Новый ФСБУ 27/2021 о документах и документообороте в бухгалтерском учете
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Новый ФСБУ 27/2021 о документах и документообороте в бухгалтерском учете». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Налоговики не вправе требовать у проверяемого лица документы, ранее представленные в инспекцию при проведении камеральных или выездных проверок. Правда, указанное ограничение не распространяется на случаи, когда документы ранее представлялись в инспекцию в виде подлинников, которые впоследствии были возвращены, а также на ситуации, когда документы были утрачены вследствие непреодолимой силы (п. 5 ст. 93 НК РФ).
Для того чтобы соблюсти ограничение на повторное истребование документов, чиновники рекомендуют налогоплательщикам представлять документы с сопроводительным письмом и описью (письмо Минфина России от 07.08.2014 № 03-02-РЗ/39142).
Если они направляются в бумажном виде, то опись составляют в свободной форме (Пример 3).
Состав первичной документации в бухгалтерии
Согласно приказу Минфина России, N 62н утверждён ФСБУ 27/2021, который содержит полные требования. Действует в отношении всех экономических субъектов, за исключением бюджетных организаций. В рамках стандарта можно ознакомиться с правилами по оформлению первичной документации и регистров бухучёта.
Несмотря на то, что сделки в различных компаниях имеют существенные различия, используется стандартный перечень документов. В основном, присутствуют наиболее известные разновидности:
- договоры;
- счета для оплаты;
- платежи;
- накладные на товары;
- акты, взаимосвязанные с работами или услугами;
- счета-фактуры.
На основе первичных документов производится обобщение информации. Данные налогового учета — данные, которые учитываются в разработочных таблицах, справках бухгалтера и иных документах налогоплательщика, группирующих информацию об объектах налогообложения.
Формирование данных налогового учета предполагает непрерывность отражения в хронологическом порядке объектов учета для целей налогообложения (в том числе операций, результаты которых учитываются в нескольких отчетных периодах либо переносятся на ряд лет).
При этом аналитический учет данных налогового учета должен быть так организован налогоплательщиком, чтобы он раскрывал порядок формирования налоговой базы.
Вместе с тем налоговым законодательством установлено, что система налогового учета организуется налогоплательщиком самостоятельно, исходя из принципа последовательности применения норм и правил налогового учета, то есть применяется последовательно от одного налогового периода к другому. Порядок ведения налогового учета устанавливается налогоплательщиком в учетной политике для целей налогообложения, утверждаемой соответствующим приказом (распоряжением) руководителя. Налоговые и иные органы не вправе устанавливать для налогоплательщиков обязательные формы документов налогового учета.
Изменение порядка учета отдельных хозяйственных операций и (или) объектов в целях налогообложения осуществляется налогоплательщиком в случае изменения законодательства о налогах и сборах или применяемых методов учета. Решение о внесении изменений в учетную политику для целей налогообложения при изменении применяемых методов учета принимается с начала нового налогового периода, а при изменении законодательства о налогах и сборах не ранее чем с момента вступления в силу изменений.
В процессе хозяйственной деятельности любой компании, начиная со дня принятия решения о ее создании, возникает множество различных документов, самого разного назначения. Не успели Вы получить свидетельство о регистрации и открыть счет в банке, как уже у Вас на руках оказалась куча различных бумажек. А ведь это только начало – с этого момента их количество будет только увеличиваться.
В первой части статьи мы рассмотрим основные виды документов (по их назначению), правила учета и сроки хранения, а также ответственность, предусмотренную текущим законодательством РФ за их нарушение. Во второй – дадим практические советы, как организовать документооборот, а также обеспечить сохранность документов на предприятии.
Регистрация документов строится на следующих основных правилах.
Однократность регистрации. Документ в стенах одного учреждения регистрируется единожды (при создании или получении). Путешествие из подразделения в подразделение документ совершает под своим уникальным номером, т.е. внутренние подразделения, получив документ, учитывают его под первоначально присвоенным индексом, а не присваивают новый. Это правило распространяется как на распорядительную документацию, так и на служебную переписку.
Своевременность регистрации. Согласно п. 16 Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477 (в ред. от 07.09.2011), регистрация поступивших документов осуществляется в день поступления, создаваемых – в день подписания или утверждения либо на следующий рабочий день. Подобные требования обоснованы тем, что задержка документа на этапе регистрации снижает время на фактическое исполнение к указанному сроку. Такое промедление может обернуться для сотрудников или даже всего учреждения, вне зависимости от формы собственности, негативными последствиями. Порядок и сроки прохождения регистрации следует отразить в инструкции по делопроизводству конкретной компании.
Разделение регистрационных учетов. Для каждого вида документов ведется своя отдельная регистрация. Так, в отдельных регистрационных формах учитывают:
- поступающую корреспонденцию (входящие документы);
- исходящие документы;
- внутренние служебные записки;
- приказы по основной деятельности;
- кадровые приказы;
- распоряжения;
- протоколы совета директоров;
- протоколы планерок (оперативок) и т.п.
Ответственность за неправильное оформление первичных учетных документов
Согласно ст.252 НК РФ расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты, осуществленные (понесенные) налогоплательщиком. Отсутствие или неправильное оформление первичных учетных документов делает необоснованным отражение хозяйственной операции, описанной в этом документе, в бухгалтерском или налоговом учете. Например, если акт сдачи — приемки выполненных работ оформлен неправильно (отсутствуют подписи, печати и т.п.) или вообще отсутствует, то такие расходы не могут быть учтены в себестоимости ни в бухгалтерском, ни в налоговом учете.
Отсутствие первичных документов, счетов — фактур, регистров бухгалтерского учета трактуется ст.120 НК РФ как грубое нарушение правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения.
Если правила нарушены в одном налоговом периоде, то предусмотрен штраф с юридического лица в размере 5000 руб., если же в нескольких — 15 000 руб. Если же такое нарушение повлекло за собой занижение налоговой базы (неправильно оформленный акт сдачи — приемки работ), то штраф составит 10% от суммы неуплаченного налога, но не менее 15 000 руб.
В случае отсутствия какого-либо документа на момент налоговой проверки на организацию может быть наложен штраф, предусмотренный ст.126 НК РФ: «Непредставление в установленный срок налогоплательщиком (налоговым агентом) в налоговые органы документов и (или) иных сведений, предусмотренных настоящим Кодексом и иными актами законодательства о налогах и сборах, влечет взыскание штрафа в размере 50 руб. за каждый непредставленный документ».
Помимо штрафа с юридического лица могут быть применены и меры административного воздействия к должностным лицам организации.
Поскольку в п.2 ст.7 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» указано, что главный бухгалтер несет ответственность за формирование учетной политики, ведение бухгалтерского учета, своевременное представление полной и достоверной бухгалтерской отчетности, то и штрафные санкции будут в основном налагаться лично на главного бухгалтера. Перечень практически всех нарушений, за которые к нему могут быть применены меры административного воздействия, содержится в Кодексе Российской Федерации об административных правонарушениях. Так, в ст.15.11 указано, что грубое нарушение правил ведения бухгалтерского учета и представления бухгалтерской отчетности, а равно порядка и сроков хранения учетных документов влечет за собой наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 20 до 30 минимальных размеров оплаты труда. Правда, следует иметь в виду, что в этом случае под «грубым нарушением» правил ведения бухгалтерского учета и представления бухгалтерской отчетности понимается: искажение сумм начисленных налогов и сборов не менее чем на 10%; искажение любой статьи (строки) формы бухгалтерской отчетности не менее чем на 10%.
Как создать регистр налогового учета
Чтобы использовать регистры налогового учета, придется затратить время на разработку их формы, а затем закрепить их в приложении к учетной политике, издав соответствующий приказ (абз. 7 ст. 314 НК РФ).
О нюансах формирования налоговой учетной политики читайте в статье «Как составить налоговую политику организации?».
Законодатель не ограничивает налогоплательщиков в выборе вида и формы этих документов, поэтому регистры налогового учета могут выглядеть по-разному. Объем содержащейся в них информации должен давать представление о том, на основании каких документов и каким образом сформирована налогооблагаемая база. Размещение данных в регистре может быть любым (в табличной или текстовой форме) — эти особенности предусматриваются при разработке форм регистров налогового учета.
Единственное, в отношении чего нельзя проявлять инициативу при оформлении регистров налогового учета, — это обязательные реквизиты. Их состав должен соответствовать НК РФ. Например, при расчете налога на прибыль используются регистры налогового учета, содержащие следующую информацию (абз. 10 ст. 313 НК РФ):
Вести такие регистры можно любым удобным для налогоплательщика способом: на бумаге или электронно.
Какие налоговые регистры существуют по НДС? Ответ на этот вопрос смотрите в Готовом решении от КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа к системе, получите пробный онлайн-доступ бесплатно.
Что собой представляет налоговый регистр
Регистры – это элементы налогового учета. Они ведутся компаниями, выплачивающими налог на прибыль. Регистры обязаны формировать и агенты по НДФЛ.
В регистры заносятся все сведения, необходимые для установления размера налога на прибыль (статья 314 НК РФ). Затем эти сведения систематизируются. На их основании определяется налоговая база.
Регистры – это сводные формы для систематизации информации, которые сгруппированы на основании главы 25 НК РФ. При этом они не помещены на счета бухучета. Соответствующее определение приводится в статье 314 НК РФ.
Данные регистра должны отвечать, в том числе, на эти вопросы:
- На базе каких документов определена база для обложения налогами?
- Каков метод формирования этой базы?
Статья 314 НК РФ указывает на то, что регистры формируются на базе первички. При их заполнении нужно исключить эти недочеты:
- Ошибки и опечатки.
- Беспорядочное внесение сведений.
- Наличие пропусков.
Заполняются НР исключительно в хронологическом порядке.
Существуют правила, касающиеся хранения НР. Их нужно защищать от несанкционированных попыток исправления. Если необходимо исправить ошибки, процедура предполагает документальное сопровождение. Исправления должны быть заверены.
Как создать регистр налогового учета
Чтобы использовать регистры налогового учета, придется затратить время на разработку их формы, а затем закрепить их в приложении к учетной политике, издав соответствующий приказ (абз. 7 ст. 314 НК РФ).
Законодатель не ограничивает налогоплательщиков в выборе вида и формы этих документов, поэтому регистры налогового учета могут выглядеть по-разному. Объем содержащейся в них информации должен давать представление о том, на основании каких документов и каким образом сформирована налогооблагаемая база. Размещение данных в регистре может быть любым (в табличной или текстовой форме) — эти особенности предусматриваются при разработке форм регистров налогового учета.
Единственное, в отношении чего нельзя проявлять инициативу при оформлении регистров налогового учета, — это обязательные реквизиты. Их состав должен соответствовать НК РФ. Например, при расчете налога на прибыль используются регистры налогового учета, содержащие следующую информацию (абз. 10 ст. 313 НК РФ):
- наименование регистра;
- дату составления;
- натуральные (если это возможно) и денежные измерители операции;
- наименование объектов учета или хозяйственных операций;
- подпись ответственного за составление регистра лица и ее расшифровку.
Вести такие регистры можно любым удобным для налогоплательщика способом: на бумаге или электронно.
Позаботьтесь об электронном архиве первичных документов
Даже если у вас в ходу только бумажные документы, рекомендуем создать электронный архив отсканированных документов. В этом случаев в любой момент можно будет найти нужный документ и не придется копаться в кипах бумаг.
В 1С-WiseAdvice пошли дальше – разработали и запатентовали уникальную технологию обработки первичных документов «Процессинг» и доработали под нее программу 1С. Как это работает.
Бумажные экземпляры «первички» сразу передаются в отдел Делопроизводителей, сотрудники которого:
- Сканируют все оригиналы «первички». Электронные копии размещаются на сервере в клиентских папках, после чего происходит их загрузка в учетную систему.
- Подшивают бумажные оригиналы в папки-регистраторы. По мере наполнения каждая папка опечатывается и возвращается клиенту либо передается на хранение в архивную компанию.
Бухгалтеры получают автоматическое оповещение о необходимости обработать новый документ. После чего:
- Определяют вид документа, принадлежность к конкретной сделке, устанавливают взаимосвязи с другими документами по этой сделке.
- Проверяют качество документов по специальному чек-листу на соответствие требованиям ФНС (чтобы на проверках инспекторы приняли эти документы и не доначислили НДС и налог на прибыль).
- При наличии в системе дубля или более ранней версии документа происходит замена на актуальную версию, чтобы предотвратить ошибки в учете.
Главные бухгалтеры в свою очередь:
- Ведут учет на основании загруженной в учетную систему «первички».
- Правильно рассчитывают налоги (без недоимок и переплат).
- На основе корректного учета составляют отчетность, которую не приходится исправлять подачей уточненных деклараций.
Порядок разработки налоговых регистров
Для определения налогооблагаемой базы используется систематизированная информация, которая группируется в налоговых регистрах по налогу на прибыль. Такие регистры являются одной из составляющих для подтверждения достоверности данных налогового учета. Сведения для занесения в регистры берутся из первичных документов, бухгалтерских справок, актов инвентаризации и расчетов.
Форма любого налогового регистра разрабатывается индивидуально каждым налогоплательщиком, а также прилагается в виде приложения к приказу об утверждении учетной политики предприятия (ст. 314 Налогового кодекса).
При разработке регистров налогоплательщиками должны быть учтены обязательные требования, содержащиеся в ст. 313 НК РФ. Так, они должны содержать:
- название;
- дату или период;
- единицы измерения в натуральном и стоимостном выражении;
- название хозоперации;
- подпись и ФИО лица, ответственного за составление регистра.
За точность занесения в регистры сведений о хозоперациях несет ответственность лицо, их составившее, чья подпись имеется на документе. В обязательном порядке должна быть обеспечена защита налоговых регистров по налогу на прибыль от несанкционированного внесения исправлений. Если все же требуется внести исправление из-за обнаружения ошибки в данных, то это должно сделать ответственное лицо, отметив причину исправления и дату, а также подтвердив эту запись своей подписью.
Регистры налогового учета «1С:Бухгалтерии 8»
Статья 313 главы 25 «Налог на прибыль» НК РФ определяет общие положения по ведению налогового учета. В ней установлено, что налогоплательщики исчисляют налоговую базу по итогам каждого отчетного (налогового) периода на основе данных налогового учета.
Налоговый учет – это система обобщения информации для определения налоговой базы по налогу на основе данных первичных документов, сгруппированных в соответствии с порядком, предусмотренным НК РФ.
Подтверждением данных налогового учета являются:
- первичные учетные документы (включая справку бухгалтера);
- аналитические регистры налогового учета;
- расчет налоговой базы.
Работа с документами в организации делится на этапы.
Для входящих:
- прием и первичная обработка;
- предварительное рассмотрение делопроизводителем;
- регистрация;
- рассмотрение руководством организации и направление на исполнение;
- обработка, исполнение, подготовка ответов;
- контроль исполнения.
Для исходящих:
- разработка, оформление;
- регистрация;
- отправка.
Для внутренних:
- разработка, оформление;
- регистрация;
- обработка, исполнение, подготовка ответов;
- контроль исполнения.
Для всех:
- учет и анализ объемов документооборота;
- хранение.
Формы документов налогового учета
Формы налоговых деклараций, отчетов, расчетов, а также налоговых регистров достаточно разнообразны, поэтому в качестве примера приведем лишь некоторые из них:
-
Декларация по налогу на добавленную стоимость (Форма по КНД 1151001) предоставляется налогоплательщиками, на которых в соответствии с главой 21 НК РФ возложена обязанность по уплате налога на добавленную стоимость. Налоговыми регистрами, относящимися к данной декларации, являются книга покупок, книга продаж, журнал учета полученных и выставленных счетов-фактур;
-
Декларация по налогу, уплачиваемому в связи с применением упрощенной системы налогообложения (Форма по КНД 1152017) заполняется налогоплательщиками, применяющими упрощенную систему налогообложения в соответствии с главой 26.2 НК РФ. Налоговым регистром, относящимся к данной декларации, является книга доходов и расходов;
-
Расчет сумм налога на доходы физических лиц (Форма 6-НДФЛ, Форма по КНД 1151100), предоставляется налоговыми агентами по налогу на доходы физических лиц, на которых возложена обязанность исчисления, удержания и перечисления налога в бюджетную систему РФ. Налоговым регистром по указанному расчету будет являться Налоговая карточка по учету доходов и налога на доходы физических лиц (Форма утверждается налогоплательщиком самостоятельно в приложении к учетной политике).