Как правильно заполнить путевой лист грузового автомобиля

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как правильно заполнить путевой лист грузового автомобиля». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Поскольку это документ, у него есть свои правила. То, сколько действует путевой лист и когда он заполняется, зависит от особенностей рейсов. Если рейс или рейсы укладываются в рамки одного дня, то путевой лист заполняется перед первым выездом и действует как раз в течение этого самого дня. Но есть и другие ситуации, когда поездка слишком долгая, поэтому захватывает более длительный период. В таком случае путевой лист оформляется тоже до первого выезда, но действует уже дольше — столько календарных дней, сколько вмещается в долгую смену.

Срок действия путевого листа в 2022 году

Срок действия и время оформления путевого листа зависит от продолжительности и количества рейсов.

Продолжительность рейса	Когда оформлять	Срок действия
В день делается один или несколько рейсов в течение смены	До старта первого рейса	В течение дня
Рейс продолжается больше одной смены	До начала рейса	На срок рейса или на число календарных дней, на которые приходится смена

Журнал учета путевых листов в 2022 году

ИП и компании могут в 2022 году сами разработать форму журнала учета путевых листов. Ее надо закрепить в учетной политике. Оформляют документ на срок не более года, но при необходимости его можно сократить до 1 месяца.

Журнал регистрации путевых листов состоит из двух частей:

1. Лист, на котором указывают название организации, код по ОКПО и период, в течение которого будет вестись журнал.

2. Таблица, в которой указывают:

   • номер путевого листа и дату его выдачи,
   • данные водителя и его табельный номер,
   • гаражный номер автомобиля;
   • подписи лиц, ответственных за ведение журнала: водителя, диспетчера и бухгалтера.

Какие есть виды путевых листов для грузового транспорта?

Законом не установлена обязательная для применения форма ПЛ. Согласно статье 9 Закона о бухучете от 06.12.2011 № 402-ФЗ, организации должны самостоятельно разработать для себя форму ПЛ.

Многие компании берут за основу унифицированные формы заполнения ПЛ. Постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78 утверждены два вида унифицированных путевых листов:

• по форме № 4-С (сдельная);
• по форме № 4-П (повременная).

Как хранить путевой лист?

Помимо правил заполнения путевых листов существуют и правила хранения. Их регламентирует все тот же приказ №368, п.17-18 Порядка. Заполненные путевые листы нужно зарегистрировать в специальном журнале, предназначенном для этих целей. Вести его можно как в бумажном, так и в электронном формате.

Если журнал регистрации заполняется на бумаге, его листы нужно пронумеровать и прошить. Если в электронном – информацию необходимо заверять усиленной квалифицированной электронной подписью (КЭП). Также нужно обеспечить возможность распечатать данные электронного журнала в случае необходимости.

Как составить путевой лист на месяц

В соответствии с п. 10 приказа Минтранса № 152 российские фирмы могут составлять путевые листы на срок от 1 дня до 1 месяца.

Однако бланки, утвержденные постановлением № 78, изначально рассчитаны на однократное использование в течение 1 рабочей смены. Исключением можно назвать формы № 3 и № 6 — их Госкомстат допускает оформлять и на более длительный срок. Но их структура также не оптимальна для указания месячного срока действия соответствующего листа.

Госкомстат России утвердил перечень из 7 бланков путевых листов, адаптированных для легковых, грузовых машин, автобусов и т.д. Эти документы значительно различаются по способам компоновки данных, но всех их объединяет:

• обязательное указание даты рабочей смены водителя — в верхней части формы;
• обязательное указание времени выезда водителя на задание и возврата в гараж — в часах и минутах.

Для заполнения месячного листа, таким образом, можно:

• указывать в бланке только месяц и год, не фиксируя дату;
• отредактировать бланк Госкомстата, сделав новые ячейки — в них будут указываться конкретные дни, в которые водитель выходит на работу.

Еще раз обращаем ваше внимание: очень важно, чтобы в бланке обязательно фиксировались минуты выезда водителя из гаража и возврата в него: данное требование содержится в подп. 4 п. 5 приказа Минтранса РФ № 152.

Штрафы за отсутствие путевого листа

Проверить наличие и соблюдение требований к оформлению путевых листов могут сотрудники трудовой инспекции, ИФНС, ГИБДД и Транснадзора.

Размер штрафов:

• за отсутствие путевого листа: на водителя — 500 ₽, на его руководство — 20 000 ₽, организации или ИП — 100 000 ₽;
• за утрату документа, отражённого в отчетности: 10 000 ₽ от ФНС;
• за отсутствие отметки о медосмотре или техосмотре: на водителя — 3000 ₽, на ИП — 5000 ₽, на ООО — 30 000 ₽ за каждое нарушение;
• за ошибки в оформлении, не позволяющие принять документ к учёту: 20% от недоплаченной суммы налога. Этот штраф выписывает ФНС налогоплательщику, если он отразил в отчётности документ, который не соответствует требованиям законодательства. Подтвердить расход топлива такой лист не может, он изымается из отчётности, производится перерасчёт налога, взыскивается недоимка и выписывается штраф.

Форма и порядок заполнения путевого листа

Обязательного для всех бланка путевого листа по-прежнему нет. Вы можете разработать его самостоятельно или доработать и использовать унифицированные формы, которые утверждены Постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 № 78. Доработка включает добавление всех обязательных реквизитов и исключение ненужных граф. Мы составляли подборку форм путевых листов для каждого вида транспорта.

Бланк, который будете применять, закрепите в учётной политике. Перед этим проверьте, чтобы путевой лист соответствовал всем требованиям к первичным документам (ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ), а не только к обязательным реквизитам листа. Если у вас уже есть утверждённая форма путевого листа, не забудьте доработать её под новые требования.

Мы подготовили несколько образцов путевых листов, оформленных по новым правилам.

Заполнение отрывного корешка

Каждый путевой лист имеет отрывной корешок, содержащий талон первого и второго заказчиков, которые передаются организации – грузоотправителю.

При заполнении требуется руководствоваться следующими правилами:

1. В верхней части каждого талона указываются реквизиты путевого листа, являющегося основанием для выполнения перевозки.
2. Указываются параметры выполненной работы:

• время, потраченное на выполнение заказа
• количество рейсов
• общий пробег транспорта
• тариф, в соответствии с которым начисляется заработная плата и так далее

1. После заполнения каждый талон подписывается таксировщиком (при наличии) и начальником эксплуатационного отдела.

Путевой лист в отношении грузовика (далее также – ПЛ) – это первичный учетный документ, который используется наряду с товарно-транспортной накладной и при перевозке материальных ценностей отражает следующие показатели:

• срок работы подвижного состава;
• конкретные время и дата выезда ТС из гаража;
• пробег за рабочий день (смену);
• расход горючего;
• время прибытия, убытия водителя из пункта назначения;
• параметры выполнения задания – срок погрузки, разгрузки в конкретном пункте, количество отгруженного или погруженного груза, адрес точки, наименование заказчика и др.

.

Путевой лист предназначается для:

• начисления заработной платы водителю;
• осуществления расчетов за транспортировку товарно-материальных ценностей;
• учета горючего в материальные расходы и др.

Особенности и назначение путевой документации

Путевая документация (листы) — документы, посредством которых совершают учет и контроль функционирования автомобилей и водителей (определение отвечает указанному значению в Федеральном законе от 08.11.2007 г). Данные листы заполняются на каждую отдельную единицу машину, выполняющую транспортировку. При отсутствии такой бумаги совершение перевозок запрещается на сновании ст. 6 УАТиГНЭТ.

Водители, планирующие выполнить перевозку, должны перед приемом продукции предъявить путевый лист и документацию, удостоверяющую личность на основании ст. 10 УАТиГНЭТ.

Что касается первой бумаги, в ней должны содержаться следующие сведения:

• о времени прибытия транспортного средства. В судебной практике перевозчиками могут быть предоставлены доводы, подтверждающие факт о прибытие для произведения погрузки, в виде актов, системных показаний GPS/ГЛОНАСС и т.д. Несмотря на это, грузоотправителями и грузополучателями должны совершаться отметки в путевых листах о времени, когда была произведена подача автомобиля к погрузочному и/или выгрузочному пункту, и когда был совершен выезд из них. На основании сведений, содержащихся в данном документе, и реальным фактам, перевозчик может взыскать с получателей штрафы за задержки транспорта. Последние, в свою очередь, смогут предъявить доказать безответственность перевозчика при наличие таковой;
• о прохождении водителем предрейсового и послерейсового медицинского осмотра;
• о пройденном предрейсовом контроле транспортным средством, подразумевающего оценку технического

Какие сведения о транспортном средстве отразить в путевом листе

О транспортном средстве внесите следующую информацию (п. 4 Обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов):

• тип, марку и модель транспортного средства, а если оно используется с прицепом (полуприцепом) — также марку и модель прицепа (полуприцепа);

• государственный регистрационный номер транспортного средства, а если оно используется с прицепом (полуприцепом) — его регистрационный номер, и (или) инвентарный номер (для троллейбусов и трамваев);

• показания одометра (полные километры пробега) при выезде с парковки, предназначенной для стоянки транспортного средства по возвращении из рейса и окончании смены (рабочего дня) водителя, а также при его заезде на парковку по окончании смены (рабочего дня);

• дату (число, месяц, год) и время (часы, минуты) проведения предрейсового или предсменного контроля технического состояния транспортного средства (если обязательность его проведения предусмотрена законодательством РФ);

• дату (число, месяц, год) и время (часы, минуты) выпуска транспортного средства на линию и его возвращения.

В путевке должна находиться информация от механика или мастера о проверке техники. Специалист, владеющий аттестацией в транспортной инспекции, перед рейсом обязан осмотреть средство передвижения на предмет поломок и неисправностей. Как может оформляться отметка:

• «Техническое средство исправно. Выезд разрешен»;
• «Автомобиль прошел осмотр технического состояния перед рейсом».

Вид отметки, которая должна присутствовать, определяется компанией. Можно поставить штамп. Главное, чтобы она содержала ФИО механика, проводившего осмотр, его роспись, время и число проверки.

Важно! Информация, написанная медиком и мастером, имеет законную силу в течение всей поездки водителя.

При заполнении путевки необходимо соблюдать простые правила:

• документ выписывают только для одного транспортного средства;
• действие путевого листа ограничено указанными в нем датами, по истечении срока он недействителен;
• выписывать несколько путевок на один транспорт допустимо, если на одной технике ездят два и более сотрудника в разные смены;
• если предприниматель сам не управляет средством, то потребуется издать приказ, в котором указано уполномоченное на снятие показания одометра лицо;
• бизнесмен должен оформить журнал и отмечать в нем выданные путевки.

Необходимость оформления путевого листа при использовании автомобилей в коммерческих целях, регламентирована Приказом Министерства транспорта РФ № 152 от 18.09.2008 г. Указанный нормативный документ закрепляет обязанность использования листа и правила его заполнения.

ИП, при осуществлении грузовых перевозок, может использовать форму ПГ-1, которая как раз ориентирована на тех предпринимателей, которые не используют наемный труд. Допускается разработка собственного бланка, главное, наличие в нем утвержденных Приказом Минтранса реквизитов.

Особенности путевого листа:

• в документе обязательно проставляются штампы о медосмотре водителя перед отправкой в рейс и техническом обслуживании авто;
• если производится транспортировка товара, то к листу прикладывается накладная на груз;
• составляться путевой документ может бухгалтерий, диспетчером или непосредственно самим предпринимателем;
• выписанный лист подлежит фиксации в книге учета и заверяется ИП;
• путевой лист содержит информацию о времени в пути транспортного средства, периодах простоя, случившихся ДТП, остановках технического плана.

Путевой лист в первую очередь необходим для ведения бухгалтерии и сотрудников налоговых служб, так как именно он позволяет уменьшить размер уплачиваемых налогов.

Путевой лист грузового автомобиля индивидуального предпринимателя помогает соблюдать правила дорожного движения, так как в него вносятся сведения о медицинских осмотрах и показатели технического плана авто.

Путевой лист: особенности для грузового автомобиля ИП

Индивидуальные предприниматели — владельцы грузовиков, используемых в их предпринимательской деятельности, обязаны заполнять путевые листы для каждой автомашины.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! С 01.03.2019 путевой лист оформляют строго на смену или на рейс, в зависимости от того, что длительнее. Составлять ПЛ на месяц нельзя.

Как правило, путевые листы выписываются ежедневно, кроме случаев, когда водитель будет выполнять заказ долгое время, не возвращаясь на место постоянной стоянки. В случае если на автотранспорте посменно работают несколько водителей, путевой лист заполняется на каждого их них.

С 01.01.2021 действуют новые обязательные реквизиты для путевого листа.

Похожие записи:

• ЕДВ на третьего ребенка с 2023 года точная сумма в Ростовской области
• Льготы и выплаты при рождении двойни на 2023 год
• Каковы обязанности материально ответственного лица при инвентаризации