Можно ли отправить заявление на увольнение по электронной почте? Законно ли это?
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Можно ли отправить заявление на увольнение по электронной почте? Законно ли это?». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
С датой увольнения, которая прописывается в тексте заявления, нужно быть особенно внимательным. Согласно части 1 ст. 80 ТК работник обязан предупредить работодателя о предстоящем увольнении за четырнадцать дней. Некоторые категории граждан, согласно ч. 3 ст. 80 ТК, вправе рассчитывать на расчет в удобную им дату. Отсчет дней ведется с момента принятия документа.
Прежде чем увольнять сотрудника по заявлению, поступившему по почте, лучше удостовериться, что оно отправлено действительно этим человеком. Можно позвонить работнику и уточнить, отправлял ли он письмо с уведомлением об увольнении. Если такой возможности нет, то рекомендуется сверить подпись в заявлении и подписи увольняющегося на иных документах. Эта процедура позволит избежать судебного разбирательства, если окажется, что человек не отправлял письма.
Если сотрудник указал дату окончания трудовых отношений, то работодатель может согласиться с ней или отказаться увольнять человека в указанный им день.
Если дата не указана, то лучше уточнить у сотрудника, когда он хотел бы уволиться. Расторжение трудового договора, при котором увольняющийся точно указал день увольнения, а наниматель с ним не согласился и сам выбрал день увольнения, не может быть расценено как увольнение по собственному желанию сотрудника.
Согласно законодательству Российской Федерации, каждый работник может подать заявление о завершении трудовых отношений по собственному желанию, после чего работодатель обязан уволить сотрудника в установленные сроки. Иногда единственным способом, который может использовать человек для уведомления нанимателя о своём намерении уволиться, является отправка письма. При соблюдении определённых правил дистанционный метод увольнения будет таким же законным, как и личное обращение человека к работодателю.
Какая дата увольнения считается правильной в заявлении об увольнении
Если работник будет отрабатывать перед увольнением, то в заявлении должна быть указана дата с учетом установленного законом срока отработки. Как правило, это две недели. Но, поскольку работник может уведомить намного раньше, дата может быть указана с учетом более раннего уведомления. Если работник не будет отрабатывать (о том, когда это возможно, рассказываем ниже), то может быть и другая дата, например:
— любая дата, указанная работником, когда он имеет право уволиться без отработки (допустим, это женщина, чей муж переезжает на работу в другую местность);
— дата, согласованная с вами — если с работником договорились, что он может уволиться без отработки.
Напомним, что если работнику предоставлен отпуск с последующим увольнением, то днем увольнения будет последний день отпуска (ч. 2 ст. 127 ТК РФ).
Проверьте, чтобы в заявлении об увольнении дата была указана без предлога «с». Формулировка «Прошу уволить меня с…» может повлечь риск признания увольнения незаконным. Суды неоднозначно трактуют, когда в этом случае следует увольнять работника — в указанную дату или накануне (см., например, Кассационное определение Верховного суда Чувашской Республики от 11.01.2012 по делу N 33-1-12, Апелляционное определение Московского городского суда от 18.07.2013 по делу N 11-19394).
Можно ли уволить работника, который направил заявление об увольнении по почте
Да, можно, если работник направил вам заявление об увольнении по обычной почте, например заказным письмом (Письмо Роструда от 05.09.2006 N 1551-6). А если работник прислал вам заявление по электронной почте, принять такое заявление можно не всегда. Поэтому учтите следующее.
Вы должны оформить увольнение на основании заявления, полученного по электронной почте, если его направит дистанционный работник и заявление подписано усиленной квалифицированной электронной подписью (ч. 4, 6 ст. 312.1 ТК РФ).
Полагаем, что недистанционный работник тоже может направить вам заявление по электронной почте, если подпишет его усиленной квалифицированной электронной подписью. В этом случае оно приравнивается к собственноручно подписанному документу на бумажном носителе согласно ч. 1 ст. 6 Закона об электронной подписи. Однако официальных разъяснений по этому вопросу нет и судебная практика неоднозначна, поэтому рекомендуем попросить такого работника написать заявление на бумажном носителе.
Как составить заявление
Заявление должно быть составлено в документе Microsoft World в формате doc. На законодательном уровне не установлен единый образец, что позволяет работнику составить его в произвольной форме. При этом, в документе обязательно должна быть отражена следующая информация:
- точное наименование организации;
- должность и ФИО лица, на чье имя составляется документ. Обычно указывается директор организации;
- структурное подразделение, должность и ФИО лица-заявителя;
- наименование документа – «Заявление»;
- просьба сотрудника прекратить трудовые отношения по его желанию. В данном пункте работник может указать желаемую дату увольнения. Кроме этого, если у сотрудника имеются уважительные причины, позволяющие не проходить отработку, то он может проинформировать об этом руководителя. Например, «Прошу уволить меня по собственному желанию 14.08.2022 года без отработки в связи с необходимостью ухода за ребенком».
Среди достоинств отправки заявления почтой стоит выделить:
- гарантия получения. Если гражданин направит документ с помощью почты, то руководитель не сможет его не принять. Кроме этого, факт получения уведомления будет зафиксирован;
- отсутствие стресса. При удаленном увольнении человеку не требуется лично присутствовать при передаче документа, что значительно уменьшает волнение. Этот же способ убирает необходимость встречи с работодателем или коллегами, что особенно актуально при наличии неблагоприятных отношений;
- отправка в любое время. Даже находясь в отпуске или на больничном, что исключает возможность личного присутствия, человек может передать заявление руководителю.
Датирование документа и срок отработки
Согласно ст. 80 ТК РФ работник, решивший уволиться, должен предупредить работодателя как минимум за две недели. Соответственно важно определить при отправке заявления по почте, какую дату увольнения ставить.
Две недели отработки начинаются на следующий день после получения работодателем уведомления, а датой получения считается день, когда была произведена регистрация входящего документа. Таким образом, следует хотя бы приблизительно просчитать день получения письма адресатом, прибавить к нему как минимум четырнадцать календарных дней и получившуюся дату указать в заявлении.
Срок отработки наступает на следующий день, после регистрации письма нанимателем. До его окончания сотрудник имеет право отозвать уведомление, тем самым отказываясь от увольнения. И уволить его в этом случае нельзя. Исключениями являются ситуации, при которых в течение этого же срока на должность увольняющегося письменно приглашено другое лицо. Согласно трудовому законодательству, этому человеку запрещено отказывать в приёме на работу.
Если дата увольнения в документе не указана, то трудовой договор расторгается через две недели после того, как наниматель получил документ. Если дата увольнения обозначена, но:
- заявление поступило более чем за четырнадцать дней до неё, то сотрудника следует уволить в день, обозначенный им;
- документ поступил после указанной даты, то человека уволить в указанный им день нельзя, так как это запрещено ТК РФ.
Когда можно уволиться дистанционно?
Перечень ситуаций, в которых возможно дистанционное увольнение, законом не оговаривается. Поэтому обычно этот вопрос решается уже между работником и его работодателем лично. Они обговаривают наиболее удобный вариант увольнения заранее. На практике же к дистанционному уходу с работы люди прибегают в следующих случаях:
- человеку срочно потребовалось уехать в другой город, чтобы ухаживать за своим болеющим родственником;
- супруг-военный был переведен на службу в другую часть;
- головной офис находится далеко от непосредственного места работы;
- решение уволиться было принято во время декретного отпуска и при условии проживания в другом городе;
- работник получил серьезную травму или сильно заболел, вследствие чего не имеет возможности не только выполнять свои обязанности на работе, но и прийти к работодателю для оформления увольнения;
- серьезные конфликты с другими сотрудниками или личная неприязнь к ним;
- иные личные причины.
При отправке заявления об увольнении работник должен соблюдать сроки, предусмотренные на законодательном уровне. Так оповестить директора организации о своем уходе необходимо минимум за 2 недели до даты увольнения. Отсчет данного срока начинается со следующего дня после получения от работника заявления и его регистрации. В случае отправки документа по электронной почте дату его получения можно узнать во входящих сообщениях.
При наличии указанных уважительных причин срок отработки может быть сокращен.
Важно! Любая уважительная причина подкрепляется документом, который является доказательством необходимости сократить или убрать срок отработки. Читайте по теме: Отправка трудовой книжки почтой при увольнении Читайте по теме: Увольнение по собственному желанию – новые поправки
Работодатель не получил отзыв заявления
На протяжении срока отработки сотрудник может изменить решение и направить руководителю письмо с отзывом заявления на увольнение. Иногда такое письмо опаздывает, то есть приходит к адресату уже после оформления приказа.
В таких случаях законность увольнения работника определяется исходя из даты поступления письма с отзывом.
Если руководитель получил отзыв после истечения срока предупреждения, то увольнение признаётся законным. Но для этого работодатель должен успеть провести окончательный расчёт, выдать сотруднику трудовую книжку, а также остальные необходимые документы.
Проведя все эти процедуры вовремя, наниматель сможет избежать неприятной ситуации, при которой сотрудник получит возможность отправить отзыв заявления в последний момент. Таким образом, все риски, возникающие при несвоевременном получении отзыва, возлагаются на самого увольняющегося.
Что будет, если заявление отправлено по почте?
После получения письма работодателем составляется приказ о расторжении трудовых взаимоотношений. Однако на основании ст. 84.1 ТК РФ сотрудника необходимо ознакомить с документом. Для этого с приказа снимают копию и направляют работнику заказным письмом с уведомлением. В оригинал вносится отметка о дате отправки и номере корешка. Это подтверждает факт информирования сотрудника.
Далее записи об увольнении вносятся в личную карточку и трудовую книжку работника. В день расторжения договора, в связи с невозможностью вручить отсутствующему сотруднику рабочую документацию, ему направляют уведомление с приглашением явиться за ней.
Если в заявлении об уходе работник указал, что согласен получить трудовую книжку и другие бумаги почтой, их отправят на обозначенный адрес. Расчет с сотрудником обычно осуществляется путем перечисления средств на банковский счет — его можно указать в заявлении.
Выплаты включают заработок за отработанное время, компенсацию за неиспользованный отпуск, премии. Возможна выдача денег наличными, если гражданин намерен за ними явиться. От лица увольняющегося работника может действовать его представитель (по доверенности) — он вправе забрать документацию и денежные средства.
Согласно ст. 140 ТК при отсутствии человека на рабочем месте в день расторжения договора расчет должен произойти не позднее дня, идущего за датой обращения сотрудника за деньгами.
При дистанционном увольнении за работником сохраняется право отзыва заявления любым способом в период отработки.
Какие можно сделать выводы?
На первый взгляд, у работодателя не было шансов выиграть в споре с ГИТ. Если письменного заявления нет, уволить работника нельзя. С другой стороны, было заявление, направленное по электронной почте, которое, при определенных усилиях, могло бы спасти работодателя от штрафа.
Что можно было сделать? Самое простое – распечатать заявление, а при ознакомлении работника с приказом попросить его подписать. Потому что только личная подпись заявителя подтверждает подлинность документа.
Вариант более сложный – привести электронное заявление в соответствие с требованиями гражданского законодательства и сделать его доказательством волеизъявления работника. Сейчас еще невозможно заставить коллег подписывать все документы электронной цифровой подписью, но можно было бы найти нотариуса, который бы подтвердил подлинность и заверил электронное заявление работника (по вопросу признания судом заверенных нотариусом протоколов осмотра электронной почты можно посмотреть Решение Октябрьского районного суда г. Мурманска от 12.03.2012 N 2-860).
Есть и другие варианты. Но сейчас важно другое. Пока нет полноценной законодательной базы, которая бы регулировала электронный документооборот в кадровой сфере, работодатели не имеют право переводить отношения с работниками в цифровой формат. Все документы они должны создавать, вести и хранить в традиционной бумажной форме, как бы неудобно это ни было. Ведь, все что прямо не разрешено – запрещено. И контролирующие органы хорошо этим умеют пользоваться.
Работник может в любой день
На практике такой вопрос зачастую возникает, когда человек принимает решение сменить место работы, подает заявление в кадровый отдел с обязательством отработать 2 недели. Но внезапное заболевание ломает все планы, и кандидат на увольнение оформляет листок нетрудоспособности.
Некоторые предприятия продляют отработку после выздоровления работника. Такие действия недопустимы. Закон обязывает работника предупредить администрацию о предстоящем увольнении за 2 недели даже при болезни или на отдыхе. Потому больничный автоматически попадает в период отработки.
Если лечение превысило установленный на отработку срок, сотрудник может посетить предприятие исключительно для получения расчета и трудовых документов.
Другая ситуация, когда допускается увольнение во время больничного – расторжение трудового договора по соглашению сторон.
По стечению обстоятельств день прекращения правоотношений сторон выпадает на период болезни сотрудника. Для оформления расчета работодатель обязан дождаться выздоровления сотрудника и провести увольнение сотрудника по общим правилам:
- издается приказ об увольнении с обоснованием причины;
- оформляются документы для расчета;
- проводятся начисления и окончательный расчет;
- выдается на руки трудовая книжка.
По собственному желанию человек на больничном может отозвать заявление на увольнение до окончания отработки, а также истечения срока соглашения.
Возобновить работу в прежней должности человек сможет, если компания еще не обязалась трудоустроить нового сотрудника. Причем, с обязательной выдачей письменных гарантий кандидату.
Какие положены выплаты
Увольнение не лишает сотрудника права требовать все причитающиеся ему выплаты. Сюда относятся:
- Заработная плата за отработанное время. Выплачивается за все отработанные дни, включая последний рабочий.
- Выплаты за неиспользованный отпуск. Начисляется совместно с зарплатой, и, если речь идёт о месяцах, округляется в большую сторону.
- Премия пропорционально отработанному времени. Если в организации предусмотрено премирование, то увольняющийся гражданин вправе рассчитывать на подобную выплату в свою пользу. Размер премии определяется на основании документа о премировании, принятого в организации, и рассчитывается пропорционально тому времени, которое отработал сотрудник.
- Выходное пособие, если это предусматривается локальными актами организации. Подобной выплатой могут похвастаться немногие организации, чаще всего, она предусматривается на руководящих должностях и в крупных компаниях.
Все перечисленные выплаты должны быть начислены работнику на день увольнения. При этом не имеет значения то, в какой день, обычно, происходит начисление заработной платы.
Можно ли отправить заявление по электронной почте?
Законодательство не ограничивает способы подачи заявления на увольнения, поэтому отправить его можно и с помощью обычной или электронной почты. В последнем случае обязательно наличие цифровой и заверенной у нотариуса подписи увольняющегося гражданина. Стоимость изготовления таковой подписи варьируется от 2 до 5 000 руб., но в дальнейшем ее можно будет использовать при работе с различными дистанционными сервисами предоставления услуг.
Когда может понадобится дистанционное расторжение договора:
- У работника не получается прийти на предприятие лично ввиду плохого самочувствия.
- Главный офис организации находится в другом городе, и личный визит туда затруднителен.
Решив уволиться без посещения организации-работодателя, важно учитывать несколько моментов:
- Все документы, представляемые вместе с заявлением, должны быть заверены электронной печатью или цифровой подписью, в том числе и больничный лист. Если просто отсканировать его, работодатель может его не принять. Альтернативный вариант – предоставление заявления через электронную, а остальной документации – через обычную почту.
- В заявлении обязательно указывается способ отправки документов работодателем. По умолчанию они должны выдаваться лично на руки увольняющемуся, но в данном случае могут быть отправлены Почтой России или курьерской службой.
- При желании работник может обозначить в заявлении способ расчета. Стандартно зарплата перечисляется на банковскую карту, но при необходимости гражданин вправе изменить реквизиты.
Правовые последствия отправки заявления
Согласно ч. 1 ст. 84.1 ТК РФ, единственным документом, подтверждающим прекращение трудовых отношений, является приказ администрации организации. При этом заявление сотрудника такие отношения не прекращает, а лишь уведомляет о наличии его воли на их прекращение.
Согласно ч. 4 ст. 80 ТК РФ, работник может отозвать свое заявление в любое время до истечения минимального двухнедельного срока предупреждения. Сделать это можно как в ходе личного обращения, так и путем отправки заверенной телеграммы.
Однако даже в случае пропуска срока, отведенного для предупреждения администрации организации, работник может продолжить работу, если администрация не оформила приказ на увольнение, а сам сотрудник на нем не настаивает (ч. 6 ст. 80 ТК РФ).
Если все же работник твердо решил уволиться, то, согласно ч. 3 ст. 84.1, трудовые отношения должны быть прекращены в последний день его работы, который указан в заявлении. Помимо издания соответствующего приказа, администрация должна рассчитать работника и выдать ему трудовую книжку.
Таким образом, отправить заявление об увольнении можно любым способом, который позволяет работодателю убедиться, что документ направлен именно сотрудником. Самыми распространенным и простым вариантом является направление заявления по почте, заказным письмом, с уведомлением о вручении.
«Отдел кадров коммерческой организации», 2013, N 10
Вопрос: Может ли работник направить в адрес работодателя телеграмму с просьбой об увольнении по собственному желанию? Считается ли телеграмма надлежащим способом уведомления работодателя о желании уволиться?
Ответ: Поскольку законодательно не закреплено, в какой форме работник должен предупредить о своем намерении уволиться, телеграмма может считаться надлежащим документом для уведомления работодателя.
Обоснование: На основании ст. 80 ТК РФ работник имеет право расторгнуть трудовой договор, предупредив об этом работодателя в письменной форме не позднее чем за две недели, если иной срок не установлен ТК РФ или иным федеральным законом. Течение указанного срока начинается на следующий день после получения работодателем заявления работника об увольнении. До истечения срока предупреждения об увольнении работник имеет право в любое время отозвать свое заявление.
Из данной статьи следует, что работник вправе известить работодателя о предстоящем увольнении любым способом, например телеграммой, письмом или по факсу. Важным моментом при этом является идентификация лица, направившего предупреждение об увольнении таким образом. Например, Московский городской суд в Постановлении от 06.02.2012 N 4а-3379/11 не признал телеграмму в качестве заявления об увольнении, поскольку работодатель не мог проверить достоверность волеизъявления работника: подтверждения того, что телеграмма была направлена именно конкретным лицом, у него не имелось.
А между тем работники телеграфа могут заверить подпись работника. Согласно п. 114 Требований к оказанию услуг телеграфной связи в части приема, передачи, обработки, хранения и доставки телеграмм, утвержденных Приказом Мининформсвязи России от 11.09.2007 N 108, в случае удостоверения личности отправителя, его подписи, сделанной на телеграмме в присутствии оператора, в телеграмме делается заверяющая (удостоверяющая) запись, а сама телеграмма в таком случае имеет отметку «Заверенная».
Однако у судей встречается и иная точка зрения на телеграммы работников с просьбой об увольнении. Например, в Определении от 25.06.2013 N 4г/6-3570 Московский городской суд указал: районный суд, разрешая спор о расторжении трудового договора, исходил из того, что истцами не соблюдено условие подачи письменного заявления об увольнении, подписанного лично работником, поскольку в поданных телеграммах отсутствовала отметка о заверении оператором связи подписей отправителей. Однако в ст. ст. 77 и 80 ТК РФ законодателем не установлена форма подачи работником письменного заявления. Кроме того, факт подачи работником работодателю заявления об увольнении по собственному желанию не может быть подтвержден только определенными средствами доказывания, необходимо также учитывать иные представленные доказательства, в том числе показания свидетелей. Поэтому с выводом районного суда судебная коллегия не согласилась, признав его не соответствующим требованиям закона и не основанным на исследованных доказательствах.
Исходя из вышесказанного, можно сказать, что телеграмма является надлежащим документом для уведомления работодателя о желании уволиться. Если в ней не будет заверенной подписи работника, лучше просто позвонить работнику и уточнить, он ли направил такую телеграмму.
Как издать приказ: Сотрудник находясь в отпуске на материке прислал телеграмму-по телетайпу об увольнении:1. Что писать в графе- основание (заявление по телетайпу…)?2. Приказы об увольнении подписывает непосредственно сотрудник, а он уже не приедет..Кто может вместо него подписаться или что необходимо сделать.3. Трудовую книжку отсылать почтой, но от него нет заявления о пересылке трудовой книжки почтой?
Как составить заявление
Заявление должно быть составлено в документе Microsoft World в формате doc. На законодательном уровне не установлен единый образец, что позволяет работнику составить его в произвольной форме. При этом, в документе обязательно должна быть отражена следующая информация:
- точное наименование организации;
- должность и ФИО лица, на чье имя составляется документ. Обычно указывается директор организации;
- структурное подразделение, должность и ФИО лица-заявителя;
- наименование документа – «Заявление»;
- просьба сотрудника прекратить трудовые отношения по его желанию. В данном пункте работник может указать желаемую дату увольнения. Кроме этого, если у сотрудника имеются уважительные причины, позволяющие не проходить отработку, то он может проинформировать об этом руководителя. Например, «Прошу уволить меня по собственному желанию 14.08.2021 года без отработки в связи с необходимостью ухода за ребенком».
Важно знать! Если сотрудник знает, что не сможет лично присутствовать при увольнении, то он может в заявлении выразить просьбу об отправке всех документов по почте. В такой ситуации работодатель в последний день должен отправить трудовую книжку и иные документы по почте с помощью заказного письма с уведомлением о получении.
В конце документа обязательно должна стоять дата его составления, а также цифровая, нотариально заверенная, подпись работника, без которой заявление не имеет юридической силы.