Все, что нужно знать об изменении фамилии в трудовой книжке после замужества

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Все, что нужно знать об изменении фамилии в трудовой книжке после замужества». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Первый документ, который следует оформить — заявление о смене фамилии при вступлении в брак. Без него не будет оснований для выпуска приказа и изменения кадровых документов. Составить заявление можно в свободной форме, поскольку закон специальных бланков для этого не предусматривает.

Основание для внесения изменений в кадровые документы

Фамилию работник может поменять, обратившись с соответствующим заявлением и установленными документами в орган ЗАГС. При смене фамилии работник получит свидетельство о перемене имени. Если фамилия меняется в связи с бракосочетанием, желание взять фамилию супруга или супруги указывается в заявлении о заключении брака. В этом случае изменения произойдут автоматически в день регистрации брака, и новая фамилия будет указана в свидетельстве о заключении брака.

Лицу, поменявшему фамилию, нужно заменить свои документы, в первую очередь общегражданский паспорт. Для его замены установлен срок 30 дней. За несоблюдение срока предусмотрен штраф. Поменять также придется заграничный паспорт, водительское удостоверение, свидетельство ИНН. Документы, которые человек не поменяет, будут считаться недействительными.

Обратите внимание: датой смены фамилии считается дата внесения записи акта гражданского состояния (о перемени имени, о заключении брака) в свидетельства о перемене имени и о заключении брака.

Таким образом, основанием для внесения изменений в кадровые документы работника сначала будет соответствующее свидетельство, которое он должен предъявить кадровику. Паспорт можно принести позже.

Обязанность предоставлять измененные сведения о себе установлена для работников, в частности, с целью страхового обеспечения (ст. 13 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством» (далее – Закон № 255-ФЗ)). Сроки для предоставления сведений не установлены, лишь говорится, что сделать это нужно своевременно. Конкретный порядок и сроки предоставления новых сведений работодателям следует определить в локальном нормативном акте.

Порядок внесения изменений

Сразу отметим, что медлить не стоит, поскольку Типовыми нормами на переоформление документов при изменении фамилии одного сотрудника отводится 4,5 часа. То есть как только он принесет свидетельство о браке или о перемене имени, кадровый работник в течение 4,5 часов должен скорректировать все документы.

В каком порядке вносятся изменения – общими нормативными актами не установлено, он может быть установлен локальным актом.

На практике помимо свидетельства с работника запрашивают заявление о внесении изменений в кадровые документы. Однако считаем, что это не обязательно. Если работник предоставит только свидетельства, кадровику в любом случае придется вносить изменения в документы.

А вот оформление приказа о внесении изменений в документы в связи с изменением фамилии предусмотрено Типовыми нормами. Такой приказ составляется в произвольной форме. Приведем образец.

• Соглашение: образцы (Полный перечень документов)
• Поиск по фразе «Соглашение» по всему сайту
• «Дополнительное соглашение к трудовому договору об изменении фамилии работника в связи с заключением брака/переменой имени».doc

• Скачано документов

Занесено в базу

Внесены исправления в

• Договоры
• Все документы

• Календарь праздников и выходных на 2019 год
• Регистрация малого бизнеса полезно
• Как самостоятельно составить договор
• Таблица кодов ОКВЭД

У нас на сайте каждый может бесплатно интересующего договора или образца документа, база договоров пополняется регулярно. В нашей базе более 5000 договоров и документов различного характера. Если вами замечена неточность в любом договоре, либо невозможность функции “скачать” какого-либо договора, обратитесь по контактным данным. Приятного времяпровождения!

Приказ или дополнительное соглашение

Принятие заявления от работника — это основание для принятия приказа о привнесении поправок в трудовой договор и другую документацию, где прописаны личные сведения о сотруднике. Нормы законодательства не устанавливают обязательность выпуска такого приказа, но это единственно верный и разумный способ дать наставление отделу кадров и бухгалтерам провести во всех документах изменение личных данных о работнике.

Приказ этот простой, свободной формы, изготавливается инспектором по кадрам. В данном приказе начальник просит кадровиков и бухгалтеров откорректировать все документы. Устанавливается срок, предоставляемый для реализации выпущенного приказа по организации — как правило, это семь рабочих дней.

Подписание приказа возложено на начальника предприятия, где трудится работник, визировать должны юрист и главный бухгалтер. Бухгалтерия и отдел кадров обязаны под расписку получить по одному экземпляру приказа с ксерокопиями прилагаемых документов, и их имена и занимаемые посты прописываются в перечне тех лиц, кому приказ отослан.

Примерная форма дополнительного соглашения к трудовому договору в связи со сменой работником фамилии (подготовлено экспертами компании «Гарант»)

Дополнительное соглашение к трудовому договору
в связи со сменой работником фамилии

[ место заключения соглашения ]

[ число, месяц, год ]

[ Полное наименование работодателя ] в лице [ должность, Ф. И. О. ], действующего на основании [ наименование документа, подтверждающего полномочия ], именуемое в дальнейшем «Работодатель», и

[ Ф. И. О. работника ], в дальнейшем именуемый «Работник», а совместно именуемые «Стороны», заключили настоящее соглашение о нижеследующем:

1. В связи со сменой Работником фамилии с [ указать старую фамилию ] на [ указать новую фамилию ] изложить преамбулу трудового договора N [ значение ] от [ число, месяц, год ] в следующей редакции:

«[ Полное наименование работодателя ] в лице [ должность, Ф. И. О. ], действующего на основании [ наименование документа, подтверждающего полномочия ], именуемое в дальнейшем «Работодатель», с одной стороны и

[ Ф. И. О. работника ], именуемый в дальнейшем «Работник», с другой стороны, а совместно именуемые «Стороны», заключили настоящий договор о нижеследующем:».

2. В разделе «Подписи и реквизиты сторон» реквизиты Работника изложить в следующей редакции:

[ Ф. И. О. полностью ]

Дата рождения: [ число, месяц, год ]

Паспорт серия [ значение ] номер [ значение ]

выдан [ кем и когда ]

Адрес проживания: [ вписать нужное ]»

3. Настоящее дополнительное соглашение является неотъемлемой частью трудового договора N [ значение ] от [ число, месяц, год ] и вступает в силу с [ число, месяц, год ].

4. Во всем остальном, что не предусмотрено настоящим соглашением, остаются в силе и действуют условия трудового договора N [ значение ] от [ число, месяц, год ].

5. Реквизиты и подписи Сторон:

[ подпись, инициалы, фамилия ]

[ должность, подпись, инициалы, фамилия ]

Актуальная версия заинтересовавшего Вас документа доступна только в коммерческой версии системы ГАРАНТ. Вы можете приобрести документ за 75 рублей или получить полный доступ к системе ГАРАНТ бесплатно на 3 дня.

Купить документ Получить доступ к системе ГАРАНТ

Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.

Примерная форма дополнительного соглашения к трудовому договору в связи со сменой работником фамилии

Разработана: Компания «Гарант», июнь 2016 г.

Работник меняет фамилию: как оформить изменения в кадровых документах

Поэтому когда изменяются персональные данные работника, необходимо издание приказа о внесении изменений в документы, содержащие персональные данные.Изданию приказа предшествует подача работником заявления с просьбой внести изменения в документы, содержащие персональные данные. Подача заявления – не обязательный, но целесообразный шаг. К заявлению работник прикладывает копии документов, подтверждающих изменение персональных данных (паспорт, свидетельство о регистрации брака, свидетельство о расторжении брака, свидетельство об изменении фамилии ил имени, отчества, решение суда и др.). Подлинники этих документов работник предъявляет работодателю.

Далее следует издание приказа.

Рекомендуемое название такого приказа —

«Приказ о внесении изменений в документы, содержащие персональные данные работника»

.Мы категорически не советуем использовать распространенную формулировку вроде «С такого-то числа считать Лукьянову Шестаковой в связи с регистрацией брака…» На наш взгляд, это неграмотно.

Как составляется приказ?

Всей текущей документацией, в том числе и изготовлением приказа, занимается в организации уполномоченный сотрудник отдела кадров.

На крупных предприятиях этим сотрудником является инспектор кадрового отдела, но иногда эти обязанности возлагают на бухгалтера или секретаря. Установленной формы приказа на уровне законодательства не существует, поэтому издаётся он в свободной форме.

Приказ содержит следующую информацию:

1. Название компании.
2. Наименование документа заглавными буквами («ПРИКАЗ»).
3. Номер документа и дата.
4. «На основании полученных документов от такого-то работника (ФИО и должность), приказываю изменить персональные данные во всех документах в срок (и указывается конкретное число исполнения), а также:
   • изготовить дополнительное соглашение с новыми данными;
   • произвести корректировки табеля, лицевого счёта, графика отпусков;
   • внести все изменения в трудовую книгу работника;
   • внести все изменения в личное дело (карточку) сотрудника;
   • оформить необходимую документацию для замены банковской карты и полиса обязательного медицинского страхования;
   • в будущем все документы вести с учётом изменений»;
5. назначение ответственного лица, с указанием ФИО и должности.
6. В завершении проставляется текущая дата и подпись уполномоченного лица.

Доп соглашение об изменении фамилии сотрудника образец

Начнем с самой, наверное, распространенной ситуации, которая, тем не менее, вызывает постоянные вопросы. Речь идет о смене сотрудником (чаще — сотрудницей) фамилии. Очевидно, что в таком случае потребуется внести изменения в кадровую документацию, например, в трудовой договор, трудовую книжку и личную карточку сотрудника.

На основе приказа также требуется отредактировать ФИО в трудовой книжке, добавить изменения в личную карточку формата Т-2, табель и график работы. Существует достаточно много разновидностей доп. соглашений, поскольку трудовое законодательство РФ требует заключать такие документы при смене любых существенных положений трудового договора, при этом составляется соглашение исключительно в двухстороннем порядке.

Если сотрудник поменял фамилию

2×2 / Работа / Что делать кадровику, если работник изменил фамилию, имя или отчество? Работа 09:40 / 28 августа / 2013 Евгения Нифонтова Статья «Оформляем «старого» сотрудника с новой фамилией» из номера «Работай!» №32 от 27 августа 2013

В этом случае специалисту по кадрам придется вносить изменения в учетные документы, где указаны персональные данные человека. Как это правильно сделать — в материале

Шаг первый. Заявление

Люди женятся, выходят замуж, создают новую семью… И в подавляющем большинстве женщины после этого прекрасного события берут фамилию мужа. Некоторые, за редким исключением, меняют имя, отчество или фамилию по другим причинам.

Может быть, фамилия была неблагозвучной или человек решил вместо «Кати» стать «Аллой», мечтая очистить свою карму. Возможно, женщина развелась и теперь возвращает себе свою девичью фамилию. Все возможно… Но любые причины в этой ситуации не играют большой роли для кадровика.

Задача специалиста правильно оформить изменение имени, фамилии или отчества сотрудника в тех документах, где указаны его персональные данные. В первую очередь человек должен написать заявление на смену фамилии и приложить к этому заявлению копии подтверждающих документов.

Например, если женщина вышла замуж и взяла фамилию мужа, то ей надо принести новый паспорт и свидетельство о заключении брака. Также сотрудник или сотрудница должны сходить в Пенсионный фонд и заменить страховое пенсионное свидетельство.

А еще — получить в налоговой обновленный ИНН. Все копии данных документов надо отдать в кадровую службу. Шаг второй. Приказ После того, как сотрудник написал заявление, специалист кадровой службы отдает бумагу руководителю.

Руководитель ставит на ней резолюцию и отдает «в работу» кадровику. Кадровик регистрирует заявление в документообороте и составляет приказ по личному составу о внесении изменений в учетные документы. Затем отдает приказ на подпись руководителю и сотруднику предприятия.

В формулировке приказа лучше использовать фразу «внести изменения в учетные документы работника», а не «в персональные данные». Дело в том, что персональные данные могут изменить только специальные государственные органы, но никак не кадровая служба.

Начало положено! Шаг третий. Вносим изменения Программа Приказ подписан обеими сторонами. Теперь начинается самое важное — вносим изменения. Наверняка, в 99,9% организаций работают с компьютерным обеспечением — будь то «1С», «Галактика» или что-то подобное.

В программу необходимо занести новые данные о смене фамилии, имени или отчества сотрудника в специальном разделе. Трудовая книжка Обязательно вносятся изменения в трудовую книжку. На титульном листе книжки зачеркиваем старую фамилию (одной чертой!) и пишем новую.

На внутренней стороне обложки указываем, что изменения внесены, например, на основании свидетельства о заключении брака, вписываем номер свидетельства, ставим дату, печать и подпись руководителя или кадровика.

Таким же образом оформляем титульник трудовой книжки, если человек изменил имя или отчество. Карточка Т-2 В личное дело сотрудника также вносим изменения. Вкладываем в него копии нового паспорта и свидетельства о регистрации брака.

А также копии нового СНИЛСа и ИНН (эти документы сотрудник должен сам сделать в соответствующих органах). В личном деле зачеркиваем старую фамилию и вписываем новые данные.

Если смена фамилии произошла благодаря замужеству или из-за развода, то в «семейном положении» меняем статус.

Рядом с новой фамилией записываем наименование документа, на основании которого были внесены изменения (свидетельство о заключении или расторжении брака, паспорт, решение суда и т.д.), дату и ставим свою подпись. Трудовой договор В трудовой договор можно не вносить изменения. Вместо этого оформляем дополнительное соглашение к трудовому договору, где изменяем пункты с ФИО и персональными данными сотрудника. Все эти действия в законе не прописаны. Но кадровики, оформляя такое соглашение, избавляются в будущем от непредвиденных недоразумений. Все-таки трудовой договор — это очень серьезный и важный документ.

Какие документы нужны для доп соглашения

Согласно нормам правовых актов, подача заявления напрямую в отдел кадров или бухгалтерский отдел для внесения изменений не нужна. Но его желательно написать, чтобы действия обладали юридической важностью. К заявлению необходимо приложить документацию, которая удостоверяет факт смены фамилии, – само собой, это паспорт. Также такой документацией может выступать свидетельство о вступлении в брачный союз, бумага о расторжении брака либо судебное решение.

Работодателю нужно принести подлинники, с которых он снимет ксерокопии. Копии будут вшиты в личное дело работника специалистами отдела кадров.

Согласно нормам статьи 47 Гражданского кодекса РФ, изменение Ф.И.О. должно быть зафиксировано в ЗАГСе. Орган отмечает изменение в имени в особой книжке, устанавливающей акты гражданского состояния.

ЗАГС изучает заявление об изменении фамилии в течение 30 дней, что установлено ФЗ №143 «Об актах гражданского состояния».

Отделение ЗАГС изготавливает новенькое свидетельство о рождении с установлением приобретенной фамилии. Касательно замены паспорта, то миграционная служба заменяет старое удостоверение личности на новое в течение 10 суток.

Уплачивается она по отдельным реквизитам, которые закреплены в каждом ЗАГСе самостоятельно.

Отдел кадров, бухгалтерия вносят изменения в организации в следующую документацию:

• трудовой договор;
• трудовая книжка;
• персональное дело;
• лицевой счет;
• отчеты по выплатам;
• график рабочего распорядка.

Принятый приказ должен пройти процедуры регистрации в журнале, куда вносятся все приказы.

В трудовую книжку можно вносить поправки на базе свидетельства о заключении брака. При этом на первой странице трудовой книжки перечеркивается старая фамилия и вписывается новая.

Если же говорить о персональной карточке, то она заполняется по новой только на основании удостоверения личности.

Дополнительное соглашение о смене фамилии работника образец

Блог для кадровика: трудовое законодательство, образцы кадровых документов, оформление и прекращение трудовых отношений, выплаты в пользу работников и многие другие кадровые вопросы рассматриваются этом сайте. Наш сайт будет полезен кадровым работникам небольших организаций и индивидуальным предпринимателям. На сайте представлен бесплатный профессиональный контент.

При составлении всех документов нужно быть внимательным, чтобы грамотно заполнить и не допустить ошибок.

После получения заявления, можно готовить приказ о внесении изменений в кадровую и прочую учетную документацию. Так, помимо уже названных трудового договора, трудовой книжки и личной карточки, потребуется внести изменения в лицевой счет, Табель учета рабочего времени, График отпусков, карточку по страховым взносам, карточку по НДФЛ.

И хотя кадровая документация в сравнении с бухгалтерской являет собой прямо таки образец простоты и понятности, тем не менее, кадровая работа иногда подкидывает бухгалтеру сложные задачки.

Как отразить в электронной трудовой книжке смену фамилии?

1.

В связи с изменением фамилии работника вы не подаете отдельную форму «Сведения о трудовой деятельности зарегистрированного лица» (СЗВ-ТД) в ПФР, так как это законодательно не предусмотрено.

Фамилия работника в форме СЗВ-ТД должна соответствовать данным в документе, подтверждающем регистрацию в системе индивидуального (персонифицированного) учета ПФР (п. 2.2.4 Порядка заполнения формы СЗВ-ТД, утвержденного Постановлением Правления ПФР от 25.12.2019 N 730п). Поэтому сначала работник должен сообщить об изменении своей фамилии в ПФР (самостоятельно или через вас). Когда данные в документе, подтверждающем регистрацию в системе индивидуального (персонифицированного) учета ПФР, будут изменены, вы можете подавать форму СЗВ-ТД как обычно в случаях, предусмотренных п. 2.4 ст. 11 Закона о персонифицированном учете, указывая в ней новую фамилию работника. Этот вывод следует из совокупности положений пп. 2 п. 2 ст. 6, п. п. 1, 3 ст. 9, ч. 2 ст. 14 Закона о персонифицированном учете, п. 2.2.4 Порядка заполнения формы СЗВ-ТД.

Как исправлять фамилию из-за ошибки кадровика

Ошибки, допускаемые при написании персональных сведений, встречаются нередко, и специалистам по кадрам важно знать, как поменять фамилию в трудовой книжке, если персональные данные сотрудника неверны.

Причина — запись на слух, невнимательное прочтение паспорта. Несовпадение в личных данных вызовет в дальнейшем проблемы с назначением пенсии. Сотруднику придется подтвердить принадлежность ТК в судебном порядке (п. 44 постановления правительства РФ от 24.07.2002 № 555).

Ошибки по п. 27 правил, установленных постановлением правительства № 225 от 16.04.2003, устраняет работодатель, который:

1. Допустил ошибку.
2. Является действующим.

Первый вариант применяют, если трудовая находится на руках сотрудника, и он имеет возможность направить документ работодателю для корректировки.

Второй вариант возможен при предъявлении официальной бумаги от работодателя, нарушившего ранее правильность оформления (п. 27 правил постановления правительства РФ от 16.04.2003 № 225). Возможным подтверждающим документом для корректировки становится справка от допустившего ошибку предприятия на бланке с подписью руководителя, заверенной печатью.

Законодатель четко не определяет алгоритм исправления Ф.И.О. на титульном листе. Правила, утвержденные постановлением правительства РФ от 16.04.2003 № 225, и инструкция по постановлению Минтруда № 69 от 10.10.2003 впрямую не регулируют способ исправления ошибок в фамилии. Но из них следует возможный алгоритм:

1. Для корректировки Ф.И.О. в книжке, имеющей иные записи, следует зачеркнуть некорректные сведения. Рядом пишут правильные.
2. Вносить исправления следует ручкой со светостойкой и водостойкой пастой черного, фиолетового, темно-синего цвета. Применение корректора или ножа для зачистки не разрешено.
3. Неверную запись зачеркивают одной сплошной линией. Рядом указывают верные данные и ссылку на реквизиты документа, который является основанием для исправления. В любом случае корректируют сведения при предоставлении документов-оснований (например, паспорт, свидетельство о заключении или расторжении брака).

Исправьте другие кадровые документы по необходимости

Закон не требует, чтобы работодатели вносили изменения в связи со сменой фамилии в табель учета, график отпусков и прочие кадровые документы. Так как табельный номер у работника остается прежним, то при необходимости любые сведения о его деятельности работодатель может получить из программы кадрового учета либо из личной карточки, где указана основная информация, в том числе смена фамилии и паспорта. Кадровику не обязательно также менять фамилию работника в книге учета движения трудовых книжек. Запись о приеме трудовой книжки удобнее искать по дате приема сотрудника. В этом случае можете внести корректировки в документы по своему желанию для удобства или руководствоваться порядком кадрового делопроизводства, который принят в организации. Например, в графике отпусков в бумажном виде, который утвердили до изменения личных данных сотрудника, можете указать новую фамилию работника в графе 3 – «Фамилия, имя отчество» и в графе «Примечание».

Похожие записи:

• Законна ли комиссия банка за подключение к программе страхования?
• Стоимость Единых льготных проездных билетов
• Порядок приемки товаров по количеству и качеству оплата продукции