Электронные больничные: работники больше не обманут работодателя
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Электронные больничные: работники больше не обманут работодателя». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Обычный бланк заполняется лечащим врачом и вручается работнику, который в свою очередь отдает его в бухгалтерию на работе. Электронный представляет собой запись в базе Фонда социального страхования. Медработник вносит сведения, ставит ЭП и сообщает человеку только номер.
Преимущества электронного больничного
До сих пор по закону применимы оба вида больничных. Однако всё чаще в последнее время участники документооборота с листами нетрудоспособности прибегают к оформлению их в электронном виде. Из плюсов ЭЛН можно назвать следующие.
Его не нужно распечатывать, отправлять или пересылать по почте или курьерскими службами, относить куда-либо лично, не нужно где-либо хранить, например, в архиве.
Вся информация по ЭЛН хранится в системе ФСС, что полностью исключает возможность подделки больничного, а также утерю документа. Формат ЭЛН полностью исключает возможность доступа к информации о диагнозе и персональных данных третьими (сторонними) лицами.
Этот формат больничного ускоряет документооборот, исключает ошибки в документе и вероятность его повреждения. ЭЛН нельзя порвать, случайно выбросить, залить кофе, его не может изжевать питомец или раскрасить ребёнок.
С работодателя снимается ответственность за хранение больничных, если они оформлены электронно – ведь информация хранится в системе ФСС. При проверках от работодателей также не требуется представлять ЭЛН.
Применение ЭЛН для работодателя также упрощает ведение учёта, расчётов суммы выплат по пособиям, да и в целом коммуникации с ФСС по возмещениям пособий.
Насколько надежна система безопасности «Соцстрах»?
Информационная система «Соцстрах» обеспечивает все необходимые условия защиты информации и сохранения ее конфиденциальности в соответствии с требованиями законодательства в сфере информационных технологий. При этом сведения о диагнозе пациента медицинской организации, сформировавшей ему электронный листок нетрудоспособности, работодателю не предоставляются.
Сторонние лица доступа к электронному листку нетрудоспособности не имеют. Идентификация и аутентификация пользователей информационной системы «Соцстрах» для получения сведений в личных кабинетах осуществляются посредством федеральной государственной информационной системы «Единая система идентификации и аутентификации в инфраструктуре, обеспечивающей информационно-технологическое взаимодействие информационных систем, используемых для предоставления государственных и муниципальных услуг в электронной форме».
Необходимо ли распечатывать и хранить ЭЛН?
Согласно Информации ФСС ЭЛН является документом, имеющим юридическую силу, и в соответствии с Законом № 86-ФЗ формируется и хранится в информационной системе «Соцстрах».
Таким образом, работодателю нет необходимости распечатывать и хранить у себя копию электронного листка нетрудоспособности.
* * *
В заключение укажем, что в настоящее время основными российскими разработчиками бухгалтерского программного обеспечения, такими как компании «1С», «Тензор» (СБИС), «СКБ «Контур» и корпорация «Парус», обеспечено взаимодействие работодателей с ФСС по формированию ЭЛН непосредственно из программных продуктов, что значительно облегчает трудозатраты работодателей, использующих данное программное обеспечение.
В то же время чиновники ФСС отмечают, что в случае технической неготовности работодателя к формированию ЭЛН медицинская организация вправе заменить сформированный ЭЛН на листок нетрудоспособности, оформленный на бумаге. При этом посредством используемого программного обеспечения медицинской организацией в электронном листке нетрудоспособности указывается на прекращение действия ЭЛН (Письмо от 11.08.2017 № 02-09-11/22-05-13462).
Порядок и сроки выплаты больничных пособий в 2021 году
Порядок выплаты больничного пособия за первые три дня болезни аналогичен порядку выплаты сотруднику его зарплаты. Пособие будет выплачено работнику в ближайший после его назначения день, установленный для выплаты заработной платы в организации (Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ).
То есть, за первые 3 дня больничного работник получит деньги либо в день получения зарплаты, либо в день выплаты аванса — в зависимости от того, что наступит раньше. Пособие за первые 3 дня болезни переведут на зарплатную карту работника.
В свою очередь ФСС переведет больничное пособие за весь оставшийся период временной нетрудоспособности, начиная с 4 дня, одним из следующих способов, указанных работником в заявлении:
- на банковскую карту «Мир»;
- на банковский счет;
- через организацию федеральной почтовой связи (Почту России).
Ответственность работодателя за несвоевременную передачу больничных в ФСС
Отсутствие необходимости возмещать выплаченные работникам пособия может приводить к затягиванию работодателями 5-дневного срока подачи документов/реестров в ФСС. В этих целях законодательство предусматривает административную ответственность за непредставление и несвоевременное представление в ФСС документов и сведений, необходимых для назначения и выплаты больничного пособия.
Ответственность за подобное правонарушение работодатели несут по ч. 4 ст. 15.33 КоАП РФ (нарушение порядка и сроков представления документов в территориальные органы ФСС).
В соответствии с данной статьей несоблючение 5-дневного срока подачи в ФСС необходимых документов повлечет наложение штрафа на руководителя и главного бухгалтера организации-работодателя в размере от 300 до 500 рублей.
Этапы и порядок работы с ЭБЛ
Порядок работы с больничными в электронной форме представлен так:
| Этапы | Пояснение |
| 1 | Больной обращается к доктору за медпомощью и выпиской БЛ |
| 2 | Медучреждение вводит в ПК информацию, которая соответствует стандартному БЛ. Для подобных действий установлено специальное программное обеспечение |
| 3 | Заполненный ЭБЛ заверяется усиленными квалифицированными электронными подписями медработником и медучреждением |
| 4 | ЭБЛ направляется в Единую информсистему «Соцстрах» (ЕИИС «Соцстрах») |
| 5 | Компания-страхователь с помощью ранее установленного ПО заполняет реестр по выплате пособия. Все это также следует заверить ЭЦП (усиленной, квалифицированной), отправить в ЕИИС |
| 6 | ФСС проводит назначение пособий и их выплату |
Как выглядит больничный лист
Фонд социального страхования РФ (ФСС), который был инициатором начала выдачи электронного документа, уверяет, что у такого больничного листа очень много плюсов. Оформлять его очень быстро, так же как и хранить. Образец можно посмотреть на сайте ФСС.
Если говорить о внешнем виде, этот листок не отличается от того, который выдается на руки. Единственное, что он в электронной форме и увидеть его можно только в базе данных ФСС. В нем также есть номер для отсаживания места его выдачи и имя врача, который его оформлял и пункты заполнения ФИО, дата поступления в больницу и выписки.
Даже в электронном виде это по-прежнему знакомый синий листок, но только находится он не на руках, а в базе ФСС. Расчет по такому больничному листу осуществляется бухгалтером предприятия, где работает человек так же, как и по документу, который выдается на руки.
Как работает система выдачи больничного листа в электронном виде
В ФСС уверяют, что нововведение пошло на пользу как медицинским учреждения, так и простым гражданам. Теперь больница ФСС и работодатель работают вместе. Однако выгода от этого есть только у медиков и пациента.
Теперь не тратятся деньги за закупку специальных бланков и их хранение. Врач оформляет больничный лист на своем рабочем компьютере. Пациенту отдается только листок с данными, которые он должен передать работодателю. Любой гражданин может рассчитать сумму за больничные дни зайдя в базу данных ФСС и введя номер, который был выдан врачом.
Оплата происходит либо за счет ФСС или же непосредственно работодателем, что является более привычным расчетом для многих предприятий, которые работают с электронными больничными листами. Срок оплаты зависит от того в какой форме работает предприятие.
Обязан ли работодатель принимать электронный больничный лист
Оплата дней, во время которых человек не мог работать по болезни, зависит от того, примет ли работодатель больничный лист. Точнее сказать, он обязан его принять, но в электронной его форме может отказать.
Рассчитать оплату работодатель может только при наличии документа из больницы. В случае, если у него нет возможности принять больничный лист в электронной форме, тогда он может отказать. Работник должен будет идти в больницу, и просить дать ему обычную синенькую бумажку. Срок ее оформления намного дольше, чем документа в электронной форме.
К сожалению, расчет за нетрудоспособные дни по электронному документу может быть только после того, как работодатель будет готов технически к принятию таких листов. Так что болея, лучше всего узнать, в какой форме нужно принести документ о временной нетрудоспособности в связи с болезнью.
Плюсы и минусы электронных больничных:
|
Плюсы |
Минусы |
| доктор экономит время при приеме пациента на оформление электронного больничного | возможные неполадки и сбои в системе, напрямую отражающиеся на оформлении бланка;
|
| поскольку данные вносятся в программу, сохраняется конфиденциальность информации между врачом и пациентом
|
медперсонал должен будет пройти спецкурсы, что может быть крайне тяжело для медиков пожилого возраста, из-за чего они могут легко попасть под увольнение |
| исключаются форс-мажорные ситуации: кражи, потери, подделки | по всей стране необходимо будет наладить компьютерное обеспечение |
| процесс ускоряется и выплаты происходят гораздо быстрее, в течении одного-двух дней с момента поступления в ФСС
|
существенная реорганизация ведомственных учреждений с целью вменения им обязанностей по работе с новым видом больничных |
| сокращается бумажная работа, меньше бумаг- больше времени | невозможность полного устранения человеческого фактора |
| снижается нагрузка на работодателя насчёт расчёта выплаты, автоматизируется процесс расчёта;
|
|
| оптимизируются расходы Фонда социального страхования: нет необходимости в проверке страхователей и медучреждений, в распечатке бланков, доставлении их, ведении учёта, хранении и тому подобное. Отчётность формируется автоматически |
Электронный больничный и его плюсы
Первоначально, пилотный проект по выдачи электронных больничных листков был запущен в действие в 2014 году на территории нескольких регионов, включая Москву и Московскую область. Спустя 3 года, то есть с 1 июля 2017 года, электронные листки нетрудоспособности (ЭЛН) начали выдавать по всей России.
Изначально введение электронных больничных стало следствием развитие электронного документооборота между предприятиями, медицинскими учреждениями и Фондом социального страхования – это удобнее и проще, чем работа с бумажными больничными. Кроме того, электронный формат листков нетрудоспособности помог усовершенствовать защиту от подделок.
А еще электронный больничный освободил работников от необходимости исправлять ошибки (если они есть). Так, если в листе нетрудоспособности была допущена ошибка, то раньше человеку приходилось снова идти в поликлинику и исправлять ошибку непосредственно там, и на это уходило много времени. Сейчас исправить допущенную ошибку можно гораздо проще: весь процесс обмена информацией организован напрямую между медучреждением, работодателем и ФСС, что позволяет быстрее урегулировать все спорные моменты.
Преимущества и недостатки электронного оформления
С одной стороны, сокращение бумажной работы и высокая степень достоверности ЭЛН являются его неоспоримыми преимуществами над бумажными аналогами. Однако и недостатков у данного метода пока хватает.
Таблица 1. Достоинства и недостатки оформления больничных листов в электронном виде
| Достоинства ЭЛН | Минусы ЭЛН |
| Данные о владельце ЭЛН вводятся один раз и не требуют повторного занесения, что высвобождает время врача на общение с пациентом. | Заполнять и выдавать электронные листки нетрудоспособности пока невозможно, если врач вызван пациенту на дом. Вероятно, в будущем будет разработан специальный гаджет. |
| Такие больничные невозможно испортить, что в масштабе страны приводит к существенной экономии. | Новая технология плохо усваивается медработниками старшего поколения и сотрудниками, плохо разбирающимися в компьютерных программах. Ее внедрение требует их дополнительного обучения. |
| Электронные ЛН гораздо сложнее подделать – это требует высокой технической грамотности, специальных знаний и трудоемкой работы. | Возможны вирусные атаки, после которых хранящиеся в системе данные могут быть либо полностью уничтожены, либо изменены на неверные. |
| При расчетах пособия допускается меньше непреднамеренных ошибок, их легче проверить и исправить. | Подключение к единой системе «Соцстрах» потребует дополнительных денежных вложений (приобретение компьютеров, программное обеспечение, обучающие мероприятия и т.д.). |
| Отпадает необходимость в многочисленных проверках со стороны страховщика. | Неумелое обращение врача с программой, зависание и иные проблемы с техникой, могут не экономить время, а, напротив, делать визиты к специалистам еще более длительными. |
Несмотря на кажущуюся сложность системы взаимодействия между медорганизацией, соцстрахом, работодателем и гражданином электронные больничные применяются на большей части территории страны. Для формирования документа потребуются следующие действия:
- Застрахованный гражданин направляется в медицинское учреждение для получения помощи и открытия больничного листка.
- После завершения лечения врач закрывает виртуальный больничный и заверяет его квалифицированной электронной подписью. В системе обозначается длительность заболевания, диагноз и прочие материалы, необходимые ФСС.
- Застрахованному гражданину передают номер листка нетрудоспособности. Его необходимо направить в бухгалтерскую службу по месту трудовой деятельности для дальнейшей обработки.
- Зарегистрированный на официальном сайте ФСС субъект хозяйственной деятельности по полученному номеру сможет найти в личном кабинете больничный лист застрахованного лица.
Как исправляются ошибки в листке нетрудоспособности?
Если больничный содержит ошибки, то в настоящее время он считается испорченным и вместо него оформляется дубликат (п. 56 Порядка № 624н). По новому порядку 925н такой регламент исправления ошибок предусмотрен.
Если ошибку при заполнении больничного допустил работодатель, необходимо поступить следующим образом (п. 72 Порядка № 925н):
- в случае ошибок при заполнении больничного на бумаге ошибочную запись нужно аккуратно зачеркнуть. Правильную запись необходимо внести на оборотную сторону бланка и заверить записью «исправленному верить», подписью и печатью (при ее наличии). Ошибки нельзя исправлять с помощью корректирующего или иного аналогичного средства;
- при ошибках в электронном больничном нужно внести необходимые изменения и повторно направить сведения в ФСС России, указав причину исправлений. Заверить сведения необходимо усиленными квалифицированными электронными подписями главного бухгалтера и руководителя.