фактически замещено штатных единиц что это значит
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «фактически замещено штатных единиц что это значит». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
В процессе ведения штатной расстановки организации ответственные за это лица вправе всячески корректировать и видоизменять документ. Главное – чтобы это делалось в рамке его структуры, а она оставалась неизменной. Проще говоря, кадровики могут вычеркивать из замещения уволенных сотрудников, менять их зарплату и осуществлять подобные действия, но при изменении табличной структуры документа необходимо провести его полную замену.
Что же собой представляет данное понятие? Замещение должности – это способ получения работником определённого должностного статуса, который оформляется через специальное назначение. Безусловно, подобный статус работник может приобрести как на постоянной основе, так и временно. Все зависит от условий, которые предлагает компания.
И тут количество вариантов разнообразно. Работник может замещать сотрудника, который находится в отпуске, в том числе и в декретном. Помимо этого, существует и ряд других примеров: основной работник ушёл на пенсию (в отставку), его уволили за несоблюдение каких-либо правил и т. д. И подобные примеры могут касаться замещения вакантной должности как государственной службы, так и гражданской. Притом замещающий работник может указываться в документах как ИО или ВРИО, где первая аббревиатура означает «исполняющий обязанности», а вторая – «временно исполняющий обязанности». Если существуют такие обозначения, то данный работник находится на этом посту лишь временно. Значит, на данное место со временем может быть назначен другой человек.
Стоит обратить внимание, что данные способы относится к замещению должностей государственной и гражданской службы. Иными словами, лица, занимающие высокие посты, тоже проходят через подобные процедуры. К примеру – выборы. Абсолютно очевидно, что пост президента страны занимается гражданином через выборы населения. То же самое касается и партийных руководителей, и депутатов, и мэров. Естественно, существует и внутренняя система выборов, где нет надобности в голосовании всего населения страны.
Существует немало примеров, когда выбирается кандидат на должность путём менее масштабного голосования. Оно может быть либо открытым, либо тайным. Этой процедуры вполне достаточно для того, чтобы занять должность без дополнительного утверждения. При этом такая политика закреплена на территории многих государств и существует уже множество лет. Об эффективности подобного метода каждый человек отзовётся по-своему, и это уже будет являться его личной точкой зрения.
Ввод и изменения штатного расписания без сохранения истории
Ведение штатного расписания в программе без сохранения истории производится, если в форме настройки штатного расписания (раздел Настройка – Кадровый учет – ссылка Настройка штатного расписания) снят флаг Ведется история изменений штатного расписания.
Перед началом заполнения штатного расписания необходимо заполнить справочники Подразделения (раздел Кадры – Подразделения) и Должности (раздел Кадры – Должности).
Сведения о позициях штатного расписания вводятся и редактируются непосредственно в справочнике Штатное расписание (раздел Кадры – Штатное расписание). Для ввода позиции штатного расписания нажмите на кнопку Создать, в результате откроется форма (карточка Позиция штатного расписания) для описания позиции штатного расписания.
Если до ведения штатного расписания в программе в организацию были приняты сотрудники, то в справочнике Штатное расписание по выбранной организации (если в информационной базе зарегистрировано более одной организации) в табличной части отображаются наименования позиций, подразделения, должности, количество штатных единиц и дата утверждения (все данные соответствуют приказам о приеме на работу). Для каждой позиции можно отредактировать ее параметры (количество ставок, состав начислений и др.) или закрыть позицию (установив флаг Закрыта и больше не используется). Для утверждения штатного расписания (ввода) необходимо в справочнике Штатное расписание войти в каждую позицию, в поле Позиция утверждена установить флаг и указать дату ввода позиции в штатное расписание, согласно приказу об утверждении штатного расписания.
Если штатное расписание в программе ведется без сохранения истории, то в карточке подразделения появляется возможность указать, что подразделение уже сформировано, с указанием даты его формирования и включения его в штатное расписание, или что оно уже не используется — с указанием даты расформирования.
В карточке должности указывается, что должность введена в штатное расписание или исключена из него и больше не используется. Это позволяет не отображать в соответствующих списках неиспользуемые в настоящий момент подразделения и должности, что облегчает работу со списками, поиск и выбор в них требуемых строк.
В списке позиций штатного расписания предусмотрен отбор актуальных позиций с возможностью просмотра еще неутвержденных (когда установлен флаг Показывать неутвержденные позиции) (внизу формы), а также уже закрытых позиций штатного расписания (когда установлен флаг Показывать закрытые позиции). Также можно настроить произвольные отборы (по кнопке Еще – Настроить список…) или добавить колонки с количеством свободных и занятых штатных единиц, которые по умолчанию не отражаются в списке (по кнопке Еще – Изменить форму…).
- Если работа в одном и том же подразделении организации на одной и той же должности одного разряда (категории) может выполняться на разных условиях, то в штатном расписании можно описать разные соответствующие позиции. Подразделение, должность и разряд (категория) в них будут одинаковые, а условия труда – разные.
- Если же одинаковых должностей в одном подразделении предусмотрено несколько, но если условия труда при работе на них не отличаются, то они могут быть описаны одной позицией с указанием количества штатных единиц.
Основные задачи штатного расписания в компании
ШР может быть полезным для хозяйствующего субъекта, выполняя следующие задачи:
- В нем прописывают структуру компании, отделы, подразделения. Заглянув в него, можно сразу получить представление о системе подразделений фирмы.
- Заключает в себе информацию о полной численности сотрудников во всей компании, в каждом подразделении, о том, сколько содержится штатных единиц каждой должности.
- Дает сведения о том, какая система заработной платы была принята у персонала каждого отдела, цеха и т.д.
- Закрепляет суммы надбавок персоналу.
- Посредством этой бумаги можно легко отследить количество вакантных должностей.
Таким образом, не стоит умалять значение такого документа, как ШР, организации и ее отделу кадров, если таковой имеется.
Виды численности персонала
Вам нужно знать, что существуют различные типы численности сотрудников, которые по-разному отражаются в налоговой декларации и других отчетах.
Виды численности сотрудников:
1. Нормативная численность.
Определяется нормами труда и объемом необходимых к выполнению работ. Ее значение должно быть идеализировано.
2. Плановая численность.
Она чуть более реалистична относительно текущего времени, чем нормативная, но все же приближена к ней. На такую численность влияют факторы производительности труда, переменчивая специфика самой организации.
3. Штатная численность.
В состав входят лишь те сотрудники, которые установлены штатным расписанием предприятия. К ним не относятся сезонные работники.
4. Фактическая численность работников.
Устанавливается на конкретную дату и включает всех фактически работающих на предприятии сотрудников.
5. Явочная численность.
Включает всех тех сотрудников, которые находятся на своем рабочем месте.
6. Среднесписочная численность.
Такой показатель высчитывается за отчетный период в виде среднего значения количества сотрудников, выполнявших работу полный или неполный день, относительно отработанного ими времени.
Понятие и назначение штатной численности работников
Штатная численность работников – это число трудоустроенных субъектов, которые учитываются в штат компании, закрепленный в соответствующем расписании. При этом в штат могут включаться только те сотрудники предприятия, которые трудоустроены в нем в качестве основного места работы.
Данную категорию необходимо постоянно контролировать. Подразумевается, что начальник кадрового подразделения должен регулярно обновлять сведения относительно численности штата, чтобы в дальнейшем в отчетность попадали только актуальные данные. Формирование соответствующей отчетности регламентируется локальными правовыми нормами.
В рассматриваемом вопросе также важно учитывать фактическую численность штата. Данная категория фиксирует количество представителей персонала на своих рабочих местах на определенную дату. Например, общее штатное количество персонала компании может составлять 100 человек. Однако на 20.08.2021г. фактическая численность будет составлять 75 человек, так как 15 субъектов находятся в отпусках, 5 на больничном, и еще 5 рабочих мест – это свободные вакансии.
Помимо прочего, существует такой термин, как предельная штатная численность персонала. Подразумевается, что это такой норматив, в соответствии с которым фиксируется строгое количество кадров, требуемых для стабильного функционирования подразделения.
В современных условиях ведения бизнеса рабочая обстановка, включая кадровый состав, требуют от нанимателя постоянной оптимизации количества и качества персонала. При регулярном пересмотре уместности различных работников на конкретных местах, а также расширении кадрового состава, управленец может достичь оптимального расчета численности штатных служащих.
Далее события развиваются следующим образом:
- Уведомление сотрудников, попавших под сокращение, — не позднее 2 месяцев до увольнения. Документ вручается каждому из них под роспись. Обязательно содержит обоснование решения и дату увольнения. Здесь также перечислены должности, на которые может перейти работник, имея на то желание. По ТК РФ они должны предлагаться вплоть до дня увольнения.
- Если работник соглашается на альтернативу, то оформляется перевод. Нет — увольнение по ст. 81 (п. 2, ч. 1) ТК.
- Уведомление профсоюзной организации и службы занятости за 2 месяца до увольнения. Если прогнозируется массовое сокращение — за 3 месяца.
Далее события развиваются следующим образом:
- Уведомление сотрудников, попавших под сокращение, — не позднее 2 месяцев до увольнения. Документ вручается каждому из них под роспись. Обязательно содержит обоснование решения и дату увольнения. Здесь также перечислены должности, на которые может перейти работник, имея на то желание. По ТК РФ они должны предлагаться вплоть до дня увольнения.
- Если работник соглашается на альтернативу, то оформляется перевод. Нет — увольнение по ст. 81 (п. 2, ч. 1) ТК.
- Уведомление профсоюзной организации и службы занятости за 2 месяца до увольнения. Если прогнозируется массовое сокращение — за 3 месяца.
Не путайте изменение штатного расписания и изменения условий труда
Процедура сокращения носит довольно сложный характер. В связи с этим, проводятся следующие мероприятия:
- Составляется приказ о сокращении. В нем строго должны быть указаны: дата планируемого сокращения, сроки по предупреждению работников, информация по внесению соответствующих изменений. Приложением к приказу может стать новое штатное расписание, только срок ввода в действие должен быть отсрочен, минимум, на 2 месяца.
- Происходит уведомление каждого работника под роспись, предложение им других возможных вариантов работы. Составляется на имя каждого сотрудника не менее чем за два месяца до планируемого изменения. При наличии возможности перейти на другую вакантную должность, не попадающей под сокращение, и с согласия сотрудника на выполнение обязанностей по ней — оформляется кадровый перевод;
- Информирование центра занятости населения. При массовом сокращении сделать это необходимо за три месяца до предполагаемой даты.
- Оформление увольнения, если невозможно оформить перевод сотрудника на другую должность или ставку. В приказе и трудовой книжке основанием для такого увольнения будет ТК РФ (2 пункт части 1 ст. 81).
Документом, содержащим информацию о структуре и выделенных подразделениях фирмы, предполагаемом количестве занятых специалистов, а также расстановке по соответствующим должностям и окладам, является штатное расписание.
Организация вправе применять самостоятельно разработанный бланк, утвердив его в учётной политике, или воспользоваться, ранее обязательной к использованию (до начала 2013 года), унифицированной формой Т-3. Для того чтобы документ был признан юридически значимым, в нем должны присутствовать следующие сведения:
- название компании;
- заглавие документа, его номер и дата;
- перечень выделенных подразделений в структуре деятельности;
- список необходимых должностей;
- количество штатных единиц по каждой специальности;
- форма оплаты за труд и сумма в денежном выражении (в том числе, всевозможные надбавки);
- подписи ответственных лиц (директора организации, представителя кадровой службы и главного бухгалтера).
Отсутствие оформления должным образом, как и установление разных значений оплаты труда по одноименным должностям, является административным правонарушением.
Юридическое лицо, в связи с этим, может быть оштрафовано по п. 1 ст. 5.27 КоАП РФ в размере от 30000 до 50000 рублей (отдельно, по каждому из оснований).
В результате, в штатном расписании можно увидеть целостную картину о потребности в занятости людей определенных должностей в конкретном хозяйствующем субъекте, а также о распределении труда между ними.
Штатная расстановка представлена специальной таблицей, при заполнении которой используются сведения из штатного расписания. Дополнительно в нее вносятся другие сведения, на основании которых значительно упрощается процесс изучения передвижения кадров в компании.
В этом документе непременно имеется следующая информация:
- число имеющихся в компании штатных единиц;
- список сотрудников предприятия;
- другие сведения, например, сотрудники по совместительству или принадлежность тех или иных работников к льготным категориям;
- информация о приеме на работу граждан, об их переводе, сокращении или увольнении.
Отсутствуют в законе точная форма штатной расстановки, а также нет точных правил ее ведения, но при этом во время формирования документа следует ориентироваться на положения п. 98-99 Приказа Ростехнадзора №372.
Что такое штатная расстановка и ее особенности? Смотрите видео:
В этом Приказе дополнительно указывается, кто именно в компании может заниматься составлением и ведением документации. Некоторые сведения содержатся в Приказе Минкультуры РФ №558.
Наиболее часто в разных компаниях формируется только штатное расписание. В него включаются наименования всех имеющихся должностной с указанием числа работников, занимающих данные должности.
Расстановка же с самого начала составляется на основании ФИО сотрудников. Поэтому с ее помощью решается большее количество разных задач.
За счет этого документа выполняются следующие действия:
- рассчитывается, сколько вакантных мест имеется в компании;
- определяется текучка кадров на предприятии;
- выявляются должности, занимаемые совместителями;
- устанавливается количество пенсионеров, несовершеннолетних или инвалидов в штате фирмы.
Особенно значимой считается вилка окладов, что позволяет отслеживать правильность начисления разных надбавок.
Бланк имеет динамичный характер, систематически изменяется и дополняется новыми сведениями в соответствии с приказами о приеме, увольнениями или перемещениями сотрудников.
Для утверждения штатного списка нет необходимости издавать приказ.
Срок хранения бланка расстановки более продолжительный, чем штатного расписания, и составляет 75 лет.
Штатная расстановка включает в себя следующие сведения:
- перечень подразделений организации;
- названия должностей;
- количество штатных единиц;
- оклады и тарифы в разрезе профессий;
- величина надбавок и доплат;
- фамилия и инициалы сотрудников, работающих на определенных рабочих местах или замещающих должности;
- регистрационные данные приказов (назначение, прием, перевод).
Цели составления Штатное замещение облегчает работу кадровой службы организации.
Виды численности персонала
Вам нужно знать, что существуют различные типы численности сотрудников, которые по-разному отражаются в налоговой декларации и других отчетах.
Виды численности сотрудников:
1. Нормативная численность.
Определяется нормами труда и объемом необходимых к выполнению работ. Ее значение должно быть идеализировано.
2. Плановая численность.
Она чуть более реалистична относительно текущего времени, чем нормативная, но все же приближена к ней. На такую численность влияют факторы производительности труда, переменчивая специфика самой организации.
3. Штатная численность.
В состав входят лишь те сотрудники, которые установлены штатным расписанием предприятия. К ним не относятся сезонные работники.
4. Фактическая численность работников.
Устанавливается на конкретную дату и включает всех фактически работающих на предприятии сотрудников.
5. Явочная численность.
Включает всех тех сотрудников, которые находятся на своем рабочем месте.
6. Среднесписочная численность.
Такой показатель высчитывается за отчетный период в виде среднего значения количества сотрудников, выполнявших работу полный или неполный день, относительно отработанного ими времени.
Как вносятся изменения штатных единиц
Увеличение или уменьшение количества штатных единиц на предприятии должно сопровождаться соблюдением определенных процессуальных процедур. При этом данный процесс регламентируется в первую очередь локальными нормативными актами самой организации. В общих случаях, процесс изменения штатных единиц пошагово проводится следующим образом:
- Работодатель оценивает штатное расписание и принимает решение о необходимости расширить его, сократить, или изменить иным образом. Например – одновременно упразднить одни штатные единицы и добавить другие, соответственным образом распределив сотрудников между ними.
- Работодателем издается приказ о внесении изменений в штатное расписание. Данный приказ, когда он затрагивает деятельность фактически работающих сотрудников, должен быть обязательно доведен до их сведения. Если же приказом создаются новые штатные единицы, и это никак не повлияет на работу других работников, уведомлять их об этом нет необходимости.
- На основании приказа, ответственный за ведение штатного расписания сотрудник кадрового отдела, иной специалист или сам работодатель вносят изменения в действующее штатное расписание.
Ккаждая штатная единица должна соответствовать определенному перечню иных дополнительных документов на предприятии. В частности, она должна иметь точно определенную трудовую функцию работника, его должностные обязанности и инструкции.
Как вносятся изменения штатных единиц
Увеличение или уменьшение количества штатных единиц на предприятии должно сопровождаться соблюдением определенных процессуальных процедур. При этом данный процесс регламентируется в первую очередь локальными нормативными актами самой организации. В общих случаях, процесс изменения штатных единиц пошагово проводится следующим образом:
- Работодатель оценивает штатное расписание и принимает решение о необходимости расширить его, сократить, или изменить иным образом. Например – одновременно упразднить одни штатные единицы и добавить другие, соответственным образом распределив сотрудников между ними.
- Работодателем издается приказ о внесении изменений в штатное расписание. Данный приказ, когда он затрагивает деятельность фактически работающих сотрудников, должен быть обязательно доведен до их сведения. Если же приказом создаются новые штатные единицы, и это никак не повлияет на работу других работников, уведомлять их об этом нет необходимости.
- На основании приказа, ответственный за ведение штатного расписания сотрудник кадрового отдела, иной специалист или сам работодатель вносят изменения в действующее штатное расписание.