Работа с электронными листками нетрудоспособности (ЭЛН)

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Работа с электронными листками нетрудоспособности (ЭЛН)». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

В соответствии с пунктом 5 Порядка выдачи листков нетрудоспособности, утвержденным приказом Минздравсоцразвития России от 29.06.2011 № 624н (далее – Порядок) выдача и продление листка нетрудоспособности осуществляется медицинским работником после осмотра гражданина и записи данных о состоянии его здоровья в медицинской карте амбулаторного (стационарного) больного, обосновывающей необходимость временного освобождения от работы.

Как взаимодействуют ФСС и работодатель

Общение ФСС и работодателя происходит в электронном виде. Для этого Фонд социального страхования разработал систему социального электронного документооборота (СЭДО).

Работодатель получает доступ к СЭДО через свою систему бухучёта или электронной отчётности. Задача СЭДО — обеспечение надёжной связи между страхователем и ФСС.

С помощью СЭДО работодатель может отправлять в ФСС сведения о застрахованном лице, получать уведомления об изменении статуса ЭЛН при его продлении или закрытии, а также получать запросы на проверку проактивной выплаты и отвечать на них.

Работодатель обязан отправлять форму «Сведения о застрахованных лицах» при приёме и увольнении работника, а также при изменении сведений по его инициативе.

Бумажный больничный – как проверить подлинность?

К сожалению, не все организации зарегистрированы в электронной системе ФСС. И это грозит лишними сложностями для бухгалтера – придется обрабатывать бумажные больничные, которые, недобросовестные сотрудники могут и подделать.
Как проверить бумажный больничный:

1. Подделки печатаются на обычной бумаге. Настоящий бланк можно сравнить с деньгами по плотности.
2. Настоящий бланк довольно бледный, его можно сравнить с денежными купюрами. В подделках цвет яркий, зеленый.
3. Водяные знаки в оригинальном бланке едва заметны, практически не просматриваются. Четко увидеть их можно только на просвет.
4. Номер настоящего бланка вытеснен на бумаге. Достаточно пощупать номер рукой. Поддельные бланки обычно просто распечатываются на принтере.
5. Обращайте внимание на качество печати бланка. Слова должны быть четко пропечатанны, без различий в контрастности и цвете.
6. Убедитесь в существовании больницы и врача, выдавшего листок. Запросить информацию можно в местном отделении ФСС.

Как создать и отправить реестр электронного листка нетрудоспособности

Со стороны работника:

• дает согласие медорганизации на оформление электронного больничного в письменном виде;
• поликлиника / стационар в системе «Соцстрах» получает номер электронного листка;
• врач оформляет больничный лист в электронном виде и доводит до сведения сотрудника его номер;
• после окончания периода нетрудоспособности работник сообщает руководителю или отделу кадров номер документа.

Нет сложности и в том, как получить электронный больничный лист работодателю в 2021 году, для этого необходимо:

• в системе «Соцстрах» внести номер ЭБ и СНИЛС работника, откроется поле для внесения данных о страхователе и произведения расчета выплаты;
• заполненный документ подписать электронной подписью и сохранить;
• данные автоматически переходят в ФСС.

Важно! Чтобы работать с ЭЛН, не надо специально узнавать, как распечатать электронный больничный лист, — вся работа идет в системе, документ хранится в ЕИИС «Соцстрах» и имеет такую же юридическую силу, как и традиционный бумажный.

Чем электронные больничные отличаются от бумажных

Обычный бланк заполняется лечащим врачом и вручается работнику, который в свою очередь отдает его в бухгалтерию на работе. Электронный представляет собой запись в базе Фонда социального страхования. Медработник вносит сведения, ставит ЭП и сообщает человеку только номер.

Больничный, оформленный в СБИС, удобнее и надежнее бумажного:

• защищен ЭП и самим сервисом от потери, порчи или подделки;
• заполняется и проверяется автоматически: система подставляет СНИЛС, стаж, показатель дневного заработка – всю необходимую информацию о работнике;
• освобождает от громоздкого архива, ручного учета и походов в ФСС;
• ускоряет выплату, так как данные напрямую уходят в ведомство.

Какие аргументы для страхователей по переходу на электронные больничные?

С электронных листков нетрудоспособности работник предприятия не сможет его потерять, ему не надо будет беспокоится о том, что он может его испортить (помять, порвать и т.п.), а в случаях утери информации о номере своего электронного листка нетрудоспособности зайти в свой личный кабинет и посмотреть необходимую информацию.

Электронный листок нетрудоспособности полностью исключает представление работниками поддельных листков нетрудоспособности (Фонд проверяет подлинность электронного листка и страхователь, запрашивая его у Фонда для оплаты, может не сомневаться в достоверности сведений).
У работодателей нет необходимости обеспечивать сохранность – вся информация с момента «открытия» электронного листка нетрудоспособности хранится в системе Фонда и может запрашиваться страхователем неоднократно, а при проведении Фондом проверок страхователей представлять электронные листки нетрудоспособности сотрудникам Фонда не потребуется.

Также в настоящее время основными российскими разработчиками бухгалтерского программного обеспечения, такими как компании «1С», «Тензор» (СБИС), «СКБ «Контур» и корпорация «ПАРУС» обеспечено взаимодействие работодателей с Фондом по формированию электронных листков нетрудоспособности непосредственно из программных продуктов, что значительно облегчает трудозатраты работодателей, использующих данное программное обеспечение.

Одна из причин внедрения электронных листков нетрудоспособности − это борьба с поддельными больничными, так как электронная система практически полностью исключает риск злоупотреблений. Насколько остро сейчас стоит проблема с фальшивками?

В настоящее время достаточно часто встречаются случаи продажи фальшивых листков нетрудоспособности — объявления, листовки, сайты в сети «Интернет», предлагающие оформить «больничный» легко, быстро и просто.

Но это относится как раз к листкам нетрудоспособности на бумажном носителе.

С решением данной проблемы отлично справляется электронный листок нетрудоспособности.

В первую очередь, Фонд социального страхования Российской Федерации в рамках технологии электронного листка нетрудоспособности создаёт единую базу, в которой может видеть электронный листок нетрудоспособности с момента его «открытия» в медицинской организации. Такого преимущества лишены листки нетрудоспособности на бумажном носителе.

Кроме того, выдать поддельный электронный листок нетрудоспособности невозможно, так как Фонд социального страхования Российской Федерации контролирует любые действия с ним. Таким образом, работодатель, работник которого предъявляет для оплаты электронный листок нетрудоспособности, может быть уверен в его подлинности.

Программы для сдачи отчетности в ФСС

Такой способ передачи занимает более длительное время. Количество работников от 25 человек и выше – только электронно.

Это можно сделать через встроенный сервис 1С-Отчетность, если Вы уже являетесь пользователем продукта 1С, или через самостоятельную программу Астрал Отчет. Можно отправить форму на сайте ФСС, если у Вас пройдена процедура регистрации на портале. Квартал Срок сдачи отчета на бумаге Срок сдачи электронного отчета I квартал 2022 20.04.2018 25.04.2018 II квартал 2022 20.07.2018 25.07.2018 III квартал 2022 22.10.2018 25.10.2018 IV квартал 2022 21.01.2022 25.01.2022 Подтверждение основного вида экономической деятельности необходимо сдать до 16.04.2022.

Цифровой листок нетрудоспособности содержит ту же информацию и выполняет такие же функции, что и обычный больничный лист, но передается он по телекоммуникационным каналам связи (ТКС). Сейчас можно передавать ЛНС с помощью программы или на бумаге.

Электронный больничный и его плюсы

Первоначально, пилотный проект по выдачи электронных больничных листков был запущен в действие в 2014 году на территории нескольких регионов, включая Москву и Московскую область. Спустя 3 года, то есть с 1 июля 2017 года, электронные листки нетрудоспособности (ЭЛН) начали выдавать по всей России.

Изначально введение электронных больничных стало следствием развитие электронного документооборота между предприятиями, медицинскими учреждениями и Фондом социального страхования – это удобнее и проще, чем работа с бумажными больничными. Кроме того, электронный формат листков нетрудоспособности помог усовершенствовать защиту от подделок.

А еще электронный больничный освободил работников от необходимости исправлять ошибки (если они есть). Так, если в листе нетрудоспособности была допущена ошибка, то раньше человеку приходилось снова идти в поликлинику и исправлять ошибку непосредственно там, и на это уходило много времени. Сейчас исправить допущенную ошибку можно гораздо проще: весь процесс обмена информацией организован напрямую между медучреждением, работодателем и ФСС, что позволяет быстрее урегулировать все спорные моменты.

Порядок взаимодействия работодателя с ФСС по листку нетрудоспособности

Подключение работодателя к системе ЭЛН является не правом, а обязанностью. Согласно законодательству только работник выбирает получать больничный в электронном или бумажном виде. По юридической силе эти документы одинаковы. Работодатель обязан принять любой больничный лист.

Для организаций утвержден порядок, регламентирующий работу с электронным видом документа, удостоверяющего нетрудоспособность. Что делать в случае, если сотрудник принес ЭЛН, но работодатель не имеет технической возможности принять электронный формат больничного? Действия работника — обратиться в лечебное учреждение, где ему будет выдан бумажный вариант больничного и принести его работодателю.

Далее рассмотрим, какие действия должен предпринять руководитель, если работник принес ЭЛН.

Схема взаимодействия поликлиники, ФСС, работодателя и работника на первый взгляд может показаться сложной. Несмотря на то, что форма электронного больничного была принята в середине 2017 года, их стали использовать только в декабре 2017. Поэтому еще не все работодатели подключены к системе личных кабинетов ФСС, и не каждая поликлиника выдает виртуальный больничный. Ожидается, что в скором времени все медицинские учреждения перейдут на удобную систему работы с Фондом соцстрахования.

Процедура получения ЭЛН в кабинете ФСС проста:

1. работник обращается за медицинской помощью в поликлинику или больницу, где ему открывают электронный больничный;
2. после выписки специалист подписывает электронный документ квалифицированной электронной подписью с указанием периода, причины нетрудоспособности и других необходимых нюансов для ФСС;
3. работнику выдается номер больничного для работы с ним в личном кабинете, с которым он отправляется в бухгалтерию на своем предприятии;
4. бухгалтер по указанным данным находит электронный больничный в личном кабинете страхователя ФСС. Это раздел на сайте фонда, где может зарегистрироваться юрлицо или индивидуальный предприниматель.

Как оформляют электронный больничный

Электронный больничный лист практически ничем не отличается от бумажного. Это тот же привычный больничный лист, только в виде электронного документа. Он подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП).

Выписать электронный больничный могут только медучреждения, подключенные к Медицинской информационной системе. Если и клиника, и работодатель участвуют в электронном обмене, сотрудник сможет решить, какой брать бюллетень — бумажный или электронный.

Обязательными реквизитами электронного листка нетрудоспособности являются все реквизиты бумажного больничного, согласно приказу Минздравсоцразвития России от 29 июня 2011 года № 624н. Это, в частности, сведения, содержащие ИНН и СНИЛС сотрудника, название работодателя, сведения о среднем заработке для исчисления пособия, подписи врачей, подписи председателя врачебной комиссии и главного врача медицинской организации, если листок выдан более чем на 15 дней и др.

Больничный лист в электронном виде оформляют с письменного согласия пациента. Данные электронного больничного заносят в специальную базу ФСС, которая доступна работодателям через личный кабинет на сайте ФСС РФ

Перечень сервисов личного кабинета на сайте ФСС РФ

Электронный документ формируется в случае, если гражданин утратил работоспособность и обратился в лечебное учреждение в связи с болезнью либо травмой. Также бланк оформляется для женщин, родивших ребенка и ушедших в отпуск либо на больничный для ухода за ним.

Введение онлайн-методики взаимодействия между работодателями и медучреждениями объясняется следующими факторами:

• Цифровой бланк надежно защищен от подделок в системе соцстраха, что позволит работодателям оградиться от оплаты поддельных больничных листков. Документ на бумажном носителе можно приобрести практически везде. Электронную версию документа невозможно подделать.
• При заполнении больничного на бумажном носителе врачу следовало быть внимательным и аккуратным, чтобы не допустить ошибки. Если рука врача дрогнет, то бланк признается недействительным. Кроме того, для внесения информации используются не всякие чернила. В случае обнаружения неточностей на электронной версии бланка их легко исправить.
• Онлайн-бланк сохраняется в личном кабинете ФСС неопределенный период времени. Бухгалтерам не стоит переживать об утрате бланка. Информацию о нем можно посмотреть в личном кабинете.

Чтобы выдать электронный листок нетрудоспособности, нужно проделать ряд действий. Работнику полезно знать алгоритм оформления такого больничного.
Сначала через единую интегрированную информационную систему (ЕИИС) фонда социального страхования (ФСС) направляется запрос по поводу номера листка. Затем создается электронный документ. В бланк больничного вносятся первоначальные сведения. Далее документ закрывается и направляется по линии ФСС.

Благодаря идентификационному номеру листка о временной нетрудоспособности можно просматривать все вносимые в него изменения. Также легко контролировать начисления.

Главное правило выдачи электронного больничного: медицинское учреждение должно иметь возможность оформить такой документ, а работодатель – принять его. Нововведение доступно лишь в тех организациях, которые активно используют электронный документооборот.

Насколько надежна система безопасности «Соцстрах»?

Информационная система «Соцстрах» обеспечивает все необходимые условия защиты информации и сохранения ее конфиденциальности в соответствии с требованиями законодательства в сфере информационных технологий. При этом сведения о диагнозе пациента медицинской организации, сформировавшей ему электронный листок нетрудоспособности, работодателю не предоставляются.

Сторонние лица доступа к электронному листку нетрудоспособности не имеют. Идентификация и аутентификация пользователей информационной системы «Соцстрах» для получения сведений в личных кабинетах осуществляются посредством федеральной государственной информационной системы «Единая система идентификации и аутентификации в инфраструктуре, обеспечивающей информационно-технологическое взаимодействие информационных систем, используемых для предоставления государственных и муниципальных услуг в электронной форме».

Как информируется работодатель об ЭЛН?

В соответствии с разъяснениями, приведенными в Информации ФСС, после закрытия медицинской организацией листка нетрудоспособности в форме электронного документа гражданин сообщает своему работодателю номер ЭЛН, который запрашивает в информационной системе «Соцстрах». Работодатель по номеру ЭЛН и СНИЛС работника заполняет сведения о работнике, работодателе, сведения о стаже и заработке и направляет их в информационную систему «Соцстрах» с квалифицированными электронными подписями главного бухгалтера, руководителя и самого работодателя – юридического лица.

Как отмечают специалисты ФСС, с ЭЛН нет необходимости ехать по месту работы и сдавать его в бухгалтерию или кадры – работник может сообщить работодателю номер ЭЛН любым удобным для него способом, например посредством предоставления талона с номером ЭЛН, телефонной связи или через Интернет.

При этом талон с номером ЭЛН, выдаваемый медицинской организацией застрахованному лицу, не является основанием для назначения страховых выплат и предназначен для информирования гражданина о сформированном ЭЛН.

Какие временные изменения были внесены из-за карантина

Оформить больничный в условиях карантина также можно дистанционно, но учитывая соблюдение режима самоизоляции и ужесточенные правила передвижения, изменения коснулись и оформления больничных. В том числе это касается виртуального формата листов. Таким образом, люди которые вынуждены находиться у себя дома могут получить больничный через интернет, используя специальный сайт ФСС.

Воспользоваться новыми правилами имеют возможность:

• люди, которые недавно приехали из других стран, где были зафиксированы случаи заражения коронавирусом (а поскольку в этот список входят практически все иностранные государства, следует смириться, что работать с виртуальной формой придется всем заядлым путешественникам);
• люди, которые живут в одном доме с лицами, приехавшими из-за границы (так как есть высокий риск, что они также могут быть заражены);
• люди, которым исполнилось более 65 лет (так как лица этого возраста являются наиболее уязвимыми перед коронавирусом – болезнь имеет высокие шансы закончиться летально).

Похожие записи:

• Налог на прибыль для обособленных подразделений в «1С:Бухгалтерии 8 КОРП»
• Правовой статус многодетного отца
• МРОТ для больничного листа в 2022 году