Как документально оформить предоставление ежегодного оплачиваемого отпуска

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как документально оформить предоставление ежегодного оплачиваемого отпуска». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Для этого нужно знать расчетный период. Для тех, кто работает давно – это 12 месяцев до первого дня месяца, в котором сотрудник уйдет в отпуск. Если дата начала отдыха 15 февраля 2018 года, то расчетный период – с 1 февраля 2017 года до 31 января 2018 года.

Как рассчитать отпускные

Если уходит в отпуск работник, принятый меньше года назад, расчетный период начинается с первого дня работы.

Из расчетного периода исключите дни болезни, командировки, отпуска очередные и за свой счет, то есть все, что оплачивалось по среднему заработку или не оплачивалось вовсе.

Как определить сумму к выплате:

1. Возьмите все выплаты в расчетном периоде кроме тех же отпускных, больничных, командировочных.
2. Рассчитайте количество дней в полностью отработанных месяцах по формуле: (кол-во месяцев) х 29,3
3. Рассчитайте количество дней в не полностью отработанных месяцах (в которых были командировки, больничные, разные виды отпусков и т.д.) по формуле: 29,3 / (кол-во дней в месяце) х (отработанные дни)
4. Сложите дни в полностью и не полностью отработанных месяцах.
5. Все выплаты для расчета из п.1 разделите на получившееся количество отработанных дней из п.4. Получится среднедневной заработок.
6. Среднедневной заработок умножьте на число календарных дней отпуска. Это и будет сумма к выплате. Если на период отдыха попадают нерабочие праздничные дни, их не оплачивайте.

Продолжительность отпуска

Продолжительность основного ежегодного отпуска, предоставляемого работнику, не может составлять менее 28 календарных дней. В данный период не включаются праздничные дни.

Минимальная длительность ежегодного отпуска не зависит от установленного для работника режима рабочего времени (нормальное, неполное или сокращенное). Отметим, однако, что для отдельных работников Трудовым кодексом и федеральным законодательством установлен особый, удлиненный ежегодный отпуск. Так:

• продолжительность минимального отпуска для несовершеннолетних работников равна 31 дню;
• ежегодный отпуск для работников-инвалидов не может длиться менее 30 дней;
• минимальная продолжительность отпуска для работников детских учреждений составляет 43 дня;
• работники учреждений образования и педагоги имеют право на ежегодный отпуск минимальной продолжительностью от 42 до 56 дней;
• следователям прокуратуры и прокурорам гарантирован ежегодный отпуск длительностью не менее 30 дней.

Во всех указанных выше случаях продолжительность отпуска указана в календарных днях.

Комментарии к ст. 122 ТК РФ

1. Оплачиваемый отпуск предоставляется ежегодно, согласно установленному графику отпусков, который составляется на каждый календарный год и утверждается не позднее чем за 2 недели до наступления календарного года.

2. При составлении графика отпусков работодатель учитывает мнение работника, если это не нарушает производственного цикла организации.

3. При исчислении стажа работы, за который работнику предоставляется ежегодный оплачиваемый отпуск, основной расчетной единицей является месяц.

4. Оплачиваемый отпуск предоставляется 1 раз в рабочем году в соответствии с графиком. Рабочий год составляет 12 полных календарных месяцев со дня поступления работника в организацию на основании трудового договора.

5. Число дней работы, составляющее меньше 1 мес., учитывается только при предоставлении дополнительного оплачиваемого отпуска пропорционально отработанному времени и выплате компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении. В этих случаях число дней, составляющее менее 1/2 мес., из подсчета исключается, а половину и более — округляется до месяца.

6. Отпуска за первый год работы предоставляются работникам, как правило, по истечении 6 мес. непрерывной работы в организации, кроме случаев, указанных в комментируемой статье и в других нормативных актах, когда отпуск предоставляется до истечения этого срока.

За второй и последующие годы работы отпуска предоставляются в любое время года, кроме случаев, указанных в комментируемой статье, с учетом графика отпусков и желания работника, если это не нарушает нормальной работы организации.

7. График отпусков — это локальный нормативный акт, который составляется работодателем с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации не позднее чем за 2 недели до наступления календарного года.

8. Отпуск не должен, как правило, начинаться раньше, чем рабочий год, за который он предоставляется. Кроме того, при составлении графика отпусков необходимо соблюдать положения комментируемой статьи, так как для некоторых категорий работников в качестве льготы закрепляется право использовать отпуск до истечения 6 мес. непрерывной работы.

Согласно статье 115 Трудового Кодекса РФ работодатель обязан предоставлять сотрудникам оплачиваемый отпуск продолжительностью 28 дней ежегодно. За сотрудником сохраняется его должность и . Этот отпуск является основным.

Также может быть и удлинённый, предоставление которых регулируется ТК и локальными актами, принятыми на предприятии. Предоставление отпуска гарантируется каждому работающему по трудовому договору гражданину Конституцией РФ (часть 5 статьи 37) вне зависимости от места работы и формы организации.

На использование отпуска имеют право все категории работников:

• постоянные;
• временные;
• сезонные;
• надомные рабочие;
• работающие .

Когда положен очередной отпуск по Трудовому кодексу?

На очередной отдых может рассчитывать работник, который подписал трудовой договор, время действия данного соглашения не имеет значение. То есть ежегодно отдыхать должны как те лица, что работают по срочному договору, так и те, что трудятся на бессрочной основе. Отдыхать обязаны в том числе удаленные сотрудники (дистанционные) и совместители, работающие при полном рабочем дне и неполном.

В оплачиваемый ежегодный отпуск не могут пойти только те лица, с которыми заключен договор ГПХ (на выполнение работ, оказание услуг, подряд).

Право на отпуск у работника возникает через полгода постоянной работы в одной организации. Поэтому через 6 мес., начиная с первого рабочего дня, сотрудник может заявить о своем желании использовать отпускной период за первый рабочий год. Раньше предоставление ежегодного основного отпуска по инициативе работника возможно, если на то получено согласие от работодателя, это право закреплено в ст.122 ТК РФ.

Продолжительность ежегодного отпуска

Отпуск предоставляется работникам предприятия на срок не менее 28 календарных дней.

При этом в период отпуска не включаются праздничные дни.

Таким образом, продолжительность ежегодного основного оплачиваемого отпуска — 28 дней: календарные выходные + рабочие. Дни, выпадающие на общероссийские праздники, не включаются в этот период. Если они выпадают на это время, то отпуск подлежит продлению.

Следовательно, ежегодный основной оплачиваемый отпуск составляет минимум 4 недели.

При этом существуют такие работники, которым полагается:

• дополнительный отпуск, который предоставляется помимо ежегодного основного отпуска;

• удлиненный ежегодный отпуск, который предоставляется работнику предприятия на большее чем 28 календарных дней число дней.

Налоговый учет отпусков

Расходы на оплату труда, сохраняемую работникам на время отпуска, предусмотренного законодательством:

• по налогу на прибыль входят в состав расходов на оплату (п. 7 ст. 255 НК РФ);
• подлежат налогообложению ЕСН (п. 1 ст. 236 НК РФ);
• подлежат налогообложению страховыми взносами на обязательное пенсионное страхование (п. 2 ст. 10 закона от 15.12.2001 г. № 167-ФЗ «Об обязательном пенсионном страховании в Российской Федерации», далее – Закон № 167-ФЗ);
• подлежат налогообложению НДФЛ (п. 1 ст. 209, п. 1 ст. 210 НК РФ);
• подлежат налогообложению взносами на обязательное страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний (п. 3 Правил начисления, учета и расходования средств на осуществление обязательного социального страхования от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний, утвержденных постановлением Правительства РФ от 02.03.2000 г. № 184).

Также следует иметь в виду следующие налоговые нюансы, касающиеся отпускных расходов:

• суммы материальной помощи, предоставляемой работникам к отпуску, не учитываются в расходах для целей налогообложения прибыли (п. 23 ст. 270 НК РФ, письмо Минфина от 20.02.2008 г. № 03-03-06/1/120);
• отпускные отражают при заполнении налоговой карточки по учету доходов и НДФЛ (форма № 1-НДФЛ) и справки о доходах физического лица (форма № 2-НДФЛ) в тех месяцах, в которых эти доходы были выплачены (письма Минфина от 06.03.2008 г. № 03-04-06-01/49 и от 24.01.2008 г. № 03-04-07-01/8);
• объект обложения ЕСН возникает в момент начисления отпускных выплат (письмо от 21.09.2007 г. № 03-04-06-02/192);
• при уточнении налоговой базы работника в текущем отчетном периоде в связи с излишне начисленными выплатами за прошедший период корректировка базы предыдущего отчетного периода по ЕСН не производится и уточненный расчет за предыдущий отчетный период не представляется (письмо Минфина от 06.03.2007 г. № 03-04-06-02/38).

Кроме приказа бухгалтеру на отпускника нужна записка-расчет. На её лицевой стороне записывают данные, указанные в приказе, касающиеся вида отпуска, продолжительности, периода, за который он назначен. Во второй части бухгалтер определяет сумму отпускных. Для этого собирают начисленную зарплату за расчетный период, которым считают календарный год до месяца наступления отпуска. Зарплату делят на отработанные дни за год. Получается среднедневной заработок. Чтобы вычислить сумму отпускных, причитающуюся работнику, нужно умножить этот среднедневной заработок на количество дней отпуска, указанных в первой части записки-расчета.

Отпускные – это такой же доход, как и зарплата за отработанные дни. Правила их выдачи требуют обязательного удержания НДФЛ. Причем бухгалтер должен перечислить его в бюджет не позднее последнего дня месяца, в котором заплатили отпускные. Например, если работник уходит в отпуск с 27 июня, то при выдаче отпускных с них сразу удержат налог. Это, несмотря на то, что основная сумма июньской заработной платы будет выдана в начале следующего месяца. При этом не будет важным, выдали наличные деньги из кассы или перечислили на счет в банке. Способ выдачи отпускных ничего не меняет. Если сотрудник платит алименты, или есть другие удержания по исполнительным листам, их сумма рассчитывается и удерживается при выдаче отпускных. Это нужно учитывать, планируя расходы на отдых.

Что если сотрудник не хочет идти в отпуск

На практике может возникнуть ситуация, что работник по какой-либо причине не хочет брать отпуск, даже если это закрепляет график отпусков.

Есть несколько способов законно оставить его трудиться:

• Оформить перенос отдыха на другое время. Это можно сделать при письменном согласии обеих сторон. Однако нельзя переносить отпуска 2 года подряд, кроме этого закон определяет типы работников, для которых запрещено оформлять перенос. Если работник не желает брать отпуск два года подряд, его можно привлечь к дисциплинарной ответственности за неисполнение приказа администрации фирмы.
• Уволить и принять снова. При увольнении за все неиспользованные дни отдыха нужно начислить и выплатить компенсацию. При этом такие дни погашаются.

Оформление отпуска. Шаг 2. Заработок за расчётный период

Чтобы его определить, нужно рассчитать заработок работника в его рамках. Для этого необходимо учесть все доходы, которые закон допускает применять для расчёта отпускных. Это могут быть:

• премии и вознаграждения;
• зарплата за фактически отработанное время;
• компенсационные выплаты;
• различны надбавки и доплаты.

Затем рассчитывается среднедневной заработок и сами отпускные. При этом следует учитывать, целиком ли был отработан расчётный период. От этого будет зависеть формула расчета средней зарплаты.

Если расчётный период был отработан полностью, то базовая формула для определения среднего дохода сотрудника выглядит так:

Средняя зарплата (СДЗ) = Зарплата за расчётный период (ЗП) / (12 месяцев * 29,3 дня) В данной формуле 29,3 дня — это среднемесячное число дней. При неполностью отработанном расчётном периоде средняя дневная зарплата (СДЗ) определяется следующим образом: СДЗ = ЗП / (полное число отработанных месяцев (КПМ) * 29,3 дня + сумма неполностью отработанных календарных дней в месяцах (КНМ)). Здесь КНМ = 29,3 дней / количество дней в месяце (КД) * отработанные дни (ОД).

После того, как будет рассчитана среднедневная зарплата, полученный результат нужно умножить на число отпускных дней. Полученная сумма и будет являться отпускными работника.

Законодательная база вопроса

Согласно ст.114 ТК РФ труженикам любого предприятия, невзирая на форму собственности оного, дано право на отдых в порядке определенном нормами закона.

При этом в связи с тем, что работники не могут отсутствовать в компании в полном составе в одно и то же время, а также с целью учета специфики хозяйственной деятельности отдельно взятого учреждения, законом определено правило, позволяющее равноценно распределить периоды освобождения от трудовых обязанностей в отношении всех рабочих учреждения без ущерба для производственного процесса посредством оформления графиков очередности.

Так в рамках ст.123 ТК РФ в каждой организации до конца года оформляется своеобразный план отдыха на последующие 12 месяцев для всех сотрудников с учетом их круга обязанностей, принадлежности к льготным слоям населения, а также специфики компании. Оговоренный план утверждается руководством и председателем профсоюза, который собственно и контролирует соблюдение прав тружеников, а также отстаивает их интересы в случае возникновения спорных ситуаций.

Ответственность работодателя за нарушение прав работника

Выявление надзорными органами нарушений норм трудового законодательства, в частности игнорирования прав работника на положенный ежегодно оплачиваемый отдых минимум 28 дней, надзорными органами, повлечет одну из мер административного наказания (п.1 ст.5.27 КоАП РФ):

• предупреждение;
• взыскание штрафа с виновных должностных лиц 1-5 тыс. руб.;
• одновременно предприятие, выступающее юридическим лицом, может быть оштрафовано на сумму 30-50 тыс. руб.

Если ранее работодателя уже привлекали к ответственности за аналогичные нарушения, суммы штрафов увеличиваются до:

• 10-20 тыс. рублей с руководителя;
• 50-70 тыс. руб. с организации.

Очередность и количество дней трудового отпуска в РБ

Если сотрудник работает на 100% ставки, то работодатель обязан предоставлять ему двадцать четыре календарных дня отдыха в течение года.

В ряде случаев работникам положен увеличенный отпуск

Увеличенная продолжительность отпуска	Основание
От 4 до 28 дней	Вредные или специфические условия труда соответственно классу вредности и сфере
7 дней	Ненормированное рабочее время
3 дня	Достижение определенного стажа работы
От 1 до 5 дней	Трудоустройство на основании контракта
По договоренности нанимателя с сотрудником	Поощрение по результатам работы

Продление или перенесение

Трудовой отпуск может быть продлен или перенесен на другой период:

• При временной нетрудоспособности сотрудника.
• Если работник во время запланированного отпуска выполнял государственные обязанности.
• Когда сотрудник организации не получил оплату за положенные дни отдыха или не был предупрежден за четырнадцать дней о периоде временной нетрудоспособности.
• Если отсутствие работника в текущем году негативно скажется на производственной деятельности организации. В этом случае допускается перенесение дней оплачиваемого отдыха на следующий год, но отпуск обязательно должен быть использован в течение следующего года.

Нарушением российского законодательства считается отказ работнику в предоставлении трудового оплачиваемого отпуска на протяжении двух лет подряд, а также непредставление оплачиваемого отпуска лицам возрастной категории до восемнадцати лет и сотрудникам, чья деятельность связана с опасными и вредными видами деятельности.

Каждая организация имеет свою собственную юридически значимую документацию. Кроме утвержденных на федеральном и региональном уровне законодательных актов, вырабатывается также устав предприятия с различными положениями, в том числе и о вопросах отпусков. Делается это для нивелирования гипотетических отличий от норм предоставления планового отдыха в зависимости от сферы деятельности и структурных особенностей учреждения.

Важно! Если специфика организации предполагает, что сотрудникам положен более продолжительный отпуск с оплатой, чем прописанные в Конституции 28 дней, то эта возможность строго закрепляется в соответствующем положении. Там же четко перечисляется, как должность и длительность стажа влияют на продолжительность оплачиваемого отдыха.

Положение, как локальный закон об отпусках, описывает порядок и форму подачи заявления на этот вид отдыха, возможность его предоставления не целиком, а с разбивкой на части, фиксирует сроки денежных выплат. Также в нем указано, нужно ли согласовывать с другими сотрудниками очередность их выхода в отпуск, порядок замещения трудовых обязанностей коллегами, передачу им дел и прочие нюансы.

Локальными нормативными актами на основании ТК РФ должно гарантироваться конституционное право имеющего трудовой договор с предприятием на возможность в каждом году минимум 28 дней не появляться на рабочем месте. При этом ему должна быть произведена выплата денежных средств в размере, основанном на среднемесячном платеже за прошедший календарный год.

Похожие записи:

• Статья 23.3. Органы внутренних дел (полиция)
• Как отказаться от ребенка отцу и не платить алименты?
• ПОРЯДОК ВЫЕЗДА НЕСОВЕРШЕННОЛЕТНИХ ГРАЖДАН