдельно факт наличия у сотрудника, что называется, «на руках» справки по форме банка. Можно предположить, что если документ выдан, то он должен храниться в самой кредитной структуре. Так-то оно так. Однако современные реалии диктуют свои правила.
Большинство банков сегодня принимают к рассмотрению документы в электронном виде: это делает отправку анкет, справок, копий трудовых книжек удобной всем сторонам возможной сделки. Оригиналы документов банкиры запрашивают у заемщика только в случае одобрения кредитной заявки. Также нужно помнить, что такие документы имеют «срок годности». Таким образом, если выслать в банк пакет документов и прождать ответа в течение нескольких недель, справка может потерять свою актуальность. Возможен также вариант, когда заемщик передумает оформлять займ. А значит, вероятность того, что справка по форме банка, подписанная директором компании, может случайно сохраниться у работника, есть, и эта вероятность довольно высокая. А уж дальше… О том, что может быть дальше, мы рассказали выше.
Кем обычно подписывается справка 2-НДФЛ?
Каждое предприятие выдает сотрудникам, а также ежегодно представляет в ИФНС справки по форме 2-НДФЛ.
ВАЖНО! С 2021 года срок подачи справок в налоговую сокращен. Теперь это 1 марта вместо 1 апреля (за 2021 год — 02.03.2020, т. к. 1 марта выходной). Кроме этого, сдавать справки на бумаге можно только на 10 человек и меньше.
Справок может быть одна, а может быть тысяча, 10 тысяч и более. На кого должна быть возложена обязанность или право их подписывать? На руководителя всего предприятия или подразделения или на главного бухгалтера?
У руководителей высшего звена нет физической возможности подписывать оперативно все исходящие и входящие документы. А если кабинет руководителя или главбуха располагается не в соседнем помещении, а в соседнем городе? Кто подписывает справки 2-НДФЛ в таком случае? Так что же делать — не выдавать справки или выдавать их с задержкой? И то, и другое недопустимо. Сроки представления документов в ИФНС определены законодательно, и за их нарушение предусмотрена ответственность.
О мерах ответственности за непредоставление справок 2-НДФЛ в ИФНС см. материал «Какова ответственность за непредставление 2-НДФЛ?».
Понятие и сущность 2 ндфл
Справка 2 ндфл — это официальный документ, составляемый работодателем и свидетельствующий о сумме полученного дохода его персонала. Кроме того, она содержит информацию о начисленном и уплаченном за работника налоге, о неудержанном налоге, а также о вычетах и их размерах.
По сути, справка является бумагой, по которой можно узнать доходы человека. Также в ней содержатся и другие немаловажные сведения.
Справка 2 ндфл заполняется отдельно на каждого члена штата организации
Она состоит из нескольких разделов:
- Заголовок. В нем указывается: за какой год она составлена и в какую инспекцию представляется (пишется четырехзначный код инспекции, где первые две цифры — код региона, следующие две — код самого отделения). Также если это не первичный документ, а корректировка, указывается номер данного уточнения.
- Основные сведения. В данном разделе отражается основная информация о сотруднике:
- фамилия, имя, отчество;
- ИНН;
- серия и номер паспорта;
- адрес регистрации (индекс, регион, город, улица, дом, квартира ит.д.).
Должность, занимаемая сотрудником, в таких справках не указывается.
- Сведения о доходе по месяцам. Указывается не только оклад, но и премии, отпускные, материальная помощь и другие выплаты. Заработная плата указывается без вычета налога.
- Вычеты. В данном разделе указываются все вычеты, предоставляемые сотруднику (стандартные, социальные, имущественные). При предоставлении последних двух указывается также документ — основание для данного вычета (номер и дата уведомления, выданного налоговым ведомством).
- Расчеты. Указывается общая сумма дохода. Затем путем вычитания из нее суммы вычетов рассчитывается облагаемая сумма налога. Затем указывается, была ли данная сумма удержана (строка удержанный или неудержанный налог).
- Итоговая часть. Ставится подпись и дата заполнения. На более ранних версиях шаблона до 2021 года в конце также ставился штамп, свидетельствующий о действительности и достоверности представленных сведений.
Образец заполнения справки 2 ндфл за 2021 год
Заполняется данный документ отделом бухгалтерии.
Для отчета в инспекцию используется электронная форма отчета, а для выдачи на руки сотрудника — печатная.
Важно! Поскольку с 2021 года действует новый шаблон, и, соответственно, новые правила оформления, то единственным доказательством ее подлинности и действительности является подпись ответственного лица. До 2021 года на данном документе также проставлялась печать.
Но в связи с тем, что некоторым юридическим фирмам (ООО и АО) разрешили заниматься деятельностью без собственной печати, то штамп ставится только на определенной документации. Также в приказе, утвержденном новую форму, ничего не говорится о штампе, а бланк не содержит место для печати (М.П.). Поэтому даже если у фирмы имеется печать, ставить ее не обязательно. Однако постановка оттиска не является ошибкой и не приводит к применению мер налоговой ответственности и наказания.
Работодатель представляет данный отчет по месту регистрации фирмы или месту регистрации ее отдельных подразделений.
Сотруднику выдается один экземпляр на руки, но по письменному заявлению может быть выдано более одного.
Как правило, такие эта форма может понадобиться:
- для присвоения статуса малоимущего гражданина;
- для начисления субсидий;
- для предоставления иных льгот;
- для получения займа (ипотеки, рассрочки, кредита);
- для заполнения 3ндфл (чтобы получить вычет);
- для представления в другие организации.
Таким образом, справка 2 ндфл, составляемая работодателем, является важным документом, как для самой организации, так и для ее сотрудников.
Изначально, согласно официальным разъяснениям по правильному заполнению такого важного документа, ставить подпись на 2-НДФЛ для сдачи в ИФНС был полномочен только сам налоговый агент. В большинстве случаев это руководитель компании, а также непосредственно сам индивидуальный предприниматель.
Но практика вносит свои коррективы. Так, общие правила уточняют, что справку теперь могут визировать и уполномоченные на подобные действия лица организации (ИП) на основании заранее составленной доверенности, которую может выдать руководитель компании или коммерсант.
Лицо, которое визирует справку 2-НДФЛ, обязано обозначить:
- занимаемую должность;
- фамилию и свои инициалы.
Дело в том, что этот документ законодательно отнесён не к категории бухгалтерских официальных справок, а к налоговым документам. Поэтому совсем необязательно подписывать его именно руководителю, как об этом уже выше сказано.
Справка 2-НДФЛ — это унифицированный документ, относящийся к отчетности. Его формат утвержден приказом ФНС России от 02.10.2018 № ММВ-7-11/566@.
Помните: тот, кто подписывает справки о доходах, должен иметь на это право. На практике встречаются случаи, когда на выданной справке сотруднику подпись ставит руководитель отдела. Так делать нельзя, так как законодательством Российской Федерации четко определено, кто подписывает 2-НДФЛ для сотрудников. Сама справка относится к группе налоговых, а не бухгалтерских документов. Это значит, что на ней должна стоять подпись налогового агента. У работодателя таким представителем является руководитель организации. Именно он должен поставить свою подпись на готовой справке.
Отметим, что на справке не требуется ставить печать. Хотя раньше такая необходимость была закреплена законодательно. Теперь на документе нет даже места для постановки печати. Об этом многие организации забывают и штампуют справки по привычке. Такой подход допустим, так как наличие оттиска печати на документе нарушением не является.
Если имеется задержка по выплате зарплаты
В связи с тем, что в соответствии с п. 4 ст. 226 НК РФ начисленный НДФЛ не может быть удержан до момента выплаты сотруднику зарплаты, имеются особые сложности с внесением в справку 2-НДФЛ данных, относящихся к начисленному, но еще не выплаченному доходу.
По мнению налоговиков, озвученному в письме ФНС от 07.10.2013 № БС-4-11/17931@, если доходы за прошлый налоговый период на момент составления справки (по запросу или в ограниченный срок — до 1 апреля) еще не выплачены, то их, а также удержание налогов из них в 2-НДФЛ, отражать не следует. Правда, согласно букве закона датой фактического получения дохода в виде зарплаты является последний день месяца, за который этот доход был начислен (п. 2 ст. 223 НК РФ).
Документ с данными о доходах, выдаваемый на руки сотруднику или предоставляемый в запрашивающий орган, должен быть подписан. Такая информация содержится как в рекомендациях по внесению информации в справку 2-НДФЛ, утвержденных приказом ФНС РФ от 17.11.2010 № ММВ-7-3/ и действовавших для ее формы, применявшейся за 2010–2014 годы, так и в рекомендациях по заполнению справки 2-НДФЛ, утвержденной приказом ФНС России от 30.10.2015 № ММВ-7-11/, для применения по сведениям о доходах 2015 года.
Для справки формы 2010–2014 годов рекомендовалось указывать должность, фамилию и инициалы лица, подписавшего от имени налогового агента этот документ. Для справки формы 2015 года предусмотрены 2 варианта подписи: налогового агента (т. е. его руководителя, который может действовать без доверенности) и его уполномоченного представителя, для которого должны указываться реквизиты документа, предоставившего ему право подписи. Обе подписи следует полностью расшифровать.
В 2018 году справку 2-НДФЛ могут подписывать уполномоченные руководителем организации или ИП лица по заранее составленной доверенности. Лицо, которое ставит свою подпись в справке, должно указывать не только свою фамилию (инициалы), но и занимаемую должность.
В связи с тем, что справка 2-НДФЛ – это налоговый, а не бухгалтерский документ, его может подписывать не только руководитель, но и уполномоченное им лицо (при наличии оформленной доверенности). Реквизиты доверенности, на основании которой уполномоченное лицо имеет право подписи справки, нужно указать в конце формы 2-НДФЛ.
Доверенность имеет юридическую силу, когда она подписана руководителем организации или уполномоченным лицом (в соответствии с законодательством/ уставом фирмы). Если в доверенности не обозначен какой-либо конкретный срок действия подписи, то ее, как правило, применяют на протяжении одного года для визирования справки 2-НДФЛ.
Порядок заполнения 2-НДФЛ за 2022 год
Приказом ФНС России №ЕД-7-11/753@ ввели два варианта справки о доходах:
- как приложение №1 к отчёту 6-НДФЛ. Сдаётся в ИФНС по итогам года в составе 6-НДФЛ. Отдельно не используется;
- как отдельная форма КНД 170518. В Приказе ФНС идёт Приложением №4. Именно её нужно выдавать работникам.
Кто подписывает 2 НДФЛ в отсутствии налогового агента
При уходе налогового агента в отпуск или при его отсутствии по больничному листу, право подписи возлагается на временно допущенное лицо, опять же утвержденное приказом руководителя. Этот момент должен быть четко прописан в учетной политике компании.
Временно замещающий налоговый агент также делает расшифровку подписи и указывает занимаемую должность. Дополнительно необходимо указать номер и дату приказа о закреплении за сотрудником временного права подписи налогового агента.
В случае реорганизации предприятия, при его закрытии или ликвидации во время отсутствия налогового агента правом подписи обладает только руководитель организации или ее учредитель. То есть лицо, имеющее законные полномочия подписывать все документы, связанные с деятельностью предприятия.