Какие подтверждающие документы нужны подотчетному лицу при проезде на такси в 2024 году
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Какие подтверждающие документы нужны подотчетному лицу при проезде на такси в 2024 году». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Указание Центробанка № 3210-У от 11.03.2014 устанавливает новый порядок выдачи и расходования подотчетных сумм в 2023 году, в последний раз этот норматив меняли Указанием № 5587-У от 05.10.2020. ЦБ РФ разрешил вести кассовые операции с применением устройств, которые функционируют в автоматическом режиме без участия работников. Теперь кассиры вправе не требовать от получателей денег удостоверение личности, хотя и обязаны убедиться, что перед ними лицо, указанное в расходном ордере.
Документы, подтверждающие расходы на такси
В Налоговом кодексе зафиксировано, что затраты на такси признаются экономически обоснованными, если имеют документальное подтверждение. Под этим определением понимаются расходы, оформленные и подтвержденные в рамках российского законодательства. Постановление актуально для всех типов растрат командировочного лица.
Предприятие, которое отправляет сотрудника в командировку в другой город или страну, обязуется оформить пакет документ, соответствующий правилам перевозок пассажиров и багажа автомобильным, городским наземным транспортом. Они должны соответствовать правительственному постановлению №1586. Представитель такси представляет командировочному работнику чек ККТ или квитанцию, которую выдают самозанятые плательщики единого налогообложения.
Можно ли оплатить такси в командировке? – можно, но при наличии чека, банковской выписки, распечатанной квитанции с официального сайта или мобильного приложения транспортной службы. В подтверждающем документе должны отображаться банковские реквизиты, установленные федеральным законом №54.
Чем регулируется подотчет
Кассирам запретили выдавать денежные купюры с повреждениями: загрязнением поверхности лицевой или оборотной сторон, которые привели к снижению яркости изображения на 8% и более, с посторонними надписями или рисунками, состоящими из двух и более знаков или символов, с оттисками штампа или пятнами диаметром 5 мм и более. Если банкнота содержит одно и более из указанных повреждений и другие, которые описаны в пункте 2.9 Положения Банка России № 630-П от 29.01.2018, ее надо сдать в банк. Принимать в кассу наличные деньги, признанные неплатежеспособными, запрещено — это предусматривают новые правила работы с подотчетниками из указаний Центробанка.
Что делать, если не предоставлены подтверждающие документы
Для компенсации транспортных расходов необходимо предоставление подтверждающих документов: ж/д и авиабилетов, квитанций такси, актов выполненных работ транспортной организации. При выплате компенсации за использование личного транспорта должно быть заключено соглашение о ее назначении либо предоставлен договор аренды. Если подтверждающих документов нет, то:
- Организация не сможет включить транспортные расходы в затраты при расчете налога на прибыль, ведь они должны быть не только обоснованны, но и документально подтверждены.
- Если все же организация выплатит компенсацию, то контролирующие органы посчитают ее частью заработной платы и обяжут работника уплатить НДФЛ, а организацию — страховые взносы.
Документальное оформление расчетов с подотчетными лицами в 2020 году
Помогите, пожалуйста! У организации имеется транспортная карта, которой пользуется курьер. Ему выдали из кассы 200 рублей на пополнение карты, 150 рублей он проездил, получается на карте осталось 50 рублей. Есть билеты и чек о пополнении карты. Как оформить авансовый отчет?
Правильно ли будет использовать 55 счет?
Полагаю, что нет, необходимо использовать сч. 50-3 «Денежные документы» (по № конкретной карты), здесь у вас должна числиться стоимость самой карты, а по сч. 60 отражается оплата транспортных услуг, оказываемых по этой карте.
Проводки:
71/50 — 200 — выданы денежные средства в подотчет
60/71 — пополнение баланса транспортной карты (приложен чек).
счет затрат/60 — списание израсходованной суммы (подтверждение: отчет о расходовании средств по конкретной карте и (или) билеты).
Независимо от системы налогообложения, которую применяет организация, на сумму оплаты проезда сотрудникам, которым не установлен разъездной характер работ, нужно начислить взносы на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование и на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний. Такие выплаты осуществляются в рамках трудовых договоров и не содержатся в закрытом перечне сумм, не облагаемых страховыми взносами (ч. 1 ст. 7, ст. 9 Закона от 24 июля 2022 г. № 212-ФЗ, ч. 1 ст. 20.1, ст. 20.2 Закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ).
По мнению Минфина России, те компенсации, которые прямо в Трудовом кодексе РФ не предусмотрены, облагаются НДФЛ (см., например, письмо Минфина России от 17 июля 2022 г. № 03-04-06-01/248). В трудовом законодательстве прямо предусмотрена компенсация сотрудникам с разъездным характером работ (ст. 168.1 ТК РФ). При соответствующем документальном подтверждении она освобождена от НДФЛ (абз. 9 п. 3 ст. 217 НК РФ, письма Минфина России от 27 августа 2022 г. № 03-03-06/3/14 и от 4 мая 2022 г. № 03-05-01-04/112). Оплата расходов на проезд остальным сотрудникам прямо в законодательстве не предусмотрена. Учитывая вышеизложенное, в случае если разъездной характер работ сотруднику не установлен, включите сумму оплаты в налоговую базу по НДФЛ (письмо Минфина России от 29 августа 2022 г. № 03-05-01-04/252).
Может ли сотрудник заказать такси, чтобы добраться до аэропорта или вокзала? Может ли директор ездить на встречи с клиентами на такси? Могут ли сотрудники заказывать такси, чтобы добраться до дома, если они задержались в офисе допоздна? В каком случае расходы на такси уменьшают налог на прибыль, а в каком нет? Какие документы должен приложить сотрудник к авансовому отчету, чтобы расходы на такси не вызывали вопросов у налоговой? Все эти вопросы достаточно часто интересуют руководителей компаний, ведь многие из них хотят, создавая комфортные условия для своих сотрудников не упускать выгоду, уменьшая сумму налогов, которые необходимо заплатить. Ответы на эти вопросы вы найдёте в этой статье.
Если в трудовом договоре или коллективном соглашении прописано, что в определенных ситуациях сотрудник может воспользоваться такси, то эти расходы будут экономически оправданы, а значит их можно принять для уменьшения налога на прибыль. При этом сотрудник должен приложить к авансовому отчету квитанцию такси.
- организация понесла расходы, при этом у контрагента не возникло встречных обязательств перед ней (в противном случае признается дебиторская задолженность, а не расход);
- данные расходы не формируют стоимость материально-производственных запасов или показатель производственной себестоимости и не связаны с продажей товаров текущего периода;
- расходы обуславливают получение дохода в течение нескольких отчетных периодов и не влияют на финансовый результат текущего периода.
Что говорит закон относительно применения ККТ в общественном транспорте
Необходимость применения контрольно-кассовой техники касается всех сфер бизнеса и практически все предприниматели, независимо от режима налогообложения и осуществляемого вида деятельности, обязаны установить онлайн-кассы. Пассажирские и грузовые перевозки относятся к сфере услуг, поэтому контрольно-кассовая дисциплина применима и к транспортной отрасли. Установка кассы необходима для общественного транспорта (автобусов, троллейбусов, трамваев), такси и прочих средств передвижения, предназначенных для перевозки пассажиров и грузов.
Согласно п. 2 ст. 2 Федерального закона № 54-ФЗ, установка ККТ в общественном транспорте и выдача клиентам чеков до 1.07.2019 не требуется. Вместо них организация обязана выдавать бланки строгой отчетности или проездные билеты. Но Федеральным законом № 192-ФЗ от 03.07.2018 внесены коррективы, согласно которым абз. 4 п. 2 статьи 2 Закона № 54-ФЗ утратил силу. То есть освобождение от контрольно-кассовой дисциплины для предпринимателей, осуществляющих пассажирские и грузовые перевозки наземным транспортом, отменено. С 1.07.2019 ИП обязаны применять онлайн-кассы и выдавать пассажирам кассовые чеки.
Новшество затронуло и предпринимателей, занимающихся перевозками в частном порядке. Они тоже обязаны оснастить автотранспорт кассами. Требование не зависит от количества транспортных единиц в автопарке – 10 их или 1 — роли не играет.
Исключение из правил: кто может работать без ККТ в общественном транспорте
Законодательством предусмотрено несколько случаев, когда плата за проезд может осуществляться без контрольно-кассовой техники. В первую очередь сюда относят городской общественный транспорт, оснащенный турникетами с терминалами и прочими автоматизированными системами для приема оплаты с бесконтактных карт. Кроме этого, предусмотрен ряд исключений:
- Оплата проезда производится перед поездкой (например, туристические маршруты, выдача чека в кассе автостанции).
- Транспортная компания занимается исключительно корпоративными перевозками и заключает длительные договоры с контрагентами о доставке сотрудников до места работы (все расчеты производятся в офисе в момент заключения договора).
- Компания сдает в аренду собственный транспорт (договор аренды заключается в офисе).
Во всех вышеперечисленных случаях касса устанавливается не в транспортном средстве, а в офисе транспортной компании. Кроме того, от применения ККТ в общественном транспорте освобождены ИП и ООО, осуществляющие пассажирские и грузовые перевозки в труднодоступной местности. Список расположенных в таких районах поселений можно найти на сайте регионального правительства. К труднодоступным относят населенные пункты, не являющиеся районным центром или поселком городского типа с численностью населения, не превышающей 10 000 человек.
Отдельные особенности касаются осуществления деятельности в местности, удаленной от сетей связи. В этом случае предприниматель не получает права работать без кассы, он освобождается только от передачи чеков оператору фискальных данных и, соответственно, в налоговую инспекцию. То есть, вы обязаны купить, установить и зарегистрировать кассу, внедрить в нее фискальный накопитель. Заключать договор с ОФД и передавать данные о проводимых расчетах через интернет необязательно — ККМ будет работать автономно.
Выбор ККМ для общественного транспорта
При покупке оборудования обратите внимание на наличие аккумулятора и его номинальную мощность. ККМ для общественного транспорта должна бесперебойно (без подзарядки) работать всю смену. Например, смарт-терминал Litebox 5 снабжен мощным аккумулятором, который выдержит до 24 часов активной эксплуатации. Этот параметр не так важен для ТС, кассы в которых можно заряжать от автомобильного прикуривателя.
Также учтите возможность подключения устройства к сети. Оптимальный вариант — наличие модулей Wi-Fi, GSM (2G/3G). То есть вы сможете использовать смартфон (при его наличии) в режиме точки доступа и подключать к ней онлайн-кассу. Если такая возможность отсутствует, приобретите SIM-карту оператора сотовой связи и установите ее в оборудование.
Рассмотрим разные ситуации и связанные с ними нюансы, которые следует учесть при выборе кассы для транспорта.
В общественном транспорте присутствует кондуктор, который пробивает чеки пассажирам. Подразумевается, что практически всю смену он будет вынужден держать устройство в руках, а также его можно повесить на шею с помощью ленты. Исходя из этого, лучше выбирать легкие аппараты, чтобы снизить нагрузку на руки или шею сотрудника. К таким моделям относят Эвотор 5, Кассатка mini, aQsi 5 Ф, Меркурий 180Ф, ПТК MSPos-K, Атол 91Ф, Litebox 5.
Следует ли подотчетному лицу выдавать доверенность, если оно приобретает основное средство?
Доверенностью признается письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом другому лицу для представительства перед третьими лицами (ч. 1 ст. 185 ГК РФ). Иными словами, она представляет собой одностороннюю сделку, из которой возникает право поверенного выступать от имени доверителя. Доверенность должна быть подписана руководителем и главным бухгалтером учреждения и заверена печатью. Как правило, доверенность материально ответственному лицу выписывается для оформления его права выступать в качестве доверенного лица организации при получении материальных ценностей, отпускаемых поставщиком по наряду, счету, договору, заказу, соглашению. Данная практика распространена при получении материальных ценностей, оплата которых производится посредством безналичных расчетов.
В случае если подотчетное лицо не заявляет о себе как о представителе организации и приобретает товар в порядке, предусмотренном договором розничной купли-продажи, доверенность не требуется. Договор розничной купли-продажи является публичным договором, то есть заключенным коммерческой организацией и устанавливающим ее обязанности по продаже товаров, выполнению работ или оказанию услуг, которые она по характеру своей деятельности должна осуществлять (п. 2 ст. 492 ГК РФ). Статьей 493 ГК РФ установлено, что договор розничной купли-продажи считается заключенным в надлежащей форме с момента выдачи продавцом покупателю кассового или товарного чека либо иного документа, подтверждающего оплату товара.
Информация о новых правилах подотчета в 2024 году
Начиная с 2024 года, вступают в силу новые правила подотчета, которые регулируют порядок подачи отчетности и расчетов работниками организаций.
Важной особенностью новых правил является возможность подотчетных расходов для сотрудников. Теперь каждый работник, находившийся в командировке, должен отчитаться о том, какие расходы были совершены и каким образом были потрачены подотчетные деньги.
Чтобы отчет был действительным, работник должен составить заявление на получение подотчетных средств до начала командировки и предоставить подтверждающие документы о затратах.
Работник, не отчитавшийся о расходах, несет ответственность за потраченные деньги и может быть обязан возмещать их своей организации.
Порядок выдачи подотчетных средств также регулируется новыми правилами. Работник может получить деньги либо наличными через кассовые органы, либо на свою зарплатную карту.
Задолженность работника по подотчетным средствам может быть учтена организацией при выдаче зарплаты. Если работник имеет задолженность перед организацией, то сумма задолженности будет удержана из его зарплаты.
Сумма подотчетных средств, которую может получить работник в командировку, определяется организацией в зависимости от целей и характера командировки. Подотчетные деньги могут быть перечислены на расчетный счет работника или выданы в наличной форме, в соответствии с правилами организации.
Компенсация личных расходов работника в командировке возможна только при наличии соответствующих документов и соблюдении правил нового закона.
Организация имеет право установить свои правила и требования к отчетности подотчетных расходов, но они должны соответствовать новым правилам, регулирующим порядок расчетов и выдачи подотчетных средств.
В целях защиты интересов работников и организаций, необходимо ознакомиться с новыми правилами и правильно работать с подотчетом, следуя установленным законодательством правилам и требованиям.
Важно также учитывать, что правила подотчета регулируются законом и могут быть изменены или дополнены, поэтому необходимо быть в курсе актуальной информации и следить за обновлениями.
Компенсация расходов работников в интересах организации
Согласно новым правилам, компенсация расходов работников в интересах организации будет подотчетной. Это означает, что сотрудник, понесший расходы, должен будет оформить заявление и предоставить все необходимые документы для подтверждения своих затрат.
Компенсация расходов может быть предоставлена в различной форме. Например, сотруднику могут быть выплачены командировочные суммы наличными, на карту или через перечисление на его банковский счет. Какие именно расходы могут быть компенсированы, регулируется организацией и может быть перечислено в специальном отчете или инструкции.
Для заполнения подотчетного отчета обязательно нужно указать все расходы в деталях. Это могут быть как командировочные расходы (перелеты, проживание, питание), так и другие затраты, связанные с работой. Например, оплата экскурсий или такси во время служебных поездок.
Сотрудник может подать заявление на получение авансового выдачу денег для расчетов. Если он уже потратил свои личные деньги на предоставление каких-либо услуг или покупку товаров в интересах организации, то ему должны быть выданы деньги на их компенсацию.
Подотчетная система позволяет более четко отслеживать и контролировать расходы сотрудников. Она также дает возможность работникам получать компенсацию за свои затраты в интересах организации в более удобной и быстрой форме.
Как выдают деньги под отчет
Выдача денег под отчет осуществляется в соответствии с новыми правилами, вступающими в силу с 2024 года. Если работник организации отправляется в командировку и планирует использовать командировочные расходы, то он может подать заявление на авансовую выдачу денег под отчет.
Основными правилами для заполнения заявления на авансовую выдачу денег под отчет являются указание назначения и суммы расходов. Работник обязательно должен перечислить, на что именно планирует потратить деньги в командировке: на командировочные расходы, проживание, питание, транспорт и другие цели.
Деньги могут выдаваться в различных формах, например, в виде наличных или перечисляться на банковскую карту работника. Это регулируется правилами организации. Однако, в целях контроля и обеспечения прозрачности, все расходы должны быть подотчетными и тщательно документироваться.
После завершения командировки работник обязан предоставить отчет о расходах, в котором указываются все затраты, совершенные им в интересах организации. Отчет должен быть составлен в соответствии с правилами заполнения и представлен в организацию в установленный срок.
После проверки отчета и удостоверения его правильности, работнику компенсируются расходы, которые он указал в отчете. Компенсация может быть произведена в форме денежной выплаты или списанием суммы со следующей заработной платы.
Обязательно заявление на выдачу денег под отчет
Согласно новым правилам подотчета, работникам организации, отправленным в командировку, обязательно заполнять заявление на выдачу денег под отчет. Это требуется для получения авансового финансирования на покрытие командировочных расходов.
В заявлении необходимо указать цель командировки и ожидаемые расходы, такие как проживание, питание, транспорт и другие необходимые расходы по интересам организации. Работник должен также указать сумму денег, которую он ожидает получить в авансе.
Подотчетные суммы, выданные работнику, регулируются новыми правилами, и командировочные расходы должны быть подтверждены отчетом о затратах. Если работник потратил меньшую сумму, чем получил в авансе, обязательно вернуть непотраченные деньги по правилам организации.
Для заполнения заявления на выдачу денег под отчет можно использовать специальную форму, предоставленную организацией. Это поможет упорядочить процесс подотчета и обеспечить четкую финансовую отчетность.
Однако стоит отметить, что новые правила также предусматривают возможность компенсации личных расходов работника при выполнении служебных обязанностей. В таком случае работник может подать другое заявление на выдачу денег под отчет, указав цель и перечислить личные расходы.
Расчеты с подотчетными лицами
Расчеты с подотчетными лицами являются важным аспектом финансовой деятельности организации. В рамках новых правил подотчета, вступающих в силу в 2023 году, установлены определенные нормы и требования для проведения расчетов с подотчетными лицами.
Подотчетные лица получают деньги от организации для выполнения служебных обязанностей, включая командировочные расходы. При выдаче денежных средств подотчетным лицам необходимо заполнить специальную форму заявления, указав назначение и сумму авансового выдачу.
Расчеты с подотчетными лицами регулируются новыми правилами, которые предусматривают строгий контроль за использованием выданных средств. Подотчетные лица должны предоставить отчет о расходовании денежных средств, в котором указываются все расходы, совершенные в интересах организации.
Если подотчетное лицо потратило сумму, выданную ему в подотчет, на другие цели или в личных интересах, то оно обязано компенсировать эту сумму. Компенсация может быть произведена как денежными средствами, так и путем перечисления денег на карту подотчетного лица.
Заполнение отчета о расходовании денежных средств подотчетными лицами является обязательным. В отчете необходимо указать все расходы по каждой категории: командировочные расходы, питание, проживание и другие расходы, связанные с выполнением служебных обязанностей.
Расчеты с подотчетными лицами могут быть произведены в разных формах — наличными деньгами или банковским переводом. Важно соблюдать правила и требования новых правил подотчета при проведении расчетов с подотчетными лицами, чтобы избежать нарушений и штрафных санкций.
Назначение авансового отчёта
Авансовый отчёт является важным инструментом для регулирования расходов, связанных с командировками и подотчетными суммами. Его назначение заключается в том, чтобы обеспечить прозрачность и контроль над использованием денежных средств, выдаваемых работникам организации для личных расходов по командировкам.
Согласно новым правилам, работникам выдают деньги на командировочные расходы в виде авансового отчёта, который они обязаны заполнить. Форма заполнения авансового отчёта регулируется официальными правилами и заявлением о командировке.
Авансовый отчёт позволяет работникам использовать выданные им деньги на личные нужды, связанные с командировкой. Однако, подотчетные расходы должны быть обязательно обоснованы и соответствовать правилам и условиям, установленным организацией.
Основное назначение авансового отчёта — это обеспечение компенсации расходов, понесенных работником во время командировки. Сумма авансового отчёта рассчитывается исходя из расчетов предполагаемых расходов и может включать расходы на проживание, питание, транспорт и другие необходимые расходы.
Если работник потратил меньшую сумму, чем было выдано в авансовом отчёте, то он обязан вернуть неизрасходованную часть денег организации. В противном случае, если работник потратил больше, чем указано в отчёте, он должен самостоятельно возместить превышение.
Назначение авансового отчёта заключается в том, чтобы организация имела подотчетные расходы, которые могут быть прозрачно отслежены и контролированы. Это в интересах как организации, так и работников, чтобы подотчетные расходы соответствовали правилам и не превышали предельно допустимые суммы.
Что учесть в 2022 году
Принимая авансовый отчет, учитывайте изменения в оформлении кассовых чеков и БСО — в состав обязательных реквизитов включаются сведения о наименовании покупателя (организации или ИП) и его ИНН.
Оформляя расчеты с подотчетными лицами в 2022 году с учетом последних изменений, помните:
- Если подотчетнику для приобретения товаров и услуг в интересах организации выдана доверенность и он предъявил ее продавцу, то продавец обязан отразить эти данные в выданном кассовом чеке.
- Если продавец не в состоянии достоверно установить, что физическое лицо действует в интересах определенной организации, то выполнять это требование к оформлению чека он не обязан. В этом случае покупателем для продавца является само физлицо, и кассовый чек оформляется в обычном порядке.
Основные правила выдачи подотчетных денег
Согласно п. 6.3 указания 3210-У выдача денежных средств подотчетному лицу регистрируется расходным кассовым ордером после предварительного составления им письменного заявления на имя руководителя компании либо поступления распоряжения руководителя о необходимости выдачи подотчетной суммы. В заявлении подотчетный сотрудник аргументирует необходимость выдачи суммы с обязательным указанием ее размера и срока предоставления денег.
По истечении определенного времени работник обязательно должен представить авансовый отчет с прикреплением первичных документов, доказывающих осуществленные расходы. С 30.11.2020 срок сдачи подотчетным лицом авансового отчета организация может установить самостоятельно. Прежнее требование о том, что АО должен представляться не позднее 3 рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы подотчетные, или со дня выхода на работу, отменено.
Что еще изменилось в подотчете и кассовых операциях с 30 ноября 2020 года, см. здесь.
Остаток неиспользованной суммы приходуется в кассу по приходному кассовому ордеру, а излишне потраченные средства выдаются сотруднику на основании расходного кассового ордера.
Что делать, если сотрудник не вернул подотчетную сумму, детально разъяснили эксперты КонсультантПлюс. Получите бесплатный демо-доступ к К+ и переходите в Готовое решение, чтобы узнать все подробности данной процедуры.
Основные моменты о подотчетных суммах см. в статье «Расчет с подотчетными лицами — нормативные документы».