Зачем и как персонал выводится за штат
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Зачем и как персонал выводится за штат». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Рассматривая вывод работников за штат, не связанный с ликвидацией, реорганизацией либо созданием нового юридического лица, в ключе аутстаффинга персонала, то эта услуга, как в России, так и за рубежом становится всё более распространенной с каждым годом.
Для чего и зачем выводить рабочих за штат?
Как было сказано выше, при переводе работников за штат их официальным работодателем становится кадровое агентство, а соответственно, оно берет на себя все функции и всю ответственность работодателя за сотрудников.
То есть вывести персонал за штат – это значит избавиться от ответственности и функций работодателя перед госорганами и при этом продолжать легально использовать рабочую силу.
Работодатели могут вывести за штат своих рабочих по многим причинам, например, для того чтобы:
- Избавиться от функций работодателя
- Снизить нагрузку на кадровую службу и бухгалтерию
- Безопасно и законно использовать иностранную рабочую силу
- Экономить на миграционных процедурах и документах, в случае если работники – иностранцы
- Защититься от проверяющих служб, рисков, штрафов и проверок
- Сократить расходы на персонал
- Оптимизировать налогообложение
- Получить помощь компетентных юристов при проверке госслужб
- Сохранить УСН при трудоустройстве любого количества сотрудников
Внештатный сотрудник: понятие вывода сотрудников за штат
Иногда учредители компаний, в силу различных обстоятельств, принимают решение о переводе за штат отдельного сотрудника, части персонала или же сразу всех работников в новую или уже действующую организацию. Это явление и называют выводом персонала за штат.
Самой распространенной причиной вывода за штат персонала является договор с аутстаффинговой организацией, заключаемый в связи с затратами, сложностями и рисками самостоятельного ведения персонала, в особенности кадрового учета иностранных граждан.
После его заключения и предоставления по нему персонала компании-заказчику руководство может забыть обо всех кадровых и миграционных рисках, поскольку теперь эта забота и ответственность лежит на компании-аутстаффере.
Как перевести сотрудника за штат по договору подряда
Если речь идет о снижении расходов и минимизации налоговых рисков небольшой фирмы, то наиболее рациональным решением для работодателя будет вывод сотрудника за штат путем заключения с ним договора подряда. Механизм предусматривает следующий алгоритм действий работодателя:
Этап-1. Переговоры с сотрудником. На первом этапе руководителю фирмы следует поговорить с сотрудником о необходимости перехода от трудовых отношений к взаимоотношениям гражданско-правового характера. В ходе разговора необходимо сообщить, что измениться для сотрудника в связи с выходом из штата, а что останется по-прежнему. Также следует акцентировать внимание на том, что период работы сотрудника по договору подряда будет включен в страховой стаж в общем порядке.
На данном этапе работодателю важно согласовать условия увольнения из штата (по собственному желанию, по согласованию сторон, сокращение в связи с реорганизацией).
Этап-2. Увольнение сотрудника из штата. В целях соблюдения требований трудового законодательства, основанием для увольнения сотрудника из штата могут служить:
- заявление сотрудника об увольнении по собственному желанию;
- соглашение об увольнении по согласованию сторон, подписанное работником и работодателем;
- приказ о реорганизации предприятия и сокращении сотрудников (должностей).
В последнем случае работодатель обязан уведомить сотрудника о предстоящем увольнении не позднее, чем за 2 месяца.
Сотрудник считается уволенный после вступления в силу соответствующего приказа и записи в трудовой книжке (увольнение по собственному желанию/согласованию сторон/в связи с сокращением).
Этап-3. Заключение с сотрудником договора подряда. На следующий день после увольнения сотрудника из штата, работодатель может заключить с ним договор подряда. При составлении договора организации следует руководствоваться базовыми положениями ГК РФ (глава 27).
Методика определения штатной численности
Росархив предлагает свою методику, на основании которой можно определить штатную численность. Она заключается в том, что при расчетах нужно опираться на нормативы, которые относятся к трудовым отношениям.
По мнению Росархива, штатная численность персонала должна для каждого структурного подразделения компании устанавливаться отдельно. Эта методика позволяет выяснить, какова оптимальная численность работников для любой организации.
Также есть законодательные акты рекомендательного характера, в которых разъяснено, каким образом штатная численность рассчитывается. В частности, речь идет о рекомендациях по определению штатной численности в бюджетных учреждениях, но расчеты, которые в этом документе приводятся, могут применяться любыми компаниями и организациями.
Вывод за штат сотрудников
Для начала всем работникам нужно объяснить, что работать они будут на тех же местах и на тех же условиях, в деньгах они не потеряют, просто поменяется работодатель. Огромный плюс для сотрудников в том, что они уже будут не обслуживающим персоналом, а основными работниками, ведь для компании-провайдера их трудовая деятельность – основная.
Вывести персонал можно только через расторжение трудовых договоров здесь и заключение их в аутстаффинговой фирме. Если дипломатии директора или другого представителя фирмы хватит на то, чтобы уговорить сотрудников на увольнение по собственному желанию, это огромный плюс – минимум затрат и времени.
В противном случае нужно будет сокращать штат по всем правилам.
как правильно провести сокращение штатов
Внимание! При сокращении штата имейте в виду, что такой вопрос, как сократить мать одиночку или беременную – вопрос не должен стоять, так как их статус защищён от увольнения при сокращении!
Внимание! Хотя и запрещает ТК заёмный труд, но Гражданский кодекс не запрещает заключать договоры между фирмами о возмездном оказании услуг.
Примером может служить случай из арбитражной практики по делу №А56-20964/03. Вывод за штат сотрудников при этом, а в последующем использование их труда по договору возмездного оказания услуг, вполне реально и не противоречит законам.
Только нужно соблюсти обязательное условие: не обозначайте в договоре, что труд заёмный или персонал арендуется! Это может привести к штрафу до 50 тысяч рублей.
Кто может быть аутстаффером?
Раньше было несколько проще: на своей территории основывалась новая компания – учредители и директора оставались те же. В эту фирму и выводили внештатных сотрудников. Сейчас это не разрешено ТК РФ. С 2016 года заемный труд запрещен ст. 56.1.
Это означает, что не получится учредить маленькую организацию и вывести туда штат, поскольку использование труда других компаний запрещено. А если подобная практика на предприятии применялась, нужно срочно подстраивать деятельность под новые нормы ТК РФ.
С началом действия гл. 53.1 ТК РФ в качестве аутстафферов могут быть аккредитованные кадровые агентства. В законе «О занятости населения» в ст. 18.1 указано, какие фирмы могут направлять персонал для работы в другие учреждения: это частные биржи труда или их аффилированные лица. Аккредитуются они с условиями:
- наличия уставного капитала – не менее 1 млн рублей;
- отсутствия долгов по налогам и взносам в бюджет;
- наличия у директора высшего образования и стажа работы в сфере трудоустройства от 2 лет за последние 3 года;
- отсутствия судимости у директора.
Нормы аккредитации подчиняются закону №1165 от 29.10.2015 года.
Переоформление персонала
Вывод сотрудников за пределы штата предприятия осуществляется в несколько этапов:
1. Отбор команды работников. Первым делом следует определиться с тем, кого именно целесообразно перевести на внешний менеджмент.
2. Выбор подрядчика. Теперь же необходимо найти опытного, надежного, добросовестного исполнителя, который возьмет на себя обязанности формального нанимателя.
3. Обсуждение условий партнерства. Определившись с подрядчиком, можно переходить к деталям. При этом все устные договоренности следует обязательно зафиксировать в договоре.
4. Увольнение сотрудников. Работники исключаются из штата организации согласно КЗоТ. Они получают полный расчет и больше не имеют (юридически) с фирмой никаких деловых отношений.
5. Оформление в агентство. Сотрудники зачисляются в штат агентства. С этого момента формальным нанимателем для них становится аутстаффер. Именно он ведет весь документооборот и выплачивает ЗП.
6. Аренда персонала. На основании договора аутстаффинга персонал агентства передается во временное распоряжение заказчику.
7. Оплата услуг. Предприниматель задействует внештатных сотрудников в бизнес-процессах своей компании и получает экономическую выгоду. За это он регулярно (1-2 раза в месяц) перечисляет средства подрядчику в счет оплаты труды работников.
Внешний менеджмент кадров – верный путь к оптимизации расходов организации!
Выведена за штат при соккращении должности положены ли выплаты
По договорённости сторон работодатель может уволить сотрудника без уведомления за два месяца с сохранением всех компенсационных выплат, но только под письменное согласие последнего.
Если такая договорённость между сторонами не достигнута, процедура сокращения происходит в обычном режиме. Обращение в суд Если работодатель при сокращении штата нарушает права уволенного сотрудника, последний всегда имеет право обратиться в суд.
Срок подачи искового заявления составляет тридцать календарных дней с даты увольнения (получения копии приказа либо трудовой книжки).
К сожалению, факты, когда работодатель, желая сэкономить и пользуясь незнанием работника трудового кодекса, нарушает закон и заставляет сотрудника писать заявление по собственному желанию, встречаются довольно часто. Поэтому необходимо знать свои права и не бояться отстаивать их в судовом порядке.
Распространенные ошибки при внедрении этой методики найма
Самая распространенная ошибка — попытка перевода за штат высококвалифицированного работника или управленца. В России эти сотрудники крепко держатся за рабочее место и неохотно меняют работодателя, что по факту происходит при аутстаффинге. Часто они не соглашаются с решением работодателя, увольняются и переходят к конкурентам. Поэтому в российских реалиях на аутстаффинг чаще переводят низкоквалифицированный персонал.
Вторая ошибка — неправильное составление договора при аутстаффинге в аффилированное предприятие. Взаимодействие между аффилированными лицами рассматривается в ФНС особенно пристально, подобное решение может быть воспринято, как попытка уклониться от налогов. Чтобы этого избежать, лучше не искать типовой договор, а поручить его составление компетентному в области ТК РФ юристу.
Когда можно привлекать ИП и самозанятых вместо штатных сотрудников
При всех выгодах работы с ИП и самозанятыми заменить ими всех штатных сотрудников не получится. Это будет грубейшее нарушение, за которое и трудовая инспекция оштрафует, и налоговики доначислят НДФЛ и взносы.
Заменить штатных сотрудников подрядчиками можно только в том случае, если речь не идёт о выполнении постоянной трудовой функции. В расчётах мы привели в пример бухгалтера. Этот вариант подойдет, если вам не нужно, чтобы бухгалтер постоянно присутствовал в офисе и для него нет загрузки на целый день. Вы заказываете ему определенный объём работ (например, подготовка отчетов), который он выполняет на своей территории и когда ему удобно, но в оговоренные сроки.
Справка о штатной численности
Зачем нужен этот документ?
На самом деле, причин может быть несколько:
- Требует налоговая служба. Эта причина самая часто встречающаяся. На основе информации из этой справки инспекторы выясняют, какая компания должна предоставить отчетность в бумажной форме, а какая может отчитаться в электронном виде;
- Запрос банковской организации. Сейчас также нередко встречается, особенно если компания обратилась за услугой кредитования;
- Запрос ПФР.
Как составить?
На утвержденном бланке указываете данные следующего характера:
- Наименование справки;
- Название органа ФНС полностью;
- Название юрлица или , который делает расчет;
- Свидетельство ИНН;
- КПП;
- Количество сотрудников по штатному расписанию на конкретную дату;
- Число, когда заполнили бланк;
- Подпись и расшифровка подписи ответственного лица.
Как перевести сотрудника за штат по договору подряда
Если речь идет о снижении расходов и минимизации налоговых рисков небольшой фирмы, то наиболее рациональным решением для работодателя будет вывод сотрудника за штат путем заключения с ним договора подряда. Механизм предусматривает следующий алгоритм действий работодателя:
Этап-1. Переговоры с сотрудником. На первом этапе руководителю фирмы следует поговорить с сотрудником о необходимости перехода от трудовых отношений к взаимоотношениям гражданско-правового характера. В ходе разговора необходимо сообщить, что измениться для сотрудника в связи с выходом из штата, а что останется по-прежнему. Также следует акцентировать внимание на том, что период работы сотрудника по договору подряда будет включен в страховой стаж в общем порядке.
На данном этапе работодателю важно согласовать условия увольнения из штата (по собственному желанию, по согласованию сторон, сокращение в связи с реорганизацией).
Этап-2. Увольнение сотрудника из штата. В целях соблюдения требований трудового законодательства, основанием для увольнения сотрудника из штата могут служить:
- заявление сотрудника об увольнении по собственному желанию;
- соглашение об увольнении по согласованию сторон, подписанное работником и работодателем;
- приказ о реорганизации предприятия и сокращении сотрудников (должностей).
В последнем случае работодатель обязан уведомить сотрудника о предстоящем увольнении не позднее, чем за 2 месяца.
Сотрудник считается уволенный после вступления в силу соответствующего приказа и записи в трудовой книжке (увольнение по собственному желанию/согласованию сторон/в связи с сокращением).
Этап-3. Заключение с сотрудником договора подряда. На следующий день после увольнения сотрудника из штата, работодатель может заключить с ним договор подряда. При составлении договора организации следует руководствоваться базовыми положениями ГК РФ (глава 27).
В каких случаях удобен вывод сотрудника за штат
В большинстве случаев, выводя сотрудника из штата, работодатель в первую очередь думает о самом себе, а уже потом только о человеке. Поэтому существует ряд случаев, когда вывод сотрудника за штат будет очень удобным:
- Если необходимо нанять иностранца, но на это нет соответствующего разрешения
- Если в организации существуют вредное производство
- Если необходимо сэкономить материальные средства. Сделать это можно из-за исключения выплаты НДС
- Если штатное расписание ограничено, то есть, например, в штате один бухгалтер, а нужно два, то тогда идеальным вариантом будет «аренда», а не введение еще одной штатной единицы
- Если нужно срочно улучшить статистику предприятия, которая чаще всего портится большой текучестью кадров
- Не всегда вывод сотрудника из штата можно осуществить тогда, когда это потребуется работодателю. Существует еще и сам работник, который вправе отказаться от этого действия.
Сравнительная таблица с основными отличиями аутсорсинга и аутстаффинга
Главные отличия аутсорсинга и аутстаффинга отразим полным образом в таблице:
| Характеристика | Аутсорсинг | Аустаффинг |
| Цель | Передача реализации бизнес-процессов и функций предприятия сторонним исполнителям. | Предоставление заказчику квалифицированного персонала. |
|
Место занятости |
Компания-аутсорсер работает удаленно. Заказчик получает результат труда. Работники осуществляют свою деятельность в компании-аутсорсере. Компании, которая сделала заказ по поводу выполнения определенного вида работ, предоставляется готовый проект, либо реализованная услуга. | Территория заказчика с соблюдением внутреннего устава и трудового распорядка. Весь рабочий коллектив осуществляет сою профессиональную деятельность на территории основного работодателя, т.е. компании-заказчика. Соответственно, рабочие должны подчиняться тем правилам, которые установлены этой организацией. |
| Договор | Об оказании услуг и О сохранении конфиденциальности данных. | О предоставлении персонала. |
|
Предмет оплаты |
Количество выполненной работы, ее качество и объем. Заказчик не оплачивает налоговые сборы, больничные, отпуска, премии.
При аутсорсинге оплачивается конкретный результат, т.е. его не интересуют способы, которыми он был достигнут. Именно поэтому, режим работы сотрудников его мало интересует, главное, чтобы предоставляемая услуга была высокого качества. |
Человеческие ресурсы, предоставленные аутстаффером. Заказчик не оплачивает налоговые сборы, больничные, отпуска, премии.
Весь процесс осуществления работы происходит на территории заказчика, поэтому он может контролировать ее ход, исполнение, а также предъявлять претензии и требования. Соответственно, оплачивается именно весь рабочий процесс. |
| Риски |
|
|
|
Преимущества |
|
|
| Схема сотрудничества | При аутсорсинге оплачивается именно оказываемая услуга, поэтому полномочия заказчика не распространяются на привлеченных сотрудников. | В договоре ясно прописано, что заказчику предоставляется определенное количество работников. Исполнителем договора может быть различная организация, включая кадровое агентство. |
| Законодательное регулирование | Ст.779 п.1 ГК – возможность заключения контракта на предоставление услуг. Письмо УФНС №20-12/066875 – соглашение является договором оказания услуг. | Ст.56 п.1 ТК (редакция 2016 г) — запрет заемного труда. Ст. 18.1 п.6 ФЗ № 1032-1 – допуск вывода сотрудников за рамки штата, если рекрутер соответствует определенным критериям. |
Также разницей двух этих процессов является специфика выполняемого труда. Аутсорсинг, как правило, направлен на выполнение интеллектуального труда, в то время как аутстаффинг предполагает выполнение абсолютно любой работы.