Изменения в больничных с 2023 года
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Изменения в больничных с 2023 года». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Если вы прочли все вышеизложенное, значит перед вами стоит задача по формированию приказа о выдаче подотчетных сумм, с которым вы прежде не сталкивались. Ниже находится пример документа, на основе которого вам без труда удастся составить собственное распоряжение.
Как учитывать подотчётные суммы
Для отражения операции по выданным суммам в бухгалтерском учёте применяется специальный счёт 71 «Расчёты с подотчётными лицами». Он активно-пассивный, и может иметь сальдо как по дебету, так и по кредиту. Аналитический учёт по 71 счёту ведётся по каждому подотчётному лицу отдельно.
В дебете 71 счёта учитываются суммы:
- выданные работнику авансом;
- суммы перерасхода, которые работник оплатил собственными деньгами.
В кредите 71 счёта:
- суммы, по которым работник уже отчитался;
- возвращённые работником денежные средства.
Возможные проводки по операциям с подотчётными суммами:
- Дт 71 — Кт 50 — выдали деньги работнику под отчёт из кассы ;
- Дт 71 — Кт 51 — перечислили деньги с расчётного счёта;
- Дт 20 — Кт 71 — отразили расходы по основному производству;
- Дт 20 — Кт 71 — отразили административно-управленческие расходы;
- Дт 44 — Кт 71 — отразили коммерческие (представительские) расходы;
- Дт 10 — Кт 71 — отразили покупку материалов;
- Дт 60 — Кт 71 — закрыли задолженность перед поставщиком;
- Дт 71 — Кт 50 — компенсировали работнику перерасход подотчётной суммы;
- Дт 50 — Кт 71 — работник вернул часть неиспользованной суммы.
Пример:
Менеджеру по продажам ООО «Гамма» Смирнову С.С. перечислили на банковскую карту 35 тысяч рублей командировочных согласно приказу №17 от 18.01.2022 года. Смирнов С.С. находился в командировке с 19.01.2022 по 25.01.2022 года. За время командировки им потрачено 32,57 тысяч рублей. 01.02.2022 он сдал авансовый отчёт и вернул неиспользованные 2,43 тысяч рублей в кассу.
| Операция | Дт | Кт | Сумма, рублей |
|---|---|---|---|
| Перечисление командировочных | 71 | 51 | 35000 |
| Отразили коммерческие расходы | 44 | 71 | 32570 |
| Вернул в кассу остаток суммы | 50 | 71 | 2430 |
| Внесли сумму на расчётный счёт | 51 | 50 | 2430 |
Что написать в приказе о подотчетных лицах?
Форму подобного документа утверждает сам работодатель. Некоторые организации вообще не разрабатывают никаких шаблонов, а готовят приказ с перечнем подотчетников в произвольной форме.
В любом случае в приказе о подотчетных лицах фиксируется следующая информация:
- Наименование организации.
- Дата составления и дата утверждения документа.
- Перечень субъектов, которым могут быть вверены средства, с указанием фамилии, имя, отчества, а также занимаемой должности.
- Сведения относительно максимального размера выдаваемых сумм, сроков предоставления отчетов, сроков для возврата неиспользованных сумм.
Электронные авансовые отчеты и электронные чеки
Одним из заметных результатов активного развития технологий стало появление в деятельности компаний электронных документов. К электронным документам относится в том числе документ, сформированный на бумажном носителе, но с применением современной техники, подключенной к онлайн-кассам.
Если обратить внимание на электронные чеки, то важным элементом в них является QR-код. В свете последних изменений в законодательстве выдачей электронного чека будет считаться даже то, что продавец покажет сотруднику на своем мониторе QR-код, а тот его считает с помощью смартфона.
Несколько лет назад вышло Письмо Минфина РФ от 12.04.2013 № 03-03-07/12250, в котором закреплено, что авансовый расчет может быть представлен в электронной форме. Как это осуществляется на практике:
- Если в компании внедрен ЭДО
При внедрении ЭДО на ПК или ноутбуках сотрудников устанавливается специальная программа. У каждого сотрудника есть своя электронная подпись (ЭП), позволяющая в этой программе формировать авансовый отчет по установленной форме, подписывать его ЭП и прикреплять к нему необходимые электронные документы и электронные чеки, которые он получил от поставщиков.
Какие операции могут заинтересовать контролеров
Несмотря на то, что лимита выдаваемых под отчет сумм не существует, неограниченная и необоснованная выдача в подотчет в 2019-2020 годах может привлечь внимание контролирующих органов. В первую очередь при осуществлении контроля за правильностью отражения подотчета проверяющих заинтересуют следующие операции:
- Выдача и возврат из подотчета средств, совершаемые в следующие друг за другом дни (как правило, это делается для того, чтобы скрыть излишек наличности в кассе при превышении установленного лимита).
О том, как определяется кассовый лимит, читайте в этой статье.
- Выдача сумм на длительный срок (несколько месяцев, несколько лет).
- Выдача суммы, значительно превышающей среднемесячную величину расходов фирмы.
- Выдача суммы, существенно превышающей величину расходов, на осуществление которых она выдавалась.
- Направление сумм, выданных в подотчет, на нецелевое использование.
ВАЖНО! Единичное совершение таких операций ревизоры, возможно, оставят без внимания, поскольку их осуществление не запрещено. Однако неоднократное их повторение, а особенно систематическое, однозначно вызовет подозрение и станет поводом для пристального изучения и выявления истинной сути этих операций.
Критерии по УСН в 2023 году.
Для УСН есть ряд стандартных критериев, позволяющих работать на этом режиме. Из года в год они не меняются (ст. 346.12 НК РФ):
- численность персонала — не больше 100 человек;
- остаточная стоимость основных средств — не больше 150 млн руб.;
- нет филиалов;
- доля участия других юрлиц — не больше 25%;
- нет запрещенных видов деятельности из п. 3 ст. 346.12 НК РФ.
Но есть два критерия, которые корректируются на коэффициенты-дефляторы:
- доходы, полученные за календарный год, — не более 150 млн рублей (или 200 млн рублей — при повышенных ставках);
- 9-месячный доход юрлица, желающего перейти на упрощенку, — не выше 112,5 млн рублей (для ИП такое ограничение не ставится).
Когда подотчетные средства могут быть признаны доходом
Случаи, когда подотчетный работник, получив деньги на хозяйственные нужды, не спешит отчитаться об их расходовании, не так уж и редки.
Если у организации нет документов, подтверждающих расходование подотчетных средств, то суммы, выданные работнику, облагаются НДФЛ. Правомерность такого подхода даже в отношении руководителя фирмы подтвердил Верховный суд РФ в Определении от 03 февраля 2020 года № 310-ЭС19-28047. И ФНС уже ссылается на это решение.
Когда сотрудник должен вернуть подотчетные деньги
Основной документ, определяющий отношения работодателя и работника в части выдачи денег под отчет, – это Указание Банка России от 11 марта 2014 года № 3210-У (ред. от 19.06.2017) «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства».
Подотчетные лица – это лица, которым выданы денежные средства для оплаты товаров, работ и услуг в интересах организации (подп. 6.3 п. 6 Указания № 3210-У). Ими могут быть:
· любые работники организации, в том числе ее руководитель; работники-иностранцы, не являющиеся валютными резидентами РФ, поскольку при передаче под отчет не происходит использования денежных средств в качестве средства платежа; работники, имеющие задолженность по ранее полученной под отчет сумме, поскольку требование полного погашения задолженности отсутствует в Указании № 3210-У;
· физические лица, с которыми у организации заключен гражданско-правовой договор (например, подрядчики, исполнители) (Письмо Банка России от 02 октября 2014 года № 29-Р-Р-6/7859).
Для того чтобы выдать деньги подотчетному лицу, нужно составить приказ или иной распорядительный документ, в котором обязательно указываются Ф. И. О. сотрудника, сумма к выдаче, срок возврата. Распорядительный документ не нужен, если есть заявление подотчетного лица о выдаче денег под отчет с визой руководителя о сумме и сроке ее возврата, подписанное руководителем (подп. 6.3 п. 6 Указания № 3210-У).
Деньги под отчет могут выдаваться наличными из кассы или перечисляться на личную банковскую карту работника (Письмо Минфина РФ от 21 июля 2017 года № 09-01-07/46781). Подотчетные деньги выдаются из кассы только после подписи получающего их сотрудника на РКО (подп. 6.2 п. 6 Указания № 3210-У). Чтобы избежать вопросов налогового органа о характере поступления на карту физлица, в назначении платежа необходимо более подробно указать основание перечисления с указанием реквизитов заявления или приказа на выдачу подотчетных средств. Также расходы могут осуществляться работниками с использованием корпоративной банковской карты фирмы.
Выдача подотчетных сумм
Выдавать деньги под отчет можно любым работникам и в любой валюте.
Подотчетными лицами могут быть даже работники-иностранцы, не являющиеся резидентами РФ. Выдача им денег под отчет не считается валютной операцией, при которой расчеты ведутся лишь через счет в уполномоченном банке. Ведь деньги не отчуждаются в пользу работника, а остаются в собственности работодателя.
Получить в бухгалтерии деньги под отчет работник может только на основании резолюции руководителя и только при отсутствии задолженности по ранее полученным подотчетным суммам№ 3210-У№ 3210-У). Между тем ответственности за выдачу новых подотчетных сумм в отсутствие отчета по старым нет№ 307-АД15-11670.
Деньги под отчет выдаются по заявлению работника. Причем оно обязательно, даже если подотчетное лицо — сам руководитель организации (вместо заявления он может оформить распоряжение). Ведь выдачу денег под отчет в отсутствие такого заявления проверяющие могут посчитать нарушением порядка ведения кассовых операцийКоАП РФ.
Формы заявления работника и распоряжения руководителя на выдачу средств под отчет вы можете найти:
Сроки, на которые выдаются подотчетные суммы, и способ выдачи денег (наличными из кассы или перечислением работнику на карту: корпоративную, зарплатную, обычную дебетовую№ 03-11-11/42288) устанавливает сама организация.
Поскольку личные банковские карты работников используются для подотчетных целей куда чаще корпоративных, то далее мы будем вести речь лишь о личных картах.
Если организация использует для подотчетных нужд корпоративную карту, то в инструкции для подотчетников или в ином внутреннем документе следует дополнительно оговорить все связанные с этим нюансы (например, о порядке передачи карты и ее возврата, об обязанности работника сохранять в тайне PIN-код, об отсутствии ограничения по расчетам свыше 100 тыс. руб. и т. п.). Также помните, что при использовании корпоративных карт деньги считаются выданными под отчет не в момент передачи карты, а в момент, когда работник снимет с нее деньги или расплатится ею.
Штрафы за отсутствие авансового отчета
Если отчет не был предоставлен в установленный срок, это нарушение кассовой дисциплины. В таком случае могут быть применены следующие штрафные санкции:
- За отсутствие первичных документов положена административная ответственность. Это грубейшее нарушение требований к бухгалтерской отчетности и бухучету, за него предусмотрен штраф до 10000 рублей. Если нарушение произошло повторно, штраф увеличивается до 20000 рублей (статья №15.11 КоАП).
- Штрафы доначислений сумм за неуплату страховых взносов и НДФЛ, недоимки по налогу на прибыль (налогу при УСН). Для ИП или организации предусматривается штраф 20% от суммы доначислений (статьи №122, 123 НК).
Таким образом, налоговый инспектор может обратить внимание на следующие нарушения:
- у авансового отчета нет подтверждающих документов;
- нет заявлений на выдачу авансового отчета.
Новые правила выдачи денег подотчет
Выдавать подотчетные деньги можно без заявлений. Сотрудник также вправе получить новый подотчет до того, как отчитался за предыдущий. Это главные изменения в работе с подотчетными суммами, которые действуют уже с 19 августа 2017 г.
Банк России изменил порядок ведения кассовых операций указанием от 19.06.17 № 4416-У. Кассовую книгу с 19 августа может вести любой сотрудник бухгалтерии, а не только кассир (п. 4.6 Порядка).
Чтобы воспользоваться поправкой, внесите изменения в должностную инструкцию сотрудника, которому поручите вести кассовую книгу. Установите работнику доплату, ее достаточно согласовать в дополнительном соглашении к трудовому договору (ч. 2 ст. 151 и ст.
72 ТК РФ). Вносить изменения в штатное расписание не требуется.
Кассовые документы с 19 августа можно оформлять на основании фискальных документов (п. 4.1 Порядка). «Приходники» и «расходники» допустимо оформлять электронно (п. 5 и 6 Порядка). Но для этого потребуется усиленная квалифицированная подпись. Печатать квитанции «приходников» необязательно, их можно отправлять на электронную почту тому, кто вносит деньги.
Но в случае с «расходниками» электронная подпись должна быть и у получателя денежных средств. На практике у «физиков» ее часто нет, поэтому они не смогут заверить документ подобным способом. Тогда безопаснее оформлять расходный кассовый ордер привычным способом на бумаге
Выдать деньги под отчет можно либо по заявлению сотрудника, либо на основании распорядительного документа (п. 6.3 Порядка, утв. указанием ЦБ РФ от 11.03.14 № 3210-У, далее — Порядок). Это может быть приказ, распоряжение или другой документ. Например, приказ о направлении сотрудника в командировку. Раньше выдать деньги под отчет можно было только на основании заявления сотрудника.
Требования к составу документа прежние. И в заявлении, и в распоряжении пишите сумму и срок, на который компания выдает деньги под отчет. Завизировать документ должен руководитель.
Если выдать деньги под отчет без заявления или распорядительного документа, налоговики могут посчитать, что раз нет документов, нет и подотчетных. Тогда их сумму прибавят к остатку по кассовой книге, и если сальдо будет выше лимита, посчитают, что он превышен. Инспекторы штрафуют за это нарушение до 50 000 руб. (ст.
15.1 КоАП РФ). Отсутствие заявления нарушает порядок выдачи наличных, а не ведения кассовых операций, и за это нельзя штрафовать.
Главное, чтобы и в заявлениях, и в распорядительных документах на выдачу денег под отчет была сумма наличных денег, срок, на который выдаются наличные деньги, подпись руководителя и дата.
Форма заявления и распорядительного документа — произвольная. Составлять их безопаснее и когда выдаете деньги под отчет на зарплатные карты.
Иначе есть риск, что налоговики и банк могут решить, что это не подотчетные, а другие доходы, и потребовать с них НДФЛ.
Сотруднику можно выдать новую сумму под отчет в любой момент. Выдать деньги можно, даже если сотрудник не отчитался по предыдущему авансу (п. 6.3 Порядка).
Срок отчета остался прежним. Сотрудник обязан отчитаться по подотчетным суммам в течение трех рабочих дней после окончания срока, на который выдавались деньги (п. 6.3 Порядка).
На какой период выдать деньги, вы определяете сами. Можно установить разные сроки в зависимости от должности сотрудника.
Исключение — подотчет на командировку, за него сотрудник должен отчитаться в течение трех рабочих дней после того, как вернулся из служебной поездки.
| Что меняется | Когда вступает в силу | Как было | Как стало | № Документа |
| Правила выдачи денег под отчет | с 13 октября | Приказ для выдачи денег под отчет составляли для каждого подотчетника | Деньги можно выдать на основании одного приказа. Выдавать подотчет наличными можно любым из двух способов — по заявлению работника или по распорядительному документу. Правило действует с 19 августа. | Письмо от 13 октября 2017 года № 29-1-1-ОЭ/24158) |
| Минфин уточнил, можно ли выдать подотчетные работнику на карту | с 19 августа 2017 года | — | Компания вправе выдать сотруднику деньги под отчет на зарплатную карту. Порядок расчетов с подотчетными лицами пропишите в учетной политике. Чтобы уменьшить риск налоговых претензий, в платежном поручении укажите, что перечисляете подотчетные суммы. Получите от сотрудника документы, подтверждающие оплату банковской картой, например кассовые чеки, банковскую выписку по карте и т. п. Такие рекомендации Минфин России давал в более раннем письме — от 25.08.14 № 03-11-11/42288. | письмо Минфина России от 21.07.17 № 09-01-07/46781 |
| ЦБ назвал 6 обязательных реквизитов для приказа на подотчетные | с 19 августа 2017 года | К приказу на подотчетные не было требований, так как выдать наличные можно было только по заявлению сотрудника. | Оформляйте приказ или другой распорядительный документ на каждую выдачу наличных, на которую нет заявления работника. Выдавать подотчетные деньги только по расходному ордеру нельзя.
6. Регистрационный номер приказа. |
Письмо ЦБ РФ от 06.09.17 № 29-1-1-ОЭ/20642 |
| Правила выдачи денег под отчет | с 19 августа 2017 года | Деньги под отчет выдают, если закрыт ранее полученный аванс | Выдавать деньги можно, даже если работник не погасил предыдущий подотчет. Требование о закрытии ранее выданного аванса убрали. | Указание ЦБ от 19 июня 2017 № 4416-У |
| Порядок оформления кассовой книги | с 19 августа 2017 года | Записи в кассовой книге ведет кассир | Кассовую книгу сможет вести не только кассир, но и другие уполномоченные лица | Указание ЦБ от 19 июня 2017 № 4416-У |
| Порядок оформления приходных и расходных кассовых ордеров | с 19 августа 2017 года | На приходниках и расходниках, в кассовой книге ставят подписи | Подписи ставят только на бумажных документах. Для электронных кассовых ордеров и кассовой книги предусмотрены электронные подписи | Указание ЦБ от 19 июня 2017 № 4416-У |
| Порядок ведения кассовых операций | с 19 августа 2017 года | Все кассовые операции оформляют приходными и расходными кассовыми ордерами при их совершении. Приходники допустимо оформлять на общую сумму на основании контрольной ленты ККТ и БСО | И приходники, и расходники можно будет оформлять по окончании ведения кассовых операций на основании фискальных документов. Речь идет о документах, предусмотренных Федеральным законом от 22.05.2003 № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием электронных средств платежа» | Указание ЦБ от 19 июня 2017 № 4416-У |
| Утверждены сроки перехода на онлайн кассы | Первый этап перехода — с 1 февраля 2017 года | Не было понятно, с какого числа начинать применять онлайн ККТ | С 1 февраля 2017 года зарегистрировать можно только новые ККТ. С 1 июля 2017 года старая техника должна быть заменена на новую. | Федеральным законом от 03.07.2016 № 290-ФЗ |
| Вмененщики и предприниматели на патенте могут перейти на онлайн-кассы позднее | Переход для ЕНВД и патента — с 1 июля 2018 года | Не было понятно, как переходить на онлайн ККТ тем, кому было разрешено вообще не применять ККТ | все льготы по неприменению ККТ отменяются, на ЕНВД и патенте нужно перейти на онлайн ККТ с 1 июля 2018 года | Пункт 7 ст. 7 Федерального закона от 03.07.2016 № 290-ФЗ |
| Некоторые виды деятельности освобождены от онлайн-касс | С 1 февраля 2017 года | Перечень освобожденных видов деятельности был меньше | Не применять какие-либо ККТ можно тем, кто: — продает газеты, мороженое, билеты на проезд в транспорте, овощи и фрукты (вразвал в сезон); — обеспечивает питанием учащихся в учебных заведениях; — торгует на розничных рынках, ярмарках; — занимается мелкими бытовыми услугами: ремонтом обуви, металлоремонтом, изготовлением ключей, присмотром и уходом за детьми, престарелыми, инвалидами; — торгует продовольственными и непродовольственными товарами в пассажирских вагонах поездов, с ручных тележек, велосипедов, корзин, лотков; — продает из автоцистерн квас, молоко, растительное масло, живую рыбу, керосин; — принимает от населения стеклопосуду и утильсырье; — реализует изделия народных художественных промыслов; — занимается вспашкой огородов и распиловкой дров; — оказывает Услуги носильщиков на вокзалах. Предприниматели при сдаче в аренду жилых помещений, принадлежащих им на праве собственности, также освобождены от использования касс. | Статья 1 Федерального закона от 03.07.2016 № 290-ФЗ |
| Порядок оформления приходных и расходных кассовых ордеров уточнят (проект) | По истечении 10 дней после официального опубликования Указания (ожидается с 1 июля 2017 года) | При внесении денег вносителю выдают корешок приходного кассового ордера | Если приходник оформлен электронно, квитанцию вносителю по его просьбе можно направлять на электронную почту | Указание «О внесении изменений в Указание Банка России от 11.03.14 № 3210-У (находится на регистрации в Минюсте). |
| Бумажные БСО отменены | С 1 июля 2018 года | До 1 июля 2018 года компании и ИП, оказывающие услуги населению, смогут применять БСО в прежнем порядке. То есть бланки можно заполнять от руки или распечатывать с помощью автоматизированных систем | Правила выдачи бланков строгой отчетности существенно изменятся. Продавцам понадобится отправлять данные о выданных БСО в электронном виде в налоговую. Порядок передачи БСО в налоговую будет таким же, как и при отправке кассовых чеков | Федеральный закон от 03.07.2016 № 290-ФЗ |
В рамках индексации на 11,9% с 1 февраля 2023 года увеличится денежный эквивалент набора социальных услуг. Стоимость НСУ теперь будет составлять 1469,74 руб.
Если человек пользуется гарантированным ему соцпакетом, стоимость НСУ вычтут из суммы ЕДВ. Такой же порядок применяется и при частичном отказе от соцуслуг, когда какие-то из предусмотренных льгот предоставляются в натуральной форме, а взамен остальных перечисляется денежная компенсация. В этом случае из полной суммы ЕДВ вычтут только денежный эквивалент фактически предоставляемых услуг:
- 1132,03 руб. — за лекарственные средства;
- 175,12 руб. — за путевки на санаторно-курортное лечение;
- 162,59 руб. — за бесплатный проезд на ж/д транспорте.
Изменение № 2. Новые лимиты для расчета пособий в 2023 году
В расчете пособий БиР и по уходу за ребенком до 1,5 лет в 2023 году будут учитывать новые лимиты. Это предельная база по страховым взносам в части нетрудоспособности и материнства, установленная в двух предшествующих годах:
- В 2021 году лимит ВНиМ составлял 966,0 тысяч рублей.
- В 2022 году предельная база ВНиМ равнялась 1 032,0 тысяч рублей.
Максимальный средний дневной заработок для расчета детских пособий работающей маме составит 2 736,99 рублей в 2023 году. Это значение предельное, и не подлежит увеличению на районный (территориальный) коэффициент.
Таким образом, максимальные декретные в 2023 году составляют:
- 383 178,6 руб. – за 140 дней,
- 426 970,44 руб. – за 156 дней,
- 530 976,06 руб. – за 194 дня.
Максимальное пособие по уходу за ребенком составит 33 281,80 руб. в месяц (2 736,99 руб. × 30,4 дн. × 40%).
Изменение № 6. Пособия исполнителям и подрядчикам в 2023 году
Получателей пособий станет больше из-за введения единого тарифа по страховым взносам. В 2023 году подрядчики и исполнители по гражданским договорам смогут оформить пособия по временной нетрудоспособности, в том числе декретный отпуск по беременности и родам, а также по уходу до полутора лет. Изменения связаны с введением единого тарифа по страховым взносам, в 2023 году выплаты по гражданским договорам подлежат страхованию от нетрудоспособности и по материнству.
Обратите внимание на важные нюансы. Оформить пособие на детей в 2023 году смогут только те подрядчики и исполнители по гражданским договорам, за которых в 2022 году платили страховые взносы по временной нетрудоспособности и материнству (ВНиМ). Причем взносов ВНиМ перечислено в размере не менее минимальной стоимости страхового года – это 4 833,72 рубля за 2022 год.
Если взносы ВНиМ за подрядчиков не платили в 2022 году, то право на оформление социальных пособий у них возникнет только в 2024 году.
Сроки и порядок представления авансовых отчетов
В Положении необходимо написать о том, что отчет по форме АО-1 должен быть сдан в бухгалтерию в течение 3 дней после последнего дня срока, на который были получены деньги, либо после выхода сотрудника на работу. Если форма отчета разработана самостоятельно на предприятии с учетом его специфики, необходимо ее утвердить приказом руководителя, а в Положении написать пункт об этом.
Рекомендуется сделать подробное описание того, какие первичные документы должны быть представлены и как заполнены, чтобы они были приняты в качестве подтверждения произведенных затрат. Часто недостаточно иметь один документ об оплате — кассовый чек или корешок к приходному кассовому ордеру. Могут понадобиться также следующие документы на приобретенные товары или услуги:
- в розничной торговле — товарный чек;
- в оптовой — накладная и счет-фактура;
- при оплате за услуги — договор, счет-фактура, акт приемки-передачи или универсальный передаточный документ.
В этой части Положения нужно отразить основные моменты, связанные с авансовым отчетом, после составления которого работник вместе с прикрепленными к отчету первичными документами передает его в бухгалтерию. В частности, такие:
- Бухгалтер заполняет расписку о получении авансового отчета и отдает его сотруднику.
- Желательно описать, как проводится проверка самого отчета и приложенных к нему документов. Первичные документы должны содержать необходимые реквизиты, соответствовать цели и совпадать по сумме. Документы, заполненные некорректно, не будут приниматься к учету и возмещаться подотчетнику.
- После проверки и заполнения своей части отчета бухгалтер отправляет документ на подпись главному бухгалтеру, а далее на утверждение руководителю.
- Срок, в течение которого отчет должен быть проверен и утвержден, а также закрыты суммы по данному аналитическому счету, необходимо указать в Приложении. Например, на проверку и утверждение отчета дается неделя, а на выдачу перерасхода или внесение остатка в кассу — 2 рабочих дня после утверждения руководителем. В случае невозвращения остатка подотчета в течение указанного срока предприятие вправе удержать этот долг из заработной платы подотчетного лица в соответствии с законодательством (ст. 137,138 ТК РФ).
- Если за период, на который были выданы подотчетные средства, сотрудником ничего не было куплено, то в течение 3 дней после указанного в Положении срока деньги в полной сумме должны быть возвращены в организацию.
- Если предприятие ведет активную деятельность, в результате которой регулярно выдаются подотчетные суммы большому числу сотрудников, то для контроля и учета рекомендуется инвентаризацию расчетов с подотчетными лицами проводить несколько раз в год. Этот вопрос также следует осветить в Положении.
Для расчетов с подотчетными лицами по командировочным расходам рекомендуется издать отдельное Положение о служебных командировках, в котором следует рассмотреть все нюансы командировочных расходов и возможные разногласия с подотчетными лицами и налоговыми органами.
Правовое регулирование расчетов с подотчетными лицами
Практически расчеты с подотчетными лицами строятся следующим образом.
Работодатель выдает денежные средства работнику для расходования на хозяйственные нужды, например, на приобретение мебели или хозтоваров. Работник соответственно приобретает материалы, основные средства, оборудование и отчитывается первичными документами, такими как кассовые чеки, договоры, накладные перед работодателем.
Если работнику не удастся приобрести товары, то соответственно, работник вносит полученные денежные средства в кассу предприятия или переводит на расчетный счет компании.
Какие риски существуют?
Во-первых, это риск роста задолженности, если задолженность растет как грибы, то бухгалтерия часто теряет контроль за задолженностью с подотчетными лицами.
Во-вторых, существуют налоговые риски, когда налоговый орган переквалифицирует выданные денежные средства под отчет в качестве «серой» заработной платы.
В-третьих, банки также следят за крупными суммами, которые выдаются под отчет и переводятся на корпоративные карты, особенно, если эти суммы не сопоставимы с полученными доходами компании или предпринимателя или не сопоставимы с суммами уплаченных налогов.
Основным нормативно-правовым актом, регулирующим расчеты с подотчетными лицами, является Указание Банка России от 11.03.2014 N 3210-У (ред. от 19.06.2017) «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства».
Первичные документы по учету расчетов с подотчетными лицами в 2020 году
Для расчетов с подотчетными лицами должен быть составлен и утвержден руководителем приказ.
В учетной политике организации, в локальных нормативных актах по расчетам с подотчетными лицами должны быть отмечены все способы выдачи под отчет, применяемые в организации. На каждую выданную в подотчет сумму должно быть получено заявление от работника или письменное распоряжение руководителя. В документе обязательно должен быть указан срок, на который выданы данные суммы. Если отчетные сроки нарушаются подотчетным лицом, начисляется НДФЛ и страхвзносы.
В зависимости от того, выданы эти средства из кассы или перечислены на карту, должен быть оформлен РКО или отправлена в банк платежка, что подтверждено банковской выпиской.
Для отчета по подотчетным суммам используется унифицированная форма АО-1.
В авансовом отчете указываются все расходы, понесенные работником. Они должны быть экономически обоснованы и документально подтверждены. Если денежные средства были выданы на командировку, то к отчету прикладываются первичные документы, подтверждающие расходы: билеты, чеки или квитанции, подтверждающие проживание, с указанием конкретных сумм. При приобретении ТМЦ в качестве подтверждающих документов могут быть кассовый и товарный чек, товарная накладная и счет-фактура. Эти документы должны быть правильно заполнены. На кассовом чеке должны присутствовать: наименование продавца, ИНН, заводской номер контрольно-кассовой техники, дата, время и стоимость покупки. Товарный чек должен содержать следующую информацию: порядковый номер, дату покупки, а также наименование организации, которая выдала документ.
Все документы должны быть подписаны уполномоченными должностными лицами с расшифровкой подписи.
Не потраченные работником суммы возвращаются в кассу организации по приходно-кассовому ордеру. Если возврат денег происходит безналичным расчетом, сотруднику следует отметить в платежном документе, что это именно возврат подотчетных сумм. Если это не было указано, следует попросить работника написать пояснительную записку.
В документальном оформлении расчетов с подотчетными лицами можно выделить ряд основных ошибок:
- Расходы приняты и возмещены сотруднику, а оправдательные документы неверно заполнены или отсутствуют.
- Сотрудником приобретены ТМЦ от имени организации по доверенности, при этом стоимость договора их приобретения превышает 100 000 руб. Следует помнить, что по указанию ЦБ РФ именно эта сумма составляет предельный размер расчетов наличными деньгами для юридических лиц и предпринимателей в рамках одного договора.
- Денежные средства выданы без заявления работника.
- Нарушен срок предоставления авансового отчета, есть ошибки в его оформлении.
- Внесены исправления в расходные или приходные кассовые документы, что недопустимо.